Ultra-mobilité, flexibilité horaire et contraintes budgétaires ➡️ Des directions obligées de repenser leur assistanat en dehors du salariat !
Enjeux stratégiques et objectifs fixés
Suite à une réorganisation interne et au changement du périmètre de travail du Vice Président de la zone EMEA, la direction de Radisson Hôtel Group (filiale du 2e groupe hôtelier mondial) se trouve confrontée à plusieurs problématiques :
- Un fort redémarrage d’activité après la crise sanitaire, les directions ont besoin d’un appui au quotidien ;
- Des coupes budgétaires engendrant une impossibilité de recrutement en interne.
Radisson Hôtel Group recherche alors une solution d’assistanat de direction agile qui s’adapte aux emplois du temps chargés et à forte flexibilité horaire des dirigeants. Une solution qui lui permet d’actionner facilement des ressources immédiatement opérationnelles pour répondre à un besoin d’assistance dans des fonctions exécutives high level.
Le besoin exprimé par le VP EMEA, avec l’aval du codir :
- Ne plus recruter en interne sur ce poste, changer de modèle pour moderniser leur service ;
- Opter pour une solution réactive et facilement activable qui puisse fournir un support et prendre en main une mission indispensable à la bonne conduite des directions ;
- Opter pour une solution externe innovante leur permettant d’avoir un assistanat de direction partagé entre plusieurs directeurs ;
- Démarrer sur une phase de test de 3 mois de la solution Officéo afin de consolider leur choix d’externalisation dans la durée.
Besoins exprimés
Le besoin opérationnel de Radisson Hôtel Group consiste à externaliser l’assistanat des directions suivantes pour les seconder au quotidien dans leur nouvelle dynamique :
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Vice-présidence EMEA
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Marketing
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Stratégie et Sales EMEA
Solution et déploiement opérationnel
Face à ces enjeux et ce besoin d’assistance de direction de haut niveau, Officéo a proposé à Radisson Hôtel Group une solution clé en main de flexibilisation de son assistanat de direction internationale en répondant aux pré-requis du client : s’adapter au mode de fonctionnement ultra-mobile et à forte flexibilité horaire des dirigeants.
Pour relever ce défi, une adaptation en temps réel aux besoins fluctuants du client était nécessaire. Officéo a donc déployé une solution qui s’appuie sur un service à la carte, incluant une phase de test de 3 mois pour s’adapter aux exigences et contraintes du client.
La solution intègre une ressource experte (à mi-temps), expérimentée (dizaine d’années d’expérience) et opérationnelle dès le début. Les interventions se sont déroulées selon une organisation souhaitée par le client, combinant le travail sur site et en distanciel.
La solution est pilotée par un Account Manager dédié au projet faisant un suivi régulier du compte que ce soit côté client ou côté assistant, assurant à la fois la conformité aux exigences du cahier des charges, le suivi des missions et la satisfaction client.
Pourquoi Officéo ?
Fiabilité
- Fiabilité du service Officéo et intervenants dignes de confiance et discrets du fait de la sensibilité de la mission (assistance du codir sur des sujets stratégiques).
- Signature d’un NDA (non disclosure agreement) en accord avec les exigences du client.
Expertise
- Assistants de direction high level, bilingues en anglais et tout de suite opérationnels.
- Une expérience confirmée de longues années dans les grands groupes avec une bonne compréhension d’une direction internationale.
Ultra-flexibité
- Service stop & go avec un pilotage de la prestation selon les horaires variables et les besoins fluctuants du client.
- Prolongation de la mission après une phase de test, puis arrêt pendant une période creuse et enfin reprise à long terme, le tout avec facilité et agilité.
Résultats
Continuité de service, agilité et maîtrise des coûts : Officéo répond à toutes les exigences des directions.
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Continuité de service : un intervenant Officéo expert et tout de suite opérationnel qui a pris en charge les sujets des différentes directions rapidement. Une stabilité instaurée en interne et des directeurs complètement libérés d’une grande charge de travail grâce à un appui sur-mesure adapté à leur ultra-mobilité et leurs horaires décalés ;
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Mission réalisée à coût variabilisé : secteur hôtelier pénurique bénéficie d’une solution externe qui lui permet une maîtrise totale des coûts. Une solution experte, agile et sans engagement (une ressource à portée de main facilement activable et arrêt du service par préavis de 48h) ;
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Satisfaction totale des directions du groupe qui, convaincues par la phase de test de 3 mois, ont prolongé la mission et ont pérennisé dans la durée la solution Officéo qui répond en tous points à leurs exigences.
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