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Depuis 18 ans, leader français de
l’externalisation administrative

Success story Île-de-France Mobilités

Pourquoi et comment opter pour l’externalisation quand on est un service public en croissance dans un contexte économique tendu ?

Contexte

Enjeux stratégiques et objectifs fixés

Suite à une forte croissance d’activité conjoncturelle, dans un contexte économique perturbé, Île-de-France Mobilités (établissement public de 1er plan, acteur central de la mobilité en région IDF, avec 10M d’usagers par jour) se trouve confronté à 3 problématiques majeures au sein de son service financier : 

  • Surplus d’activité (nombre d’usagers qui augmente et un réseau qui se densifie) générant un excès de factures à traiter par des équipes déjà débordées ; 
  • Sous-effectif et discontinuités de service au sein du département financier ;
  • Secteur d’activité volatile, subissant de forts pics d’activité.

Le besoin opérationnel

La cheffe de département MPE (Département Management de Projets Expertises) doit ainsi trouver, en urgence, une solution experte et agile pouvant s’adapter à leur calendrier financier et respecter les échéances. Elle recherche une solution qui lui permet d’avoir des ressources autonomes et opérationnelles afin d’absorber un flux de traitement important et venir en aide à ses équipes.

La demande concerne une assistance financière récurrente selon un calendrier public pour rattraper un gros retard et gagner en performance et en agilité sur la facturation usagers mais aussi sur toute la partie budgétaire.

Missions rendues

Gestion facturation

Gestion facturation

  • Traitement d’un volume important de factures sur logiciel ASTRE ;
  • Saisie des factures.
Mise en place d’un process de traitement des factures

Mise en place d’un process de traitement des factures

  • Définition d’un programme ;
  • Analyse des factures.
Gestion budgétaire

Gestion budgétaire

  • Analyse et contrôle des budgets et dépenses, engagements 2022 pour impôts et taxes ;
  • Engagements en recettes des loyers.

Solution et déploiement opérationnel

Face à ces enjeux et ce besoin d’assistance urgent et récurrent, Officéo a proposé à IDF Mobilités une solution clé en main de flexibilisation du volet administratif de sa gestion budgétaire et facturation. 

S’engageant sur des objectifs fixés par le client, Officéo a déployé une solution avec obligations de résultats sur les délais des livrables et le respect des échéances. Elle s’appuie sur un service stop & go s’ajustant à la hausse comme à la baisse pour s’adapter à un calendrier financier public.

Elle intègre une ressource experte en assistance financière et comptable, autonome et tout de suite opérationnelle. Les interventions se sont déroulées uniquement sur site selon le souhait du client.

La solution est pilotée par un Account Manager dédié, accompagné d’un Customer Success Manager, assurant à la fois la conformité aux exigences du cahier des charges et du calendrier, le suivi des missions et la satisfaction client.

Pourquoi Officéo ?

Expertise

Expertise

  • Intervenante experte en assistance finance et comptabilité, ayant un esprit analytique, avec une longue expérience dans le secteur public ;
  • Une maîtrise parfaite du métier du client et de ses logiciels dédié au secteur public (ASTRE, GFI, INETUM).
Ultra-flexibilité

Ultra-flexibilité

Management fluide sur les prestations et ajustement des missions selon les besoins fluctuants du client pour s’adapter à un calendrier public.

Fiabilité

Fiabilité

  • Un prestataire fiable et spécialiste pour répondre aux exigences qualité du client.
  • Des intervenants ayant les qualités exigées : respect du secret professionnel et des process internes du fait de la sensibilité des données traitées et du secteur d’activité du client.

Résultats

Une continuité de service assurée, des process optimisés pour un service facturation remis sur les rails

  • Continuité de service : réactivité face à l’immédiateté de la demande et opérationnalité des ressources Officéo. Aucune interruption dans la gestion des sujets facturation malgré la croissance des besoins et un contrôle de➕ en ➕ poussé de la tenue des budgets et des dépenses engagées dans un contexte économique tendu ;

    Continuité de service : réactivité face à l’immédiateté de la demande et opérationnalité des ressources Officéo. Aucune interruption dans la gestion des sujets facturation malgré la croissance des besoins et un contrôle de en ➕ poussé de la tenue des budgets et des dépenses engagées dans un contexte économique tendu ;

  • Optimisation des process : une gestion optimale de la facturation et des budgets. Création et mise en place d’un nouveau process de traitement des factures pour davantage de fluidité et de rapidité ;

    Optimisation des process : une gestion optimale de la facturation et des budgets. Création et mise en place d’un nouveau process de traitement des factures pour davantage de fluidité et de rapidité ;

  • Satisfaction totale du client qui, après 6 mois, convaincu par l’externalisation et la qualité de service de la solution Officéo, a reconduit le contrat pour l’année à venir, faisant d’Officéo un partenaire de confiance à long terme.

    Satisfaction totale du client qui, après 6 mois, convaincu par l’externalisation et la qualité de service de la solution Officéo, a reconduit le contrat pour l’année à venir, faisant d’Officéo un partenaire de confiance à long terme.

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