[VIDEO] Le secrétariat externalisé en 3 minutes !

En ces dernières années post-Covid, les entreprises souffrent d’un climat économique et politique instable qui les empêche d’investir mais aussi de recruter des salariés comme elles le souhaiteraient.

Souvent, les économies sont faites sur les services des entreprises qui ne créent pas directement de richesses, entendez par là notamment l’administratif de la structure. Pourtant, le soutien administratif, par exemple celui opéré par un secrétariat, est primordial pour huiler le fonctionnement d’une organisation (rédaction des contrats, vérification des législations, classement des documents, tri des courriers, permanence téléphonique…).

Aussi, il est difficile d’envisager de croître ou tout simplement de maintenir une activité pérenne sans avoir le capital économique et humain pour. C’est pourquoi le secrétariat externalisé, tout comme l’assistance administrative en général, s’avèrent être des solutions qui allient face au salariat flexibilité, qualité et prix compétitifs.

Découvrez justement comment dans cet article.

Qu’est-ce que le service de secrétariat externalisé ?

Le service de secrétariat externalisé est un moyen de supporter, dans certains cas de suppléer, un service de secrétariat classique. Les missions administratives sont souvent une douleur et surtout une perte de temps pour les entreprises et structures qui n’y sont pas formées, encore plus en temps de crise.

Il existe plusieurs modes d’externalisation de secrétariat :

• L’agence d’intérim : celle-ci « prête » des salariés à l’entreprise en nécessité. Les missions sont donc régies par un contrat de travail et l’intérimaire ne fait pas partie de la masse salariale du client.
• Le prestataire indépendant : c’est un secrétaire qui travaille en freelance, c’est à dire sous le statut du micro-entrepreneur avec sa propre entreprise. Il n’est pas salarié de l’entreprise et travaille sous la protection du contrat de prestation.
• L’entreprise de prestation de services : ce prestataire exerce son service en s’appuyant sur le travail d’assistants indépendants. Ainsi, il met en relation le client et un assistant adapté. Les meilleures entreprises de prestations de services offrent un suivi et assurent la continuité de service.

Les secrétaires externes ont les mêmes responsabilités que des secrétaires de l’entreprise, seulement, ils n’en sont pas salariés.

Pourquoi externaliser son secrétariat ?

Se tourner vers un secrétariat externalisé vous confère trois grands avantages :

• La qualité du service : faire appel à un prestataire indépendant permet de travailler avec un expert dont les compétences ont déjà été vérifiées, et la formation déjà effectuée.
• La flexibilité de l’offre : un prestataire de services offre une flexibilité totale quant à l’ajustement de vos horaires et de votre volume de missions. C’est un des avantages permis par la signature d’un contrat de prestation et non de travail.
• Le prix : vous ne payez uniquement que pour le travail effectif du secrétaire indépendant. Il n’y a pas de frais de recrutement, de formations, ni d’avantages salariaux ou encore aucune cotisation patronale à débourser. 

Attention ! Il existe plusieurs moyens d’externaliser son secrétariat ; ceux-ci ne permettent pas tous de bénéficier des mêmes avantages.

Contrat de prestation et contrat de travail : quelles différences et impacts ?

En choisissant d’externaliser votre secrétariat, il faut mieux bien comprendre la différence entre contrat de prestation et contrat de travail pour définir au mieux son besoin et ne pas rencontrer de surprises. C’est un facteur qui permet d’obtenir une plus grande flexibilité et des tarifs compétitifs.

• Le contrat de travail

Le contrat de travail est utilisé pour le salariat, pour officialiser le travail entre l’entreprise employeur et le salarié.

Il est aussi usité lorsque vous faites appel à un intérimaire. On parle alors de contrat de travail temporaire qui englobe l’entreprise d’intérim, l’intérimaire et le client. Il se compose en fait de deux contrats : le contrat de mission, entre l’intérimaire et l’agence d’intérim, et le contrat de mise à disposition entre l’agence et l’entreprise cliente.

Les clauses d’un contrat de travail ne sont pas modifiables ni ajustables au cours de la prestation d’intérim, tout comme pour le salariat et doivent être signées par toutes les parties.

Cependant, bien qu’un intérimaire exerce sous l’égide du contrat de travail et soit donc « salarié », il n’est pas compté sur la masse salariale du client.

Enfin, rompre un contrat de travail en intérim est, tout comme pour le salariat, soumis à plusieurs conditions et n’est pas immédiat.

• Le contrat de prestation

Le contrat de prestation fonctionne différemment du contrat de travail.

Il s’illustre sous la forme d’un devis incluant les missions prévues et le tarif final, rédigé par le secrétaire indépendant ou bien une entreprise prestataire qui travaille avec des secrétaires indépendants.

C’est un type de contrat qui offre une grande flexibilité : il peut être rompu ou activé en moins de 48h, ce qui permet d’ajuster en temps réel les missions et le volume horaire d’assistance dont l’entreprise a besoin.

Tout comme pour l’intérim, le prestataire de services n’est pas compté sur la masse salariale du client.

Avantages et inconvénients des différentes modalités d’externalisation du secrétariat

Externaliser une fonction interne de votre entreprise peut être rebutant (risques de perte de confidentialité, de no-show, interruption de la continuité de service…). Pourtant en choisissant le bon prestataire, vous avez tout à y gagner : flexibilité, agilité et expertise sauront permettre à votre entreprise de croître sereinement.

Voici un bref comparatif, en partant de la base du salariat, entre deux solutions de secrétariat externalisé :

• La majorité des entreprises sont habituées au salariat. Pourtant, recruter reste une solution coûteuse (coûts rh, de turn-over, de formation, charges patronales) et très peu flexible pour l’entreprise du fait du contrat de travail qui n’est pas modulable.
• Faire appel à un salarié en intérim permet de profiter d’un service plus flexible que le salariat : en effet les horaires du contrat de travail sont souvent à mi-temps ou adaptées pour des missions ponctuelles/temporaires. Cependant, c’est un service qui comporte des risques de no-show mais aussi dont l’expertise des salariés n’est pas assurée. Enfin, les coûts ne sont pas tous variables (coût de turn-over, coefficient de facturation…)
• Le prestataire de services est l’option la plus flexible. Le fonctionnement du contrat de prestation permet de moduler le volume horaire de missions. Pour les meilleurs prestataires (entreprises ou indépendant), les assistants sont expérimentés, les coûts 100% variables et la continuité de service assurée.

Quelles sont les activités de secrétariat qui peuvent être externalisées ?

Bonne nouvelle ! Toutes les activités administratives d’un secrétariat peuvent être externalisées, et ce dans tous les secteurs.

• Secrétariat comptable : saisie des données comptables, émissions et réception des factures clients, suivi de paiement, suivi des relevés bancaires, préparation des déclarations fiscales, support administratif de l’équipe comptable… ;
• Secrétariat commercial : rédaction et envoi de courriers commerciaux, préparation des offres et contrats, suivi relation client, saisie de données, suivi des commandes et livraisons… ;
• Secrétariat administratif : gestion du standard téléphonique, tenue de l’agenda des équipes et prise de rendez-vous, organisation de réunion et séminaires, classement de documents, commandes de fournitures … ;
• Secrétariat médical : accueil de la patientèle, archivage et mise à jour des dossiers médicaux, préparation des documents de consultation, préparation et émission des factures, liaison avec les organismes, commandes de fournitures… ;
• Secrétariat juridique : préparation et mise en forme des documents juridiques, gestion de la correspondance, mise à jour et archivage des dossiers juridiques, recherche et collecte d’informations juridiques… ;

Différentes manières d’opérer le secrétariat :

• Secrétariat virtuel : certaines tâches sont externalisables à distance ;
• Secrétariat bilingue ou trilingue : toutes les tâches de secrétariat externalisé sont opérables en plusieurs langues.

Le champ d’action du secrétaire ne se cantonne pas à un seul domaine. Ce dernier est souvent polyvalent. Ainsi, un secrétaire réalise fréquemment des tâches administratives à la croisée de plusieurs services.

Au-delà de la polyvalence de ses assistants, Officéo vous fournit en prime un service dont il assure la fiabilité via une continuité de service (en cas d’absence par exemple) et l’ultra flexibilité.

Quel salaire pour une assistante indépendante ?

Les tarifs d’une secrétaire indépendante, ou d’un prestataire, sont généralement compris entre 30 et 50 euros HT de l’heure (tarifs 2024).

Les tarifs dépendent de l’expérience de l’assistant, du type de missions déléguées, du volume de travail demandé et du temps donné pour réaliser la mission.

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Le meilleur compromis du marché

Chez Officéo, nous sommes conscients que l’administratif peut être une douleur pour beaucoup, mais reste d’une importance capitale. Nous sommes un service clé en main, expert et agile mais aussi fiable, qui s’adapte à vos attentes.

Leader français de l’Office Management à la demande, notre entreprise vous accompagne et supervise toutes les missions. Nous nous assurons en amont de l’expertise de l’assistant, de la qualité du travail fourni et du suivi client après la mission. Nos Account Managers suivent votre prestation de près : compte-rendus de missions systématiques, appels satisfaction, contrôle qualité en continu tout au long de la relation.

Vous n’avez pas à perdre du temps dans le recrutement. Nous choisissons parmi notre réseaux de 6000 assistants indépendant le ou les profils qui correspondent à 100% à votre besoin et votre structure. Besoin d’une secrétaire juridique ? D’une secrétaire qui détient des compétences en ressources humaines et en comptabilité ? Ou plutôt d’un binôme ou d’un squad de secrétaires ? Tout est possible !

Vous voulez modifier le volume horaire de votre contrat de prestation ou profitez de compétences supplémentaires ? Votre assistant doit être remplacé rapidement ? Officéo vous apporte une solution rapide, en assurant la continuité de service.

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Pourquoi choisir la solution d’externalisation Officéo ?

Officéo vous explique sa solution d’externalisation de tâches administratives en la comparant à unrecrutement en CDD/CDI.
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En bref :

• Une fois les coûts masqués pris en compte, les deux solutions sont au même niveau de coûts.
• Le recrutement représente 100% de coûts fixes : coûts de sourcing et de recrutement, coûts d’intégration, rémunération mensuelle, frais RH, coûts de turnover et coûts de sortie.
• Officéo, elle, est synonyme de variabilité des coûts : aucun coût fixe récurrent et une facturation en fin de mois selon la consommation effective.

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FAQ

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