Auto-entrepreneur assistant administratif : Guide et Opportunités ✔️

L’assistant administratif auto-entrepreneur peut être polyvalent (ce qui est le cas de l’Office Manager) mais, bien souvent, il opère l’administratif pour un département ou service de l’entreprise. Voici l’exemple de quelques missions que peut assumer l’auto-entrepreneur administratif, en fonction du service dans lequel il délivre sa prestation :

• Auto-entrepreneur en gestion administrative et comptable (pré-comptabilité) : classement et collecte de documents, pointage comptable, saisie comptable, rapprochements bancaires, suivi de trésorerie, gestion de notes de frais… toutes les tâches administratives et comptables qui ne nécessitent pas d’imputation comptable ;
• Auto-entrepreneur en gestion administrative RH : assistance au recrutement (publication des annonces, qualification téléphonique des candidats, mise en relation avec les managers…), gestion des dossiers du personnel, rédaction et relecture de contrats… ;
• Auto-entrepreneur en administration des ventes : collecte de documents, édition et enregistrement des factures, suivi de facturation, relance client… ;
• Auto-entrepreneur assistant des achats : analyse des besoins de l’entreprise, recherche et sélection de fournisseurs, étude de marché, négociation des contrats, suivi de commande, gestion des stocks… ;
• Auto-entrepreneur secrétaire : accueil téléphonique et physique, rédaction de documents, gestion des courriers, organisation de réunion, rédaction de compte-rendus… .

Comment se déroule une prestation de services avec un auto-entrepreneur ?

Démarrer un contrat de prestation de services est bien plus rapide et flexible que de démarrer un contrat de travail. C’est ce qui représente un des avantages majeur du travail avec un indépendant. Tout de même, il faut respecter certaines étapes pour que la prestation se déroule au mieux. Trois phases sont identifiables du côté de l’auto-entrepreneur et chacune revêt son importance :

La recherche de client

La prospection est l’étape la plus difficile lorsque l’on débute une activité en tant qu’indépendant sans expérience préalable. Le bouche à oreille et la recommandation étant clés, la première expérience freelance est fondamentale. En suivant un certain modus operandi, l’auto-entrepreneur peut s’assurer de trouver des missions qui lui correspondent rapidement.

1. Intégrez des réseaux d’auto-entrepreneurs, rencontrez, échangez et réseautez avec vos pairs ;
2. Identifiez les types de clients qui correspondent à vos compétences : certains types de structures sont plus à même de faire appel à des indépendants ;
3. Inscrivez vous sur des plateformes de freelancing type Malt, Upwork ;
4. Contactez des entreprises prestataire de services qui vous éviterons de prospecter et vous aideront à sécuriser vos revenus ;
5. Faites vous recommander.

La rédaction du devis

Lors du démarrage d’une mission, c’est l’auto-entrepreneur, après une discussion avec le client, qui rédige le devis. Celui-ci doit être le plus clair et détaillé possible et comporter certains éléments essentiels :

• Les données client : nom de l’entreprise du client, son SIRET et son adresse ;
• Vos coordonnées : nom de votre entreprise, SIRET, adresse ;
• Numéro du devis ;
• Date d’émission du devis ;
• Durée de validité du devis ;
• Date de fin du devis ;
• La description de la prestation (il peut y en avoir plusieurs sur le devis) ;
• La quantité (pour des prestation tarifées à l’unité, par exemple le nombre d’article à rédiger, de courrier à mettre sous plis, de facture à éditer…) ;
• Tarif unitaire ;
• Montant ;
• Total HT ;
• La mention « TVA non applicable art 293 B du CGI » si vous n’y êtes pas soumis ;
• Les conditions de paiements et d’indemnités de retard de paiement ;
• Signature.

Le déroulement de la mission

Pour qu’une mission se déroule au mieux, l’auto-entrepreneur doit mettre en place des process pour prouver au client sa fiabilité et son professionnalisme. Voici quelques idées à mettre en place :

• Ecrire et loguer des comptes-rendus clairs avec des outils de suivi de projets : le client doit comprendre ce que vous faites, bien que ce ne soit pas son cœur de métier. Il en va de la responsabilité de l’auto-entrepreneur de fournir un compte rendu clair, de préférence à l’écrit, sur un outil de travail sécurisé qui conserve un historique (Notion, Slack, Asana…).
• Communiquer régulièrement de vive voix, surtout si vous êtes à distance. Echanger uniquement à l’écrit n’est pas assez clair pour le client, souvent chronophage et augmente le risque d’erreurs de compréhensions ;
• Etre force de proposition : le rôle de l’auto-entrepreneur est aussi d’anticiper le besoin du client qui n’a pas forcément une vue holistique sur les tâches qu’il délègue, puisque ce n’est pas le cœur de son métier. Prendre des initiative permet de vous démarquer du reste de la concurrence.
• Demander un retour à la fin de la mission : demander un retour sur votre travail permet d’améliorer vos services, mais montre aussi que vous êtes engagé dans une démarche de qualité et d’amélioration continue ;
• Prendre en charge le suivi post projet : restez joignable en cas de question du client à la suite de la mission. Vous connaissez déjà le projet, il sera toujours plus simple au client de refaire appel à vous qu’à un nouvel intervenant ; alors laissez la porte ouverte à toute opportunité de mission !