12 centres de soins esthétiques, 15 intervenants mobilisés, 30 000 factures traitées : une mission commando accomplie en 1 mois et demi !

Être rappelé(e) Appeler le 01 49 70 98 63

Enjeux stratégiques et objectifs fixés

Suite à une refonte de leur système d’information et au changement de leur ERP comptabilité, la direction générale de BS Group (maison mère d’un réseau de centres -Lazeo- de soins esthétiques) doit faire face à trois problématiques :

Une restructuration interne très prenante donc aucun temps à consacrer au recrutement ;
Une grande quantité de factures à saisir générant une surcharge de travail pour des équipes débordées ;
Des contraintes de temps : respect des deadlines et objectif de fin de basculement avant la clôture comptable.

Le directeur général recherche ainsi, en urgence, une solution rapide et agile qui permet d’actionner des ressources expertes et opérationnelles capables de gérer un flux de factures important et d’apporter un renfort sur la partie back-office aux équipes internes.

Besoins exprimés

La demande de BS Group concerne une assistance dans le basculement des anciennes données vers un nouvel outil ERP comptabilité sur 12 centres de soins en respectant un délai très contraint de 2 mois.

Ainsi, BS Group décide de confier à Officéo deux missions principales :

Reprise d’historique et migration des anciennes données
Traitement et saisie d’un volume de 30 000 factures

Solution et déploiement opérationnel

Face à ces enjeux d’assistance urgent, Officéo a proposé à BS Group une solution clé en main de flexibilisation du volet administratif de son service comptabilité. Officéo se conforme aux exigences du client et répond à ses contraintes de délais afin de mener à bien la mission avant la clôture comptable.

Pour assurer une action “commando” et se portant garant de la réussite du projet auprès de BS Group, Officéo a déployé une solution avec obligations de résultats sur les délais de traitement. Elle s’appuie sur un service à la carte pour s’adapter aux besoins fluctuants du client. Elle intègre une équipe de 15 ressources autonomes, maîtrisant la comptabilité et capables de travailler sous pression tout en respectant les contraintes de temps.
L’équipe a été dispatchée dans + de 5 centres en île-de-France et a été mobilisée sur site uniquement selon le souhait du client.

La solution est pilotée par un Account Manager dédié au projet, accompagné d’un Customer Success Manager chapeautant les 15 intervenants pour coordonner les missions et veiller au respect du cahier des charges et des deadlines, ainsi qu’assurer la satisfaction client.

Pourquoi Officéo ?

Ultra-rapidité

Proposition de 15 profils sous 72 heures avec une mise en oeuvre instantanée et aucun process RH à assumer pour répondre à un besoin urgent.

Flexibilité

Management fluide sur les prestations et ajustement des interventions au fur et à mesure de la mission selon les besoins du client. Fréquence et rythme d’intervention souples avec des ressources à la carte actionnées pour la majorité à temps plein et le reste à mi-temps.

Fiabilité

Solution Officéo fiable côté service client et côté assistants (respect du secret professionnel et grand savoir-être) du fait du secteur sensible du client (public fragile et situations délicates).

Résultats

Une action commando réussie grâce à une équipe de 15 intervenants en 1 mois et demi :

Focus des équipes comptables sur des sujets à plus forte valeur ajoutée, gain de temps qualifié en interne ;
Rattrapage du retard accumulé sur le traitement facturation : saisie de 30 000 factures en 1 mois et demi, absorption d’une charge de travail importante par les intervenants Officéo ;
Basculement réussi vers le nouvel outil : migration des anciennes données et leur intégration sur le nouvel outil de comptabilité dans 12 centres de soins avec respect des délais ;
Satisfaction totale du client : mission accomplie avant la date butoire ➡️ promesse tenue (gage de qualité et de fiabilité). Prolongation de sa collaboration avec Officéo grâce à l’efficacité des intervenants et la qualité de service de la solution.