Comment pallier difficultés de recrutement et accumulation de retard quand on est un acteur de santé ?
Enjeux stratégiques et objectifs fixés
Suite à un départ en congé maternité de leur secrétaire médicale, La Plateforme Médicale (un service de santé de proximité pour les seniors du Groupe La Poste) se trouve confrontée à trois problématiques :
- Sous-effectif et discontinuités de service ;
- Difficulté de recrutement pour remplacer la secrétaire en congé ;
- Cumul d’un retard énorme dans le suivi des patients déconnectés (patients suivis en télé-cardiologie à leur domicile dont la transmission des informations ne se fait plus avec les hôpitaux).
Le directeur général de La Plateforme Médicale doit ainsi trouver, en urgence, une solution agile qui répond à son besoin avec des ressources immédiatement opérationnelles pour abattre le travail de rattrapage et apporter un renfort rapide.
Besoins exprimés
La demande de La Plateforme Médicale concerne un suivi infirmier et une assistance médicale dans le rattrapage du retard accumulé sur 4000 déconnectés dans toute la France et le traitement des problématiques afférentes, le tout dans un délai de 2 mois.
Ainsi, La Plateforme Médicale décide de confier à Officéo plusieurs tâches dans le cadre de cette mission :
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Appeler 4000 patients déconnectés
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Si problème technique : le régler
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Faire renvoyer le matériel si défectueux
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Renseigner les informations collectées dans le logiciel
Solution et déploiement opérationnel
Face à ces enjeux et ce besoin d’assistance urgent, Officéo a proposé à La Plateforme Médicale une solution clé en main de flexibilisation de son assistanat administratif médical en se conformant aux souhaits du client d’assurer un travail collaboratif avec l’infirmière référente en interne qui chapeaute les assistants.
Officéo s’est imposée comme une évidence pour le client car il s’agit d’une solution plus experte et plus sûre que l’intérim, plus agile que les contrats courts et le tout avec une rapidité de mise en œuvre pour combler un besoin urgent.
Pour assurer une action “commando” dans un environnement particulièrement sensible et se portant garant de la réussite du projet auprès de La Plateforme Médicale, Officéo a déployé une solution avec obligation de moyens. Elle s’appuie sur un squad de trois assistants médicaux (pour un équivalent temps plein) tout de suite opérationnels, intervenant sur le site du client.
La solution est pilotée par un Account Manager Officéo dédié, faisant partie du projet et travaillant main dans la main avec l’infirmière référente pour assurer un suivi des missions, adapter les ressources, assurer la conformité aux exigences du cahier des charges et donc la satisfaction client.
Pourquoi Officéo ?
Rapidité
Proposition de profils sous 48 heures avec une mise en œuvre instantanée et 0 gestion RH pour répondre à un besoin urgent.
Flexibilité
Management fluide sur les prestations avec ajustement des missions à la hausse comme à la baisse d’une semaine à l’autre selon les besoins fluctuants du client.
Fiabilité
Solution Officéo fiable côté service client et côté assistants (respect du secret professionnel et grand savoir-être) du fait du secteur sensible du client (public fragile et situations délicates).
Résultats
Une continuité de service garantie et un retard rattrapé en un temps record
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Continuité de service assurée en toutes circonstances : réactivité face à l’immédiateté de la demande, aucune interruption dans le suivi infirmier des patients grâce à des assistants admin. médicaux Officéo opérationnels et experts ;
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Rattrapage du retard accumulé sur le suivi des patients : 4000 cas ont été traités en 1 moi et demi seulement (avant la fin du délai exigé) à coût variabilisé ;
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Satisfaction totale du client par une mission parfaitement réussie dans un environnement doublement sensible. Il est désormais convaincu par l’externalisation et la qualité des interventions et a décidé de confier une nouvelle mission à Officéo.
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