Officéo tend la main à un acteur de santé dans un contexte sanitaire compliqué et devient un vrai relai en Office Management jusqu’à la fin de la crise !

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Enjeux stratégiques et objectifs fixés

Confronté à une croissance d’activité soudaine et conjoncturelle, dans un contexte sanitaire compliqué et urgent lié au Covid, Biotest (laboratoire d’analyses médicales) doit faire face à plusieurs problématiques :

Restructuration interne provoquant l’élargissement du périmètre du service administratif et comptable ;
Surplus d’activité à gérer par des équipes déjà débordées, besoin urgent de renfort en Office Management ;
Sous-effectif et discontinuités de service au sein de plusieurs départements.

La Directrice Administrative & Compliance Officer doit ainsi trouver, en urgence, une solution agile, rapide et sans engagement dans la durée. Une solution qui lui permet d’activer et d’adapter quasi-instantanément des ressources immédiatement opérationnelles (sans besoin de formation) et expertes sur une période de rush énorme afin de répondre à ses besoins.

Le besoin opérationnel

Afin d’épauler au quotidien la Directrice Administrative, fluidifier son travail et rattraper un énorme retard en facturation, Biotest décide de confier plusieurs missions à Officéo :

Gestion de la relation avec les prestataires et fournisseurs
Gestion de la facturation : rattrapage du retard, vérification en cas de litiges
Gestion admin. pré-comptable : enregistrement et collecte des pièces comptables, relance impayés.

Solution et déploiement opérationnel

Face à ces enjeux et ce besoin d’assistance urgent, Officéo a proposé à Biotest une solution clé en main de flexibilisation de son Office Management.

Pour relever ce défi, Officéo a déployé une solution qui s’appuie sur un service à la carte s’ajustant en temps réel à l’activité. Elle intègre une ressource experte, rapidement opérationnelle et force de proposition. L’Office Manager a pris les sujets à bras le corps de manière très rapide et est devenu un vrai relai de confiance dans un contexte sanitaire très délicat. Les interventions se sont déroulées uniquement sur site selon le souhait du client.

La solution est pilotée par un Account Manager Officéo dédié, faisant partie du projet pour suivre les missions, les ajuster à la hausse comme à la baisse selon les besoins fluctuants du client. Il assure, par ailleurs, la conformité aux exigences du cahier des charges et donc la satisfaction client.

Pourquoi Officéo ?

Rapidité

Proposition d’un profil opérationnel sous 48 heures avec une mise en oeuvre instantanée de la solution pour combler un besoin urgent.

Fiabilité

Fiabilité de la solution Officéo côté service et côté intervenant (discrétion professionnelle et respect des process internes) nécessaire dans un contexte délicat en accord avec les exigences du client du fait de la sensibilité de son secteur.

Expertise

Intervenant expert, autonome, dégourdi et opérationnel dès le début. Un profil digne de confiance étant donné la dimension d’un contexte santé compliqué. Le profil sélectionné répond aux critères de fiabilité et de compétences définis par le client.

Résultats

Une continuité de service garantie et une mission accomplie dans les meilleures conditions jusqu’à la fin de la crise sanitaire

Continuité de service garantie en toutes circonstances jusqu’à la fin de l’urgence sanitaire. Une mission réalisée à des coûts variables et sans engagement, assurée par un prestataire qui a permis de relayer le client sur des sujets d’ampleur, de manière ponctuelle jusqu’à le sortir d’un contexte compliqué ;
Refocus de la Directrice Administrative & Compliance Officer sur ses sujets de prédilection et sécurisation de ses process métier avec, en prime, le rattrapage d’un énorme retard dans la facturation. Les équipes internes sont libérées des sujets secondaires ;
Satisfaction totale du client tout au long de la mission + gain de flexibilité, 0 rigidité et 0 blocage pour se désengager lorsque la mission a été accomplie. Une collaboration long terme qui se crée lorsque la demande revient dans un contexte différent (rachat du laboratoire par un grand groupe).