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Mis à jour le : 31 octobre 2024
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Publié par Fabien Laffargue

Auto-entrepreneur assistant administratif : Guide et Opportunités ✔️

Les assistants administratifs auto-entrepreneurs offrent des services flexibles et spécialisés pour alléger les charges administratives des entreprises. En choisissant un assistant administratif indépendant, vous les entreprises bénéficient d’une expertise adaptée sans les contraintes d’un employé à temps plein.

 

[VIDEO] Travailler avec un auto entrepreneur – Tout savoir en moins de 3min

Les assistants administratifs auto-entrepreneurs sont devenus des alliés indispensables pour les entreprises cherchant à optimiser leur gestion administrative tout en réduisant leurs coûts. Ces professionnels indépendants apportent une aide précieuse dans divers domaines, tels que l’assistance comptable, l’assistance RH, l’administration des ventes, le secrétariat courant

Leur flexibilité permet d’adapter leurs services aux besoins spécifiques de chaque entreprise. En externalisant leurs tâches administratives, les entreprises peuvent se concentrer pleinement sur leur cœur de métier, améliorer leur productivité et bénéficier d’une expertise spécialisée sans les contraintes d’un recrutement à temps plein.

Pour découvrir en détail les missions spécifiques que peuvent assumer les auto-entrepreneurs administratifs, comment se lancer en indépendant ou encore la façon dont se déroule une prestation de services, ça se passe en dessous 👇.

Les missions d’un assistant administratif auto-entrepreneur

L’assistant administratif auto-entrepreneur peut être polyvalent (ce qui est le cas de l’Office Manager) mais, bien souvent, il opère l’administratif pour un département ou service de l’entreprise. Voici l’exemple de quelques missions que peut assumer l’auto-entrepreneur administratif, en fonction du service dans lequel il délivre sa prestation :

  • Auto-entrepreneur en gestion administrative et comptable (pré-comptabilité) : classement et collecte de documents, pointage comptable, saisie comptable, rapprochements bancaires, suivi de trésorerie, gestion de notes de frais… toutes les tâches administratives et comptables qui ne nécessitent pas d’imputation comptable ;
  • Auto-entrepreneur en gestion administrative RH : assistance au recrutement (publication des annonces, qualification téléphonique des candidats, mise en relation avec les managers…), gestion des dossiers du personnel, rédaction et relecture de contrats… ;
  • Auto-entrepreneur en administration des ventes : collecte de documents, édition et enregistrement des factures, suivi de facturation, relance client… ;
  • Auto-entrepreneur assistant des achats : analyse des besoins de l’entreprise, recherche et sélection de fournisseurs, étude de marché, négociation des contrats, suivi de commande, gestion des stocks… ;
  • Auto-entrepreneur secrétaire : accueil téléphonique et physique, rédaction de documents, gestion des courriers, organisation de réunion, rédaction de compte-rendus… .

Comment se déroule une prestation de services avec un auto-entrepreneur ?

Démarrer un contrat de prestation de services est bien plus rapide et flexible que de démarrer un contrat de travail. C’est ce qui représente un des avantages majeur du travail avec un indépendant. Tout de même, il faut respecter certaines étapes pour que la prestation se déroule au mieux, que ce soit le client mais aussi l’auto-entrepreneur. Trois phases sont identifiables du côté de l’auto-entrepreneur et chacune revêt son importance :

La recherche de client

La prospection est l’étape la plus difficile lorsque l’on débute en tant qu’indépendant sans expérience préalable. Le bouche à oreille et la recommandation étant clés, la première expérience freelance est fondamentale. En suivant un certain modus operandi, l’auto-entrepreneur peut s’assurer de trouver des missions qui lui correspondent rapidement.

  1. Intégrez des réseaux d’auto-entrepreneurs, rencontrez, échangez et réseautez avec vos pairs ;
  2. Identifiez les types de clients qui correspondent à vos compétences : certains types de structures sont plus à même de faire appel à des indépendants ;
  3. Inscrivez vous sur des plateformes de freelancing type Malt, Upwork ;
  4. Contactez des entreprises prestataire de services qui vous éviterons de prospecter et vous aideront à sécuriser vos revenus ;
  5. Faites vous recommander.

La rédaction du devis (exemple gratuit)

Lors du démarrage d’une mission, c’est l’auto-entrepreneur, après une discussion avec le client, qui rédige le devis. Celui doit être le plus clair et détaillé possible et comporter certains éléments essentiels :

  • Les données client : nom de l’entreprise du client, son SIRET et son adresse ;
  • Vos coordonnées : nom de votre entreprise, SIRET, adresse ;
  • Numéro du devis ;
  • Date d’émission du devis ;
  • Durée de validité du devis ;
  • Date de fin du devis ;
  • La description de la prestation (il peut y en avoir plusieurs sur le devis) ;
  • La quantité (pour des prestation tarifées à l’unité, par exemple le nombre d’article à rédiger, de courrier à mettre sous plis, de facture à éditer…) ;
  • Tarif unitaire ;
  • Montant ;
  • Total HT ;
  • La mention « TVA non applicable art 293 B du CGI » si vous n’y êtes pas soumis ;
  • Les conditions de paiements et d’indemnités de retard de paiement ;
  • Signature.

Le déroulement de la mission

Pour qu’une mission se déroule au mieux, l’auto-entrepreneur doit mettre en place des process pour prouver au client sa fiabilité et son professionnalisme. Voici quelques idées à mettre en place :

  • Ecrire et loguer des comptes-rendus clairs avec des outils de suivi de projets : le client doit comprendre ce que vous faites, bien que ce ne soit pas son cœur de métier. Il en va de la responsabilité de l’auto-entrepreneur de fournir un compte rendu clair, de préférence à l’écrit, sur un outil de travail sécurisé qui conserve un historique (Notion, Slack, Asana…).
  • Communiquer régulièrement de vive voix, surtout si vous êtes à distance. Echanger uniquement à l’écrit n’est pas assez clair pour le client, souvent chronophage et augmente le risque d’erreurs de compréhensions ;
  • Etre force de proposition : le rôle de l’auto-entrepreneur est aussi d’anticiper le besoin du client qui n’a pas forcément une vue holistique sur les tâches qu’il délègue, puisque ce n’est pas le cœur de son métier. Prendre des initiative permet de vous démarquer du reste de la concurrence.
  • Demander un retour à la fin de la mission : demander un retour sur votre travail permet d’améliorer vos services, mais montre aussi que vous êtes engagé dans une démarche de qualité et d’amélioration continue ;
  • Prendre en charge le suivi post projet : restez joignable en cas de question du client à la suite de la mission. Vous connaissez déjà le projet, il sera toujours plus simple au client de refaire appel à vous qu’à un nouvel intervenant ; alors laissez la porte ouverte à toute opportunité de mission !

Quel est le tarif d’un assistant administratif auto-entrepreneur ?

En moyenne, les tarifs horaires d’un prestataire administratif se situent entre 20€ et 50€ de l’heure TTC. Certaines qualification peuvent justifier des tarifs plus élevés, par exemple pour de l’assistance juridique ou RH.

Quatre facteurs peuvent influencer les tarifs d’un missions :

  • La complexité de la mission ;
  • L’expérience de l’assistant ;
  • La localisation de la mission ;
  • Le délai de réalisation.

A noter que chaque prestation de l’auto entrepreneur est chargée à hauteur de 21,1% du chiffre d’affaires. Ces charges sont amenées à augmenter progressivement jusqu’à 26% du chiffre d’affaires d’ici 2026. Les clients ne payent pas de charges sur les prestations de services car l’auto-entrepreneur ne fait pas partie de sa masse salariale.

Quelles démarches pour devenir auto-entrepreneur

Devenir auto-entrepreneur est une démarche administrative simple et rapide. Ce qui prend le plus de temps est la formation, l’acquisition des compétences et la recherche des premiers clients. Voici 5 étapes pour devenir complètement auto-entrepreneur administratif :

  • Définissez le type de prestation que vous souhaiteriez vendre, identifiez le type de client et le secteur d’activité dans lequel les opportunités abondent ;
  • Si ce n’est pas déjà le cas, formez vous et acquérez de l’expérience en salariat ;
  • Informez vous sur les statuts d’entreprises et charges auxquelles ils sont soumis (SASU, EIRL, microentreprise…) ;
  • Déclarez le début de votre activité sur le site du guichet unique de l’INPI ;
  • Démarchez vos premiers clients, recontactez les personnes avec qui vous avez déjà travaillé et réseautez.

Quels sont les avantages et inconvénients de l’indépendance ?

L’auto-entreprenariat fait rêver de plus en plus de salariés ces dernières années. Effectivement, c’est un mode d’exercice qui possède de nombreux avantages :

  • Flexibilité des horaires ;
  • Autonomie dans le travail ;
  • Responsabilités ;
  • Choix des clients et des missions ;
  • Pilotage des revenus ;
  • Acquisition de nouvelles compétences.

La liberté entrepreneuriale hérite de son lot d’inconvénients dont il faut être conscient avant de se lancer :

  • Incertitude des revenus ;
  • Charges administratives et fiscales importantes ;
  • Isolement social de l’assistant, surtout lors de missions à distance ;
  • Surcharge mentale ;
  • Absence d’avantages sociaux et de protection sociale.

La liberté apportée par l’indépendance implique de grandes responsabilités qu’il faut être prêt à encaisser avec une organisation millimétrée. Le bon fonctionnement de votre auto-entreprise nécessite une rigueur sans faille, une proactivité permanente dans la recherche de clients et de se former en continue pour être cutting edge.

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Des questions sur l’assistant administratif indépendant ?

  • 🤔 Quel statut pour une assistante administrative indépendante ?

    L’indépendante peut créer son entreprise sous plusieurs statuts juridique : l’entreprise individuelle, l’entreprise à responsabilité limitée, la société par action simplifiée et la micro-entreprise. Le statut le plus courant pour l’auto-entreprenariat est la micro-entreprise.

     

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