Modèle de note de frais association sous loi 1901

Rappel sur les statuts des associations

Avant de détailler toutes les formalités et les procédures liées aux notes de frais en association, il convient de rappeler quels sont les deux statuts possibles pour une association et pourquoi les connaitre est intéressant dans notre cas.

Une association est une organisation qui regroupe un ensemble de personnes partageant un objectif : celui de mener à bien une mission ou d’exercer une activité commune sans chercher à générer des bénéfices.

Comme mentionné plus tôt, il existe 2 types d’associations différentes :

• L’association simple qui n’est pas déclarée en préfecture et qui ne possède pas de personnalité juridique ;
• L’association qui est déclarée en préfecture et qui donc possède une personnalité juridique grâce à la loi Waldeck-Rousseau du 1er juillet 1901. C’est la raison pour laquelle on fait souvent référence aux associations loi 1901.

S’agissant du remboursement des notes de frais, uniquement les associations qui possèdent une personnalité juridique sont capables de traiter des notes de frais.

De ce fait, une association qui n’est pas déclarée à l’administration française n’est pas à même de rembourser les frais engagés par les bénévoles dans le cadre des notes de frais car ce type d’association ne peut pas disposer de son propre patrimoine.

Quelles sont les conditions pour permettre le remboursement de notes de frais en association ?

Pour qu’une association puisse éditer et rembourser des notes de frais à ses bénévoles, plusieurs conditions strictes doivent être réunies :

• Le statut de l’association : L’organisme doit être officiellement déclaré et régi par la loi 1901.
• Le juste montant (pas d’exagération) : Les frais doivent correspondre aux dépenses réelles et nécessaires à la mission. Tout montant abusif sera assimilé à un « salaire déguisé ».
• Une justification rigoureuse : Chaque dépense doit être solidement documentée (factures, reçus) pour éviter les contrôles et le risque majeur de requalification en contrat de travail.
• Le choix d’un mode de remboursement conforme : L’association doit impérativement opter pour l’une des deux méthodes légales :

1. Le remboursement au réel : Restitution exacte de la somme sur présentation du justificatif.
2. Le remboursement au forfait : Application stricte des barèmes officiels (notamment pour les indemnités kilométriques).

Comment faire une note de frais en association ?

Contrairement à un salarié dont les remboursements apparaissent sur le bulletin de paie, le bénévole perçoit ses remboursements directement. Pour être conformes, ses notes de frais doivent suivre trois étapes clés, avec une option spécifique en fin de parcours :

• 1. Récupération des justificatifs : Le bénévole doit obligatoirement fournir des preuves d’achat (factures, tickets de caisse, notes de restaurant) prouvant que la dépense est réelle et liée à l’activité de l’association.
• 2. Vérification de la conformité : La demande doit mentionner la date, le détail de la dépense, le fournisseur et la preuve d’achat, tout en respectant les plafonds fixés par l’URSSAF.
• 3. Choix de la méthode de remboursement : L’association arbitre entre un remboursement au réel ou au forfait (ex: indemnités kilométriques), en adaptant la méthode selon la nature des frais (transport, repas, fournitures) et la situation du bénévole.

Le bénévole peut choisir de renoncer à son remboursement pour soutenir l’association. Si l’organisme est d’intérêt général ou d’utilité publique, cet abandon est considéré comme un don et ouvre droit à une réduction d’impôt de 66 % du montant engagé.

Que contient une note de frais d’une association sous loi 1901 ?

Beaucoup de responsables d’associations cherchent un modèle de note de frais d’association. Il faut savoir, néanmoins, que la loi ne fixe aucun modèle et ne contraint les associations d’en suivre un spécifique pour les notes de frais d’association.

Toutefois, chaque note de frais doit, idéalement, comporter les mentions suivantes :

• Le nom du bénévole ou du salarié qui a engagé la dépense ;
• La date à laquelle la dépense a été effectuée ;
• La description de la mission ;
• Le lieu de la mission ;
• La nature de la dépense et le type des frais (restauration, transport, etc.) ;
• Le moyen de paiement utilisé ;
• Le montant dépensé avec notamment le montant de la TVA.

Chaque dépense doit être signée par le bénévole et le dirigeant de l’association.

Comment optimiser la gestion des notes de frais en association ?

Voici quelques points pertinents à prendre en compte pour optimiser au mieux la gestion de vos notes de frais en association :

• Il est conseillé d’éviter la méthode de remboursement forfaitaire pour les frais de déplacement afin d’éviter que les dépenses effectuées par les bénévoles soient perçues comme un salaire par l’URSSAF et l’administration fiscale ;
• Les associations adoptent plus souvent la méthode de remboursement “au réel” car elle semble être la méthode la plus appropriée pour ce type de structure. Il faudrait simplement que le bénévole présente les justificatifs et les factures liées à ses dépenses dans le cadre de sa mission et d’établir par la suite une note de frais pour l’association ;
• Les notes de frais doivent être établies mensuellement et non à la fin de l’année ;
• Les notes de frais doivent être signées par les deux parties : le bénévole et le gérant de l’association.

Le respect de ces quelques règles permet aux dirigeants ainsi qu’aux bénévoles d’être en règle avec l’administration fiscale.

Quels sont les meilleurs logiciels de gestion de notes de frais ?

La gestion des notes de frais peut, à l’instar d’une vaste majorité des taches administratives, être facilitée par l’utilisation de logiciels. Devant la multitude de logiciels disponibles, il est parfois compliqué de s’y retrouver. Voici donc pour vous un comparatif des différentes options afin de trouver laquelle correspond le mieux à vos besoins :

 

Attention, même avec les outils adaptés, la gestion des notes de frais reste chronophage sans un expert pour piloter l’ensemble du processus. Avec Officéo, vous profitez du meilleur des deux mondes avec une solution qui s’adapte à vos processus internes.

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Pourquoi choisir la solution Officéo pour la gestion de ses notes de frais d’association ?

La gestion des notes de frais est une tâche très chronophage et fastidieuse et les associations sont souvent amenées à en traiter des tonnes à traiter.

Optimiser le traitement de vos notes de frais en externalisant cette tâche peut être une solution clé et rapide pour vous faire gagner en temps et en productivité.

En effet, déléguer cette tâche à un prestataire de services comme Officéo, permettra à votre association de se focaliser sur les activités à plus forte valeur ajoutée.

La gestion des notes de frais en association permettent d’augmenter l’engagement des bénévoles et des salariés au sein de l’association.

Au-delà de l’obligation légale à l’égard des notes de frais, le remboursement de ces dernières peut influer directement sur la performance, le bien-être et l’implication des personnes concernées dans l’association.

En plus de prendre complètement en charge la gestion de vos notes de frais en association, votre assistant Officéo reste attentif au moindre problème lors du traitement, vous alerte et coordonne cette mission selon vos consignes et selon vos exigences.

Déléguez le traitement de vos notes de frais en association à votre assistant administratif Officéo pour bénéficier d’un gain de temps et de productivité et profiter d’une comptabilité d’association efficace.

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Les avantages de la solution Officéo

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Témoignage de Reouven Saksik, président de « Les Amis de Solid’aide » et
client Officéo

O. : Officéo a-t-elle su répondre à votre demande ?

R.S. : Pour une petite structure comme la mienne (association), la solution Officéo est idéale. En me laissant le choix du volume horaire tout juste nécessaire à mes besoins, Officéo me permet de réduire de façon considérable mes dépenses sur le secrétariat. De plus, la qualité des prestations de ma secrétaire a toujours été au rendez-vous. D’un profil polyvalent, elle a su répondre à chacune de mes demandes. Et parfois au-delà même de ce qui était attendu. […]

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Pour aller plus loin

• Comment élire un conseil d’administration d’une association ;
• Comment créer une association sans conseil d’administration ;
• Comment fonctionne le conseil d’administration d’une association.

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