Réexpédition courrier ▷ Comment faire le suivi en entreprise ?

La réexpédition de courrier en entreprise est une pratique importante qui permet de garantir la continuité des opérations, la gestion efficace de la correspondance et la satisfaction des clients. Que ce soit en raison de déménagements fréquents, ou simplement pour éviter de manquer des courriers importants, la réexpédition du courrier offre une flexibilité précieuse, en permettant aux individus de recevoir leur courrier où qu’ils soient

 

 

 

Vous devez réexpédier votre courrier d’entreprise de votre ancienne adresse vers une nouvelle adresse ? Comment bien choisir le type de transfert de courrier dont vous avez besoin ? Quelles sont les démarches administratives à prévoir ? Les questions se multiplient comme les échéances, et il vous faut des informations précises pour mener à bien le déménagement de votre entreprise. Toutes les réponses sur la réexpédition du courrier pour vous.

 

 

La réexpédition du courrier professionnel en entreprise

La Poste propose un service de réexpédition de courrier professionnel (entrant comme sortant) pour un suivi du courrier optimal. Que ce soit pour les particuliers ou les professionnels, la finalité est la même, avec toutefois de nombreuses possibilités différentes. Comme le nom du service l’indique, la réexpédition consiste à transférer du courrier destiné à une adresse de boîte aux lettres vers une autre boîte postale. Cette opération est courante en cas de déménagement vers un nouveau domicile d’entreprise ou en cas d’absence temporaire.

Faire suivre son courrier : la réexpédition temporaire vers une adresse postale

Pour les professionnels, le facteur transfère les courrier d’entreprise chaque jour en catégorie « Lettre prioritaire ». Avec des contrats de réexpédition temporaire internationale, sont concernés : les lettres et colis ordinaires, les lettres recommandés, les catalogues et les publicités de moins de 2 kg. Pour les envois à valeur déclarée, les marchandises, les postréponses et les publicités sans adresse, la réexpédition est impossible.

Ce type de réexpédition de courrier peut aller de 15 jours à 12 mois. L’adresse peut être celle d’un logement en location, d’un hôtel, ou d’un lieu proche de l’adresse définitive. Les prolongations de ce type de contrat font l’objet d’un renouvellement.

Faire réexpédier : la réexpédition définitive vers votre nouvelle adresse

Suite à un déménagement, il est possible de procéder à une réexpédition définitive. Ce type de contrat prend en charge les transferts en intégralité. Les objets pris en charge sont les courriers recommandés comme ordinaires, les colis, publicités, catalogues et documents de presse. Sont exclus de ce service les Chronopost, publicités sans adresse, objets à valeur déclarée. Pour les organismes comme la CAF et la Direction des Impôts, c’est à l’entreprise d’informer du changement d’adresse.

Ce type de réexpédition de courrier de la poste peut aller de 6 mois (renouvelables une fois) à 12 mois (non renouvelables).

Les contrats de réexpédition du courrier en entreprise

La Poste propose deux types de contrats principaux, à portée double pour chacun des contrats. Ainsi, il est possible de choisir entre ces 4 possibilités :

• Le contrat de réexpédition temporaire nationale ;
• Le contrat de réexpédition temporaire internationale ;
• Un contrat de réexpédition définitive nationale ;
• Un contrat de réexpédition définitive internationale.

Notez que ce ne sont pas les seules possibilités. Toutefois, la plupart des entreprises choisissent parmi ces 4 propositions. Un pack déménagement, un contrat de garde du courrier, une réexpédition vers un bureau de poste ou un abonnement de mobilités sont d’autres choix mis à disposition par La Poste. Ces derniers sont beaucoup plus spécifiques. Nous vous invitons à entrer en relation avec les services concernés pour une réponse plus spécifique selon votre situation.

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Témoignage de Serge Estrade, directeur d’Abeillon, client Officéo

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La garde du courrier en entreprise

La garde du courrier permet que l’ensemble du courrier soit stocké dans un bureau de poste. La durée est limitée, de 1 jour à 2 mois seulement. Avec ce type de réexpédition sans adresse pour l’entreprise, le courrier est à récupérer à tout moment, avant la fin du contrat. Cependant, un retrait par anticipation met fin au contrat. Aucun remboursement n’est prévu.

Pour ceux qui ne peuvent ou veulent pas récupérer le courrier de l’entreprise à la poste, l’intégralité est expédiée à l’adresse indiquée à la création du contrat.

Les objets pris en charge par la garde du courrier sont les courriers simples comme recommandés. Pour un recommandé, il est conservé à la poste pendant 15 jours avant renvoi à l’expéditeur. Les presse (journaux et magazines), les courriers de publicité informés et les catalogues sont gardés.

Le renouvellement de la réexpédition du courrier en entreprise

Il est possible de renouvelle un contrat de réexpédition définitive nationale une fois, pour une durée de 6 mois. Les autres contrats ne peuvent faire l’objet d’un renouvellement. Ce renouvellement est payant, et il est à prévoir au moins 5 jours ouvrables avant le terme prévu par la durée du contrat initial.

Pour qu’un contrat de réexpédition définitive nationale d’une durée de 12 mois soit renouvelé, il faut créer un nouveau contrat. Également, pour tous les autres types de contrats, seule une nouvelle souscription est possible pour bénéficier des services au-delà de la période prévue.

Quels sont les prix d’une réexpédition de courrier ?

Chaque service de réexpédition de votre courrier a un prix qui lui est propre. Les tarifs varient d’une offre à l’autre. La réexpédition temporaire nationale de La Poste est facturée entre 25,8 € et 51,5 €. Avec ce même service, mais à l’échelle internationale, comptez entre 81 € (6 mois) et 141 € (1an). Pour un abonnement mobilité, ce service la Poste est facturé 65 € par an. Un Pack Déménagement est chiffré à 40,80 € (6 mois) et 65 € (12 mois).

Quelles démarches administratives effectuer pour la réexpédition définitive ?

En cas de changement d’adresse définitif, il faut impérativement récupérer votre courrier (par transfert automatique ou suivi de la poste) et informer les tiers du changement d’adresse. Si possible par lettre recommandée pour les prestataires clés dans le fonctionnement de l’entreprise. Ceci, pour assurer la continuité de la réception du courrier. Il est en effet fortement conseillé d’informer les administrations françaises (Pôle Emploi, CAF, impôts, CPAM, etc.) et les fournisseurs de votre entreprise.

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Bon à savoir

Sur le site du service public dédié, vous pouvez remplir un formulaire en ligne de déclaration de changement de coordonnées. Ainsi, vous informez rapidement l’ensemble des organismes publics et privés avec lesquels vous êtes habituellement en relation.

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Pour réexpédier le courrier auprès du bon service, adressez-vous aux interlocuteurs appropriés. Vous pouvez vous rendez par exemple au bureau de poste proche de votre ancienne ou nouvelle adresse postale professionnelle. Un agent vous indique alors la procédure à suivre ainsi que les informations à fournir. Sur internet, vous pouvez tout aussi bien aller sur le site de la Poste. Sur ce site, il vous faut simplement depuis votre espace professionnel renseigner l’ancienne adresse et l’adresse actuelle. Ensuite, indiquez la durée pendant laquelle le courrier est à faire suivre.

Il est fortement recommandé de procéder à ce type de démarches administratives au plus tard un mois avant la date prévue du déménagement de votre entreprise.

Quelles démarches administratives effectuer pour la réexpédition temporaire ?

Lorsqu’un service dans votre entreprise déménage de manière temporaire, pour des travaux ou dans des locaux loués, une réexpédition non-définitive peut convenir. Vous pouvez alors décider d’effectuer des démarches pour une réexpédition temporaire de courrier ou faire garder le courrier entrant.

Pour cela, rendez-vous sur le site internet de La Poste, ou directement dans un bureau de poste de votre choix. Ce type de réexpédition de courrier est effectif 5 jours après la demande. Elle est facturée et concerne les pièces mentionnées plus haut.

• Transfert de courrier temporaire en offre standard vers l’international : à partir de 44 €, courrier pesant jusqu’à 2 kilos.
• Garde du courrier en France et Outre-mer : à partir de 23 €, courrier renvoyé 1 jour ouvrable après la fin du contrat.
• Transfert de courrier vers/depuis une poste restante en France et Outre-mer : à partir de 28 €.

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Questions fréquentes