Quel matériel utiliser pour suivre une réunion à distance ?
Les réunions font partie du quotidien du personnel évoluant au sein d’une entreprise. Il peut cependant arriver que plusieurs membres de l’équipe ne soient pas en mesure d’y assister physiquement. Pour travailler malgré la grande distance qui existe entre les membres d’une équipe, le recours aux systèmes de visioconférence est l’une des solutions les plus utilisées.
J’ai besoin d’aide pour organiser une réunion
Pour cela, de nombreux outils et équipements précis sont à exploiter quotidiennement. Pour que ces outils soient pleinement fonctionnels dans le cadre d’un travail en équipe, l’utilisateur a besoin d’une connexion Internet.
Les équipements pour communiquer en ligne
Grâce à la collaboration par écrans interposés, l’organisation des réunions formelles à distance est plus simple dans les entreprises. Cette option favorise également l’échange du personnel sur les divers projets en cours.
L’ordinateur
Assez connu de tous, il s’agit d’un outil technologique avancé. Il est désormais utilisé dans tous les secteurs d’activités. L’ordinateur, qu’il soit portable ou fixe, permet d’organiser et de suivre une réunion virtuelle dans le sens où il favorise une connexion entre les membres d’une équipe. Cet outil présent dans les salles de réunion est en effet doté de tout le dispositif matériel nécessaire pour des vidéoconférences. Il a ainsi une caméra embarquée et des haut-parleurs. Il a cependant besoin d’un réseau internet et d’un logiciel de conférence en ligne pour être pleinement fonctionnel.
Tablette
Un peu moins encombrant que l’ordinateur, la tablette possède les mêmes fonctionnalités que celui-ci. Elle peut servir à réunir les participants dans une salle virtuelle. Il est alors possible d’organiser les réunions à distance via cet outil. Il faut cependant disposer d’une connexion haut débit pour se servir de ce moyen de communication entre collaborateurs. La communication via webcam se fait grâce à des applications spécifiques.
Haut-parleur
Les haut-parleurs sont des dispositifs de son souvent indispensables dans les salles de réunions. Leur fonction est d’amplifier le son pour faciliter l’écoute. Afin d’en faire usage, il suffit de les connecter à un ordinateur ou à une tablette. Cela peut se faire via l’option Bluetooth ou grâce à un fil audio de connexion. Le haut-parleur aide celui qui assiste virtuellement à la réunion à distance à percevoir avec plus de précision tout ce qui est dit.
Enregistreur dictaphone
Au premier abord, cet outil ne semble pas vraiment important au cours d’une réunion. C’est cependant l’outil qui vous permettra d’enregistrer les réunions téléphoniques dans leur intégralité. Cela peut être utile dans le cas où certaines parties auraient été ratées ou mal comprises. De plus, certains détails n’ayant pas été perçus tout de suite pourraient l’être grâce à cet outil numérique de réunions de travail.
Micro
Il s’agit d’un petit appareil permettant d’amplifier un son émis. Lors des réunions virtuelles de travail d’équipe, certains participants ont parfois du mal à percevoir distinctement ce que disent leurs collaborateurs. Grâce au micro, ce problème est très vit réglé. Cet outil vous aide donc à vous faire entendre plus clairement par les personnes de la classe virtuelle. Il capte en effet tous les sons qui proviennent de toutes les directions avec une égale intensité. De plus, il n’est pas encombrant dans une salle de conférence.
Casque
Pour participer à une conférence Web, il faut se trouver dans un cadre plus ou moins calme. Toutefois, certaines circonstances peuvent vous pousser à suivre une réunion dans un environnement bruyant (métro, cybercafé, restaurant, etc.). Pour entendre tout ce qui est dit durant la Web conférence dans ces circonstances, l’usage d’un casque audio peut être indispensable. Conçu pour isoler l’utilisateur du bruit extérieur, il permet de percevoir chaque détail de la vidéo conférence. Il suffit de le placer sur vos oreilles et de le connecter à votre ordinateur ou tablette. Certains casques sont sans fil pendant que d’autres sont filaires.
Webcam
La webcam est une caméra qui trouve généralement son emplacement sur un ordinateur. C’est ce dispositif qui vous permet à vous et à vos collaborateurs de vous voir mutuellement. Cela peut permettre à un chef d’entreprise d’être sûr du sérieux de ses employés durant les réunions à distance. Si votre ordinateur ou tablette n’embarque pas une webcam pour le travail collaboratif, vous pouvez lui en adapter une. Cet outil de visio conférence est en effet disponible en plusieurs modèles sur le marché.
Équipement de salle
Les équipements de salle les plus incontournables pour une téléconférence sont le tableau interactif, les haut-parleurs et le vidéoprojecteur. Il faut aussi un système de vidéoconférence qui embarque une caméra avec un large champ de vision. Cependant, vous pouvez faire usage d’un écran tactile pour vous simplifier la tâche dans les salles de conférence. Les dimensions de l’écran vont varier selon la capacité de la salle de réunion.
Accessoires
Les accessoires sont ces petits objets pouvant vous servir d’une façon ou d’une autre au cours de la réunion. Parmi les plus utilisés, il y a les équipements d’audioconférence pour les réunions téléphoniques. Vous pouvez aussi utiliser d’autres outils de collaboration comme un accessoire de visioconférence doté d’une caméra, de micros et de haut-parleurs.
Les logiciels web de réunion à distance
Il ne suffit pas de disposer des appareils précédents pour participer à des réunions à distance collaboratives ou pour en organiser. Vous devez aussi vous équiper de logiciels spécifiques de communications unifiées. Ils permettent la tenue effective d’une réunion grâce à leur système de fonctionnement.
Choisir un logiciel web de réunion à distance n’est pas toujours simple. Pour vous en sortir, vous devez tenir compte des paramètres comme la qualité vidéo (Full HD) et audio de l’outil ainsi que le nombre de participants accepté. Un logiciel multiplateforme capable de fonctionner depuis un navigateur web est une option non négligeable. Vérifiez également les fonctions de partage à distance de l’outil, son niveau de cryptage des données et son prix.
Au nombre des logiciels efficaces offrant une expérience immersive, il y a Mikogo, TeamViewer. FastViewer Citrix GoToMeeting. Par ailleurs, il existe des logiciels de réunion à distance entièrement gratuits proposant un service d’excellente qualité. Ce sont principalement Skype entreprise, Hangout et Zoom. Ces solutions de collaboration sont en mesure de servir à l’organisation d’une audioconférence.
La vérification de matériel avant la réunion à distance
Les outils utiles à la réunion ayant été mis en place, il faut passer à l’étape suivante. Celle-ci n’est autre que la vérification du matériel. Il est important de s’assurer que tout fonctionne correctement avant d’entamer une conférence vidéo.
Les fonctions de sonorisation
Il est primordial de vous assurer que votre dispositif de sonorisation est fonctionnel. Il est fréquent qu’au cours des réunions à distance, les participants ne reçoivent que des images. Il faut donc vérifier tous les branchements avant la réunion. Une panne pourrait survenir en pleine réunion, déclenchant un stress non avenu. Vous pouvez prendre le temps de réaliser une réunion test quelques minutes avant le début de la visioconférence ou conférence téléphonique.
Les garanties constructeur
Ce volet concerne les personnes ayant fait l’acquisition de leur matériel auprès d’une entreprise spécialisée. La garantie constructeur est une assurance fournie par l’entreprise concernée. Cette assurance permet de profiter d’une réparation des appareils et outils acquis en cas de panne. De plus, vous pouvez les échanger en cas de mauvais fonctionnement.
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