[VIDÉO] Comprendre le secrétariat comptable en 3 minutes chrono !

Le secrétariat comptable est une activité support de votre entreprise qui ne doit pas être négligée. Bien que discret, il permet à tous les rouages de votre structure de bien s’imbriquer. 

Dans cet article, vous découvrirez ce qu’est le secrétariat comptable, les tâches qu’il englobe, le rôle des comptables et la place qu’occupent les différents acteurs de la comptabilité (comptable, expert comptable, commissaire au compte…). 

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Qu’est ce qu’un secrétariat comptable ?

Le secrétariat comptable est un service dans lequel les secrétaires comptables se chargent de la gestion des comptes de l’entreprise (déclarations fiscales, saisie de données, pointage comptable…). Ils sont logiquement amenés à réaliser des missions de secrétariat administratif classique au quotidien, comme l’archivage et le classement de documents.

C’est un service qui reflète la santé de votre entreprise. Une gestion administrative et comptable qui tourne bien, c’est une entreprise qui va bien.

Il peut aussi être externalisé, soit à des assistants et comptables indépendants externes à l’entreprise, soit à un prestataire de service. 

Dans le langage courant, on fait une différence entre secrétaire comptable et comptable. Pourtant en interne d’une entreprise, c’est à dire pour un comptable et secrétaire comptable salarié, c’est le même poste. Ils requièrent les mêmes compétences, le même parcours d’étude et occupent les mêmes responsabilités. Il y aura par contre une différence entre une secrétaire externe et un comptable interne à l’entreprise.

Comptabilité et pré-comptabilité, quelle différence ? 

Dans un service de secrétariat comptable, seules les personnes internes à l’entreprise ont le droit d’effectuer la comptabilité. Des aides comptables indépendants peuvent préparer la comptabilité et faire de la gestion administrative de comptabilité, c’est-à-dire qu’ils ne peuvent pas réaliser d’imputation comptable. Dans le cadre d’une externalisation, pour mener à bien les missions de comptabilité, les indépendants doivent impérativement saisir leurs données comptables dans un logiciel de comptabilité déjà paramétré ou faire appel à un expert comptable. On parle alors d’assistance comptable.

Quelles sont les tâches d’une secrétaire comptable ?

Les missions d’une secrétaire comptable salariée ne sont pas les mêmes que celles d’une secrétaire indépendante puisque cette dernière ne peut pas faire d’imputation.

Cependant, la secrétaire indépendante peut décharger la comptable des tâches répétitives et ainsi lui libérer du temps qualifié.

Voici les missions d’assistance comptable que peut réaliser une secrétaire comptable indépendante :

• Saisie de données dans un logiciel comptable ;
• Pointage et lettrage comptable ;
• Préparation des déclarations fiscales ;
• Collecte des relevés de comptes et réalisation des rapprochements bancaires ;
• Gestion de notes de frais ;
• Suivi de trésorerie ;
• Liaison avec l’expert comptable.

La secrétaire comptable peut réaliser les mêmes missions que la secrétaire indépendante, mais aussi des missions à plus forte valeur ajoutée pour votre entreprise :

• Tenue des journaux comptables ;
• Clôture de l’exercice comptable (achèvement de toutes les opérations comptables nécessaires au bilan annuel de la société) ;
• Déclaration fiscales annuelles (impôts, cotisations foncières…) ;
• Calcul et déclaration de la TVA ;
• Mise en place d’un plan comptable (organisation des comptes de la société) ;
• Gestion de trésorerie (gestion des flux, négociation bancaire, prévision des liquidités).

Le travail de préparation de la comptabilité est tout aussi important que le résultat final. Il permet de d’alléger le comptable de l’entreprise et d’éviter les erreurs de précipitation.

Quel salaire pour une secrétaire comptable ?

Le salaire d’une secrétaire comptable est d’environ 28 000 euros bruts par an, soit environ 2300 euros bruts par mois. Pour une secrétaire indépendante qui facture à la prestation de service, comptez entre 30 et 50 euros HT de l’heure.

De prime abord, la secrétaire indépendante peut paraître coûteuse mais les entreprises n’ont pas de charges patronales à payer, ni de frais de recrutement et de formation à débourser (cf notre étude comparative). 

Travailler avec une aide comptable freelance peut permettre, pour un moindre coût, de faciliter le travail de votre comptable.

Quelle différence entre une secrétaire comptable, un comptable et un expert-comptable ?

Les comptables et secrétaires comptables en entreprise représentent la même fonction : les deux ont le même poste, et ont fait les mêmes études (Bac+2 ou +3 en BTS gestion d’entreprise ou comptabilité, ou bien en licence professionnelle comptabilité). Leur différenciation n’est qu’un abus de langage.

Il existe cependant bel et bien une différence entre le secrétaire comptable indépendant et le comptable (ou secrétaire comptable salarié). Le secrétaire comptable indépendant ne peut qu’effectuer la préparation de comptabilité pour le comptable ou un logiciel de comptabilité.

Ensuite, il existe aussi le titre d’expert comptable. Celui-ci est plus qualifié et dispose de plus de responsabilités que le comptable. Il exerce en cabinet libéral et non dans un secrétariat d’entreprise. Ses études durent 8 ans pour obtenir le titre d’expertise comptable.
Il peut être appelé par les entreprises pour réaliser des missions comptables, mais aussi du consulting, ou encore de l’accompagnement à la création et développement d’entreprise.

Enfin, l’expert comptable peut être commissaire aux comptes. Celui-ci a pour mission de certifier que les comptes de l’entreprise sont bien conformes aux normes comptables. Il a pour but de prévenir et combattre la fraude fiscale.

Tableau récapitulatif des différences entre secrétaire comptable indépendant et salarié, comptable et expert-comptable :

	Secrétaire comptable indépendant	Secrétaire comptable/comptable salarié	Expert comptable
Etudes	Bac+2/3	Bac+2/3	Bac+8
Saisie de données	Possible et souhaitable	Possible	Possible mais non souhaitable
Imputation comptable	Impossible	Possible et souhaitable	Possible et souhaitable
Mise en place d’un plan comptable	Impossible	Possible et souhaitable	Possible et souhaitable
Titre d’expertise comptable	Non	Non	Oui
Consulting	Impossible	Impossible	Possible
Titre de commissaire aux comptes	Non	Non	Possible

Voilà, vous savez tout ! Plus question de confondre assistance comptable, comptabilité et expertise comptable. Chacun occupe un rôle bien défini sans lequel les autres ne pourraient pas exercer sereinement.

Pourquoi faire appel à un prestataire de service pour son assistance de secrétariat comptable ?

Un de vos secrétaires comptables quitte le navire juste avant la clôture ? Votre équipe est déjà sous l’eau mais vous n’avez pas les ressources financières nécessaires, et surtout, pas le temps pour recruter ? Ou bien encore, vous ne souhaitez pas alourdir vos effectifs ?
Vous avez pensé à vous tourner vers l’externalisation ? Optez pour une assistance comptable externe permet d’allèger drastiquement la charge de travail de vos comptables. Ceux-ci peuvent se concentrer sur les tâches à plus forte valeur ajoutée.

Aussi, faire appel à un prestataire de services vous donne accès à des avantages considérables :

• La qualité du service : faire appel à un prestataire permet de travailler avec un expert dont les compétences ont déjà été vérifiées, et roué à son métier et à votre secteur d’activité.
• La flexibilité de l’offre : un prestataire de services offre une flexibilité totale quant à l’ajustement de vos horaires et de votre volume de missions. 
• Le prix : vous ne payez uniquement que pour le travail effectif du secrétaire indépendant. Il n’y a pas de frais de recrutement, de formations, ni d’avantages salariaux ou encore aucune cotisation patronale à débourser. 

Le secrétariat comptable avec Officéo

Officéo est un service d’externalisation en assistance administrative clé en main, agile, fiable et expert.

Notre entreprise vous offre un service de prestation qui s’appuie sur le travail d’un assistant indépendant ou d’un squad d’assistants, en fonction de votre besoin. Nos assistants sont des professionnels aguerris aux métiers de secrétariat et de la comptabilité. Leurs compétences ont été vérifiées en amont par nos soins, à travers une batterie de tests.

Nos Accounts Managers sont tiers de confiance entre vous et l’assistant. Ils s’assurent de la qualité du travail fourni lors de la mission en récoltant vos retours (par téléphone, email ou applicatif dédié). Après chaque mission, un compte rendu auquel vous avez accès dans votre espace personnel et sécurisé est rédigé par l’assistant.

Une surcharge de travail ponctuelle ? Une absence de votre assistant ? Ou un souhait stratégique d’externaliser cette fonction ? Pas de soucis, votre contrat de prestation est modulable à tout moment. En cas d’imprévu, nous sommes en capacité de remplacer immédiatement l’assistant, en assurant une continuité de service. Enfin, nous nous adaptons à votre besoin : l’assistant peut tout aussi bien travailler 50h par semaine que 20h par mois, et ceci de manière ponctuelle ou dans la durée.

Officéo, c’est aussi un service sans aucuns frais masqués : pas de coût rh (recrutement, turn-over), pas de charges patronales… Chez nous, vous n’avez à faire à aucun coût fixe, ils sont tous variables.

Vous êtes intéressés par notre service :

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Quel diplôme pour devenir assistant comptable ?

Vous souhaitez devenir assistant comptable ?

Pour exercer le étier d’assistant comptable, il faut suivre une formation qui allie gestion et comptabilité. Vous pouvez y parvenir en deux ans, après un BTS de comptabilité et gestion ou bien en trois ans, à l’issue d’une licence professionnelle spécialisée en comptabilité ou d’un BUT gestion des entreprises et administrations.

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Témoignage de Serge Estrade, client Officéo…
« Un geste que j’ai particulièrement apprécié. »

Témoignage vidéo de Serge Estrade, directeur d’Abeillon, une PME industrielle. Depuis plus de 40 ans, Abeillon conçoit, fabrique et distribue des flexibles semi-rigides.

O. : Pourriez-vous nous donner une anecdote illustrant votre expérience du service ?

S.E. : Il y a quelques temps, j’ai été informé que mon assistante Officéo devait prendre un congé maternité. J’ai immédiatement eu, en parallèle, la confirmation qu’une remplaçante disposant des mêmes compétences viendrait la remplacer, avec une période de passation non facturée. Officéo sait s’adapter à un problème pour y trouver une solution dans un temps record. C’est cette réactivité qui m’a convaincu et qui illustre parfaitement mon expérience avec Officéo.

O. : Qu’avez-vous pensé des compétences et des prestations de votre secrétaire ?

S.E. : Officéo a une connaissance très poussée de leurs assistantes et a su répondre à ma demande avec la personne idéale. J’ai dès le début été satisfait des compétences de ma secrétaire. D’autant plus, que cette dernière a su développer de nouvelles compétences. Etant habitué à EBP, un logiciel de gestion et de comptabilité, je souhaitais que ma nouvelle assistante soit capable de manier ce logiciel. Officéo a donc mis en place une formation pour elle et cela sans aucuns frais supplémentaires pour moi. Geste que j’ai particulièrement apprécié.

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Pourquoi choisir la société Officéo pour votre secrétariat comptable ?

N’hésitez pas à nous contacter via ce formulaire ou au 01 49 70 98 63

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Officéo, comment ça marche ?

Une solution sans engagement où vous ne payez que ce que vous consommez !

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