[Optimisation des processus administratifs] SANS EMBAUCHER
Une solution de fond pour un ROI positif, sans embauche
L’optimisation des processus administratifs est une stratégie élaborée afin d’imaginer une solution à un problème de performance dans le service administratif des entreprises dans tous les domaines. L’objectif consiste à atteindre un processus efficient et efficace.
TPE/PME, directeur de BU d’une grande entreprise ou chargé de superviser un pôle administratif très lourd, vous désirez trouver une solution aux problèmes de performance de votre société ? Développer une stratégie d’entreprise efficiente et mettre en œuvre une nouvelle organisation pour gagner en productivité est une préoccupation de chaque instant.
Une modification de l’orchestration des flux pour les équipes administratives permet de diminuer le temps consacré aux tâches sans valeur ajoutée, traiter des cas plus compliqués et plus utiles pour la performance de l’entreprise.
À présent, déléguez l’optimisation des process administratifs de votre entreprise. Gagnez un temps précieux et concentrez-vous sur des missions à plus forte valeur ajoutée pour la croissance de votre entreprise.
L’optimisation des processus administratifs,en 6 étapes
L’optimisation des processus administratifs permet d’empêcher les erreurs administratives et donc éviter des problèmes de performance au sein d’une entreprise.
Afin d’optimiser l’administratif, il est nécessaire de réorganiser les processus administratifs déjà en place, et de s’assurer d’une bonne utilisation des outils que l’on a à disposition. Car ce qu’on oublie, c’est que la lourdeur de certaines administrations provient souvent de la mauvaise analyse de ces processus.
Ainsi, l’optimisation des processus administratifs permet à une entreprise de se libérer de ces « nœuds administratifs » et de prendre davantage de distance afin de pouvoir tout analyser d’une manière plus globale et donc avec plus de légèreté pour l’entreprise.
Prendre du recul, et chercher à améliorer les méthodes de travail en modélisant les processus à votre niveau métier.
Se dégager des saisies manuelles, et éliminer les actions non nécessaires au sein des tâches concernées.
Dématérialiser les informations et les flux au sein de la structure pour faciliter l’utilisateur et la consolidation des données.
Sécuriser l’accès, garantir la pérennité des données et tracer les opérations au sein des processus administratifs à optimiser.
Automatiser et accélérer les flux, la transmission des informations et des alertes pour surveiller les échéances s’il y en a.
Intégrer les processus administratifs au sein du système d’information global.
Exemple d’optimisations de processus administratifs
Pour illustrer l’optimisation de process administratifs, quelques exemples ci-dessous :
- Améliorer la méthode de travail dans les missions quotidiennes,
- traiter les données de manière plus efficace via les outils bureautiques,
- réduire le travail manuel en automatisant les actions,
- dématérialiser les documents pour les gérer plus simplement,
- traiter rapidement et efficacement la réception des factures jusqu’au paiements,
- etc.
Témoignage de Nelly Fourgous, directrice associée de l’Agence Indie, cliente Officéo
O. : Pourquoi avez-vous choisi notre service plutôt qu’un autre ?
N.F. : J’avais déjà eu pas mal d’échos sur la flexibilité dont vous faites preuve. En effet, mon besoin était d’une ou deux interventions seulement par mois. De plus, il était nécessaire de trouver quelqu’un rapidement afin de pouvoir déléguer… c’est justement à ce moment-là que j’ai reçu un email qui décrivait votre solution. Et je n’ai pas été déçue !
Déléguez l’optimisation des processus et gagnez en productivité
L’optimisation des processus administratifs est une solution aux problèmes de performance des entreprises. Il arrive cependant que l’on repousse cette tâche car très chronophage et que l’on préfère se concentrer sur son activité, son cœur de métier. C’est pour ça qu’il est judicieux de la déléguer à une professionnelle.
En optant pour la solution Officéo vous aurez à votre disposition sous 48h et partout en France une assistante pro qui saura optimiser vos process administratifs en fonction de vos besoins et de votre secteur d’activité. Ceci vous permettra d’exploiter au mieux les ressources internes de votre entreprise et ainsi de gagner ainsi en efficacité et productivité.
En choisissant Officéo, vous optez pour une solution plus flexible que l’intérim, plus experte que la sollicitation d’un stagiaire et à la mise en œuvre plus rapide que l’embauche d’un CDD, avec en prime la continuité d’un service de traitement administratif de qualité en cas d’absence.
Pourquoi opter pour la solution Officéo ?
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Nous sélectionnons, pour vous, des profils hautement qualifiés
Des assistants immédiatement opérationnels, qui connaissent votre métier
Mode ultra-flexible
Une solution 100% à la carte
Vous ne payez qu’au temps de travail effectué
Aucun frais d’entrée, coût annexe ou engagement dans la durée
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Une équipe et des outils performants, partout en France
Mise à disposition sous 48H selon votre besoin
Sans embauche
Aucun recrutement
Aucune formalité administrative
Officéo répond à vos questions et vous fait bénéficier d’une solution d’externalisation administrative flexible, experte, et à la mise en œuvre rapide. Vous pouvez nous joindre à votre convenance du lundi au vendredi de 9h à 19h au 01 49 70 98 63.
Comment ça marche ?
Notre spécialité : aider les entreprises à se lancer et leur épargner la corvée de la paperasse administrative.
Nos petits plus : une solution efficace, des tarifs bienveillants, des sourires constamment.
Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.
Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.
Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.
Maximiser la productivité de votre entreprise
Le travail administratif est omniprésent dans toutes les entreprises, mais peut vite devenir contraignant et brider votre productivité. En faisant appel à une professionnelle de l’optimisation des processus administratifs, vous aurez à votre disposition une experte qui sera à même d’analyser les problèmes de performance rencontrés et d’y apporter rapidement les solutions adéquates.
Votre assistante Officéo spécialiste de l’optimisation des processus administratifs, passera en revue pour vous les différents processus administratifs en place dans votre société et mettra en œuvre une nouvelle organisation basées sur les principes de la gestion à valeur ajoutée. Vous gagnerez ainsi un temps précieux que vous pourrez consacrer à votre cœur business.
Votre assistante Officéo se charge aussi de :
- d’augmenter la qualité et la productivité du travail de vos salariés,
- d’optimiser la productivité des différents services de votre entreprise,
- d’éliminer systématique de tout gaspillages,
- de diminuer les délais de traitement en utilisant les outils informatiques adaptés et en optant pour la numérisation,
- de la réduction des coûts (gestion de trésorerie…).
En plus de l’optimisation des processus administratifs, vos assistants Officéo peuvent également vous venir en aide sur les services suivants :
- Gestion des achats ;
- Secrétariat ;
- Assistance de direction ;
- ADV / Relation clients ;
- Gestion comptable & financière.
Pour toutes questions, vous avez le choix :
Optimiser ses processus administratifs en trois questions
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❓ Ai-je besoin d’une société de prestation de services administratifs ?
Si vous possédez un pôle administratif très lourd et que les processus ralentissent la réactivité de votre service, il est temps d’optimiser votre procédé. Le recours à un prestataire extérieur est une solution rapide, économique et efficiente.
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💡 Comment choisir le bon prestataire de service ?
Il est important de recourir à une société de prestation à l’écoute de ses clients et réactive à leurs besoins. Prenez le temps pour évaluer les systèmes de sourcing des assistant.e.s et le suivi de l’expérience cliente.
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⭐️ Comment optimiser les processus administratifs ?
Tout dépend de vos besoins ! En fonction de vos demandes, la société de prestations de services est capable de vous définir précisément les missions précises et le nombre de secrétaires nécessaires à l’optimisation de vos processus administratifs.
On se charge de votre administratif.
