[Secrétariat externalisé avocat] LA solution experte & fiable ✨

Vous êtes avocat et votre activité est minée par les tâches administratives de secrétariat que vous devez effectuer pour le cabinet ? Vous voudriez déléguer mais vous n’avez pas les moyens financiers d’embaucher, et encore moins le temps de vous lancer dans une campagne de recrutement. Vous avez pensé à externaliser mais vous êtes réticent à l’idée de tomber sur un assistant qui ne connaît pas assez le secteur juridique ?

Officéo vous accompagne dans la gestion administrative de votre cabinet : dans cet article découvrez notre domaine d’action en assistance juridique et nos avantages.

Quels sont les avantages de l’externalisation du secrétariat pour un cabinet d’avocat ?

L’externalisation dans les cabinets d’avocats est encore trop peu courante et se limite très souvent à une permanence téléphonique. Pourtant, déléguer au plus votre secrétariat vous permet de vous dépolluer d’une charge administrative chronophage pour vous et votre activité. Voici trois avantages concrets qu’un service d’externalisation administrative peut vous apporter :

• Agilité : externaliser vous permet dans un premier temps d’adapter le volume horaire de prestation nécessaire à votre gestion administrative. Peut-être que le temps que vous passiez à vous occuper de votre secrétariat ne nécessite pas un temps plein s’il est réalisé par une secrétaire dont c’est le métier. Ou peut-être avez-vous besoin de pouvoir moduler immédiatement le volume horaire de votre assistant en cas d’un pic d’activité imprévisible au cabinet. Puisque nous travaillons sur la base d’un contrat de prestation et non de travail, il est possible d’ajuster la charge de travail au cours de la mission.
  Dans un second temps, vous pouvez aussi comprendre que l’agilité de l’externalisation se retrouve au niveau de la variabilité des coûts : en effet, c’est une solution modulable qui vous permet de maîtriser votre budget. Vous ne payez que pour les heures de travail effectives, sans avoir à dépenser en coûts RH (recrutement, turn-over…) ni en avantages sociaux et charges patronales ;
• Expertise : les assistants avec qui vous travaillez sont formés au domaine juridique ou y ont déjà exercé et sont directement opérationnels. Faire appel à un prestataire permet d’éviter les erreurs de précipitation et de traiter tous les nouveaux clients. Ainsi, votre secrétariat est exercé par un profil qui y est dédié pendant que vous pouvez vous concentrer uniquement sur les dossiers clients et oublier la partie administrative ;
• Fiabilité : l’externalisation à un prestataire de services qui propose un accompagnement personnalisé et suivi assure la continuité de service et le remplacement immédiat en cas d’absence des employés. De plus, la confidentialité de votre métier est respectée.

Ces trois avantages combinés vous permettent d’opérer plus sereinement mais aussi d’améliorer votre productivité au travail.

Quelles missions de secrétariat déléguer à Officéo ?

Vous pouvez faire appel à notre assistance sur site ou bien à distance (télésecrétariat) si tel est votre besoin. À savoir que nos prestations de services ne limitent pas aux missions de secrétariat : nos assistants sont polyvalents et, en fonction de votre besoin et typologie de structure, peuvent assumer des tâches d’assistance comptable, adv ou RH :

Voici quelques exemples de tâches de secrétariat que vous pourriez leur déléguer :

La gestion de votre standard téléphonique et accueil client

Votre accueil et le standard téléphonique sont le premier point de contact entre le client et votre cabinet. Aucun appel ne doit passer à la trappe ni être traité de façon inégale, ce qui peut arriver lorsque vous êtes submergé par le travail et seul au cabinet. Faire appel à un de nos assistants vous assure que chacun des clients est réceptionné, cela sans avoir à impacté votre rythme de travail et/ou la qualité de votre service.

La gestion de votre secrétariat courant

L’accueil téléphonique n’est pas la seule fonction de votre secrétariat qui est intéressante à externaliser. Vous pourriez décider, pour des raisons stratégiques, de productivité ou tout simplement de charge mentale, de confier votre secrétariat courant à un prestataire de services. Ainsi, notre service d’assistance peut prendre en charge des missions telles que le classement et l’archivage de documents, la gestion de votre agenda, la transcription de réunions et la rédaction de comptes rendus, la mise en forme et relecture de documents, le suivi de dossiers de plaidoiries…

La saisie de données sur des logiciels spécialisés

Nos assistantes sont formées (ou peuvent être formées) aux logiciels que vous utilisez dans votre cabinet. Ainsi, elles peuvent rentrer pour vous vos dossiers et données dans des logiciels paralégaux type RPVA, Kleos, Jarvis ou encore e-barreau…

Pourquoi faire appel à l’assistance administrative juridique Officéo ?

Nous vous proposons un service d’assistance administrative et juridique clée en main, agile, fiable et experte pour votre secrétariat.

Notre entreprise vous offre un service de prestation déployable en 48h qui s’appuie sur le travail d’un assistant indépendant ou d’un squad/binôme d’assistants, sur site ou à distance (télésecrétariat), en fonction de votre besoin. Nos assistants sont des professionnels formés et aguerris aux métiers du juridique. Leurs compétences ont été vérifiées en amont par nos soins, à travers une batterie de tests.

Nos Accounts Managers sont tiers de confiance entre vous et l’assistant. Ils s’assurent de la qualité du travail fourni lors de la mission en récoltant vos retours (par téléphone, email ou applicatif dédié). Après chaque mission, un compte-rendu auquel vous avez accès dans votre espace personnel et sécurisé est rédigé par l’assistant.

Une surcharge de travail ponctuelle au cabinet ? Une absence de votre assistant ? Ou un souhait stratégique d’externaliser une autre partie de votre secrétariat (appels, transcriptions, gestion de plannings) pour vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée ? Pas de soucis, votre contrat de prestation s’adapte à votre besoin et est modulable à tout moment.
En cas d’imprévu, nous sommes en capacité de remplacer immédiatement l’assistant, en assurant la continuité de service et passation de vos dossiers. Enfin, nous nous adaptons à votre structure : l’assistant peut tout aussi bien travailler 70h par semaine que 70h par mois, en horaire décalées et ceci de manière ponctuelle ou dans la durée.

Officéo, c’est aussi un service sans aucuns frais masqués : pas de coûts RH (recrutement, turn-over), pas de charges patronales… Chez nous, vous n’avez à faire à aucun coût fixe, ils sont tous variables.

Ils nous ont fait confiance

Témoignage de Laure Florent, avocate au Barreau de Paris

O.F : Envisagez-vous de continuer cette prestation ?

L.F. : La profession d’avocat entraîne tellement de tâches administratives, je n’hésiterai pas. C’est une question de calcul financier et de pas psychologique à franchir.

Si mon besoin en secrétariat se présente à nouveau, je prendrai Officéo plutôt que d’embaucher. Prendre une secrétaire freelance serait une autre option mais là encore, il y a un recrutement à faire et une sorte d’engagement moral sur un volume d’heures. Avec Officéo, il y a une totale liberté.

O.F. : Recommanderiez-vous ce service à un confrère ? Si oui pour quelles raisons ?

L.F. : Bien sûr. Pour le professionnalisme, l’efficacité, la rapidité du service, et le tarif raisonnable.

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Témoignage complet

Comment ça marche le secrétariat externalisé pour avocat ?

Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.

Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.

Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.

Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

Questions fréquentes