[COMMENT] Créer un tableur excel et une base de données ?

Vous désirez suivre le développement de votre entreprise et avoir une vue d’ensemble de vos KPI d’acquisition, de rétention ou encore financier de votre société ? Mais vous ne disposez pas du personnel suffisant ou du temps pour prendre cette tâche en charge… gagnez du temps en déléguant la création de tableur excel à un(e) secrétaire externalisé(e) Officéo.

Vous aurez ainsi en main rapidement toutes les informations relatives à votre activité professionnelle, n’hésitez donc plus et laissez Officéo s’occuper de vos feuilles de calcul.

I. Votre assistant(e) crée pour vous un tableur Excel adapté à vos besoins

Que vous soyez professionnel libéral (avocat, médecin, architecte etc.), patron de TPE, startups, PME  ou encore directeur de BU dans une grande entreprise, la rapidité de décision est un atout majeur et pour cela il faut avoir les éléments-clés sous les yeux le plus vite possible, d’où l’utilisation du pack Office et de la solution Excel. Néanmoins l’utilisation et la maîtrise de ces outils est parfois chronophage.

Officéo peut vous faire gagner un temps précieux, en mettant à votre disposition, et sous 48h un(e) assistant(e) administratif(ive) expérimenté(e) et polyvalent(e). Grâce aux tableurs qu’elle maîtrise parfaitement, elle sera à même de créer pour vous un dashboard ou un tableur Excel adapté à vos besoins vous permettant :

• de regrouper sur une seule page toutes les informations importantes,
• de trier, lier et regrouper les différentes données ou de les afficher sous forme de graphique en fonction de vos critères,
• de créer très rapidement des feuilles de calcul personnalisées.

Ainsi, d’un simple coup d’œil, vous avez à votre disposition un tableur excel où l’ensemble des cellules vous donne une vue d’ensemble de la situation financière de votre entreprise.

Gardez un œil sur vos finances avec un tableur Excel

Une situation de trésorerie, un suivi de livraison : vous avez tout de suite besoin d’un tableur Excel pour gérer aisément votre entreprise. Grâce à sa maîtrise du tableur Excel, votre assistant(e) peut référencer tous les documents de votre comptabilité en fonction de vos souhaits et des impératifs de votre travail.

Clients, fournisseurs, organismes, factures, paiements seront classés et agencés afin d’optimiser votre temps de travail, les calculs, formules seront tous gérer par votre intervenant Officéo. Si de nouveaux besoins apparaissent, votre assistant(e) est à même de créer pour vous de nouvelles bases de données facilement exploitables.

II. Le contact mailing de votre entreprise à une assistante Officéo

Chacun de vos contacts possède au moins trois adresses : une adresse postale, celle de son site et une adresse électronique… Que vous soyez une association, TPE / startup / PME ou encore une BU de grande entreprise, Officéo peut vous aider à gagner de nouveaux clients en vous permettant d’exploiter de manière optimale la base contact mailing de votre entreprise.

Ainsi, vos commerciaux ou votre Account Manager disposeront d’une base de données mise à jour, ils pourront ainsi exploiter au mieux la mailing list de votre entreprise pour plus d’efficacité. En effet, une mailing list à jour, avec les bonnes adresses, vous permettra de délivrer les bonnes informations aux bonnes personnes, qu’ils s’agissent de clients, fournisseurs ou collaborateurs.

Parce que le contact mailing est d’une importance capitale pour votre entreprise, votre assistante se charge pour vous de créer une base contact regroupant tous vos prospects en fonction de critères spécifiques que vous définissez avec elle. Elle centralise pour vous toutes les informations relatives à vos clients afin d’optimiser vos campagne emailing. Elle tient aussi à jour votre carnet d’adresses et y apporte toutes les modifications et additions nécessaires :

• en regroupant les différentes informations clés sur vos prospects, tel que le nom, le prénom et la profession afin de pouvoir personnaliser vos campagnes emailing,
• en supprimant les doublons,
• en gérant les NPAI,
• en retirant de votre carnet d’adresses les contacts désinscrits ou ayant placé vos emails en spam. 

L’emailing : un outil de communication capital pour votre entreprise

N’oubliez plus personne lors de vos opérations de communication. Une brochure, le développement d’un nouveau produit ou service, un changement d’adresse… tous vos clients et fournisseurs doivent être tenus au courant dans les meilleurs délais. Votre assistante vous aidera à assurer la communication de votre entreprise, grâce à des outils informatiques vous permettant de gérer au mieux votre base contact mailing qu’elle maîtrise parfaitement. Elle saura comment importer les adresses de votre mailing list depuis Outlook, Excel et fichiers CSV.

Si vous êtes un professionnel libéral (médecin, avocat), une TPE, une PME ou une grande entreprise, sa formation de secrétaire, d’Office Manager ou d’assistante spécialisée (comptable, médicale, juridique…) lui permettra en outre de participer à la conception des documents que vous envoyez et d’adapter leurs contenus à votre secteur d’activité.

III. Gestion de base de données, le choix de la performance

Utilisés par de nombreuses entreprises et dans toutes les industries, les bases de données sont notamment utilisées par les compagnies aériennes ou services d’hébergement pour gérer les réservations. La gestion, la production comme les enregistrements médicaux dans les hôpitaux ou légaux dans les compagnies d’assurances. Dans une utilisation plus large, les agences gouvernementales, grandes entreprises ou les universités utilisent également des bases.

L’analyse et le tri de vos données clients peut se révéler chronophage. Ne perdez pas votre temps et choisissez de déléguez le tri et la gestion de votre base de données d’entreprise à un assistant.

Officéo  mettra à votre disposition sous 48h et partout en France un assistant expérimenté, qui prendra en charge la création et la gestion BDD de votre entreprise. Définissez avec lui les critères d’agencement et de classement de vos données et il créera pour vous une base de données adaptée à vos besoins.

Les garanties Officéo

Une gestion de base de données clients externalisée efficacement

Moyen de contact privilégié des clients et des entreprises, l’email gagne de plus en plus de terrain face au traditionnel coup de fil. Pour répondre à cette demande croissante, l’externalisation prend tout son sens. Nos assistants Officéos se sont forgés une véritable expertise dans la gestion des flux de courriels, une gérance de plus en plus lourde et complexe.

Une base de données d’entreprise est une véritable mine d’information et un précieux outil de suivi de votre clientèle et prospects. Elle vous permet de dégager des critères précis afin de savoir quels prospects ou clients cibler en priorité et ainsi augmenter votre chiffre d’affaire. Vous maîtrisez ainsi vos données et vous pouvez créer des campagnes marketing sur mesure adaptées à vos besoins.

Votre assistant Officéo se charge pour vous :

• Réduire les délais de traitement et optimiser le suivi de vos dossiers ;
• Développer vos relations clients et votre déploiement sur le marché ;
• Saisir, trier et analyser vos données ;
• Créer une base de données regroupant tous vos contacts clients et prospects ;
• Assurer au sein de votre cabinet une parfaite fluidité de la production ;
• Classer les informations de votre base de données en fonction de critères définis avec vous.
• Gérer toutes les modifications ou additions à apporter à votre carnet d’adresse.
• Mettre à jour régulièrement la base de données.
• Nettoyer la bdd en assurant le dédoublonnage et en effaçant les erreurs de la base.

Vos bases de données sont crées et gérées pour vous permettre de gérer vos contacts, développer votre activité commerciale et gagner de nouveaux clients.

Besoin d’aide sur la gestion de votre administratif ? Au delà de la maîtrise du tableur Excel et de la gestion de vos base de données, les assistant(e)s administratif(ive) Officéo sont compétents sur les travaux de secrétariat suivants  :

• Le classement et archivage des documents administratifs,
• La rédaction de documents, la mise en forme et corrections sur Word, Excel et Powerpoint,
• Faire vos comptes-rendus de réunions,
• La prise de notes et la rédaction de comptes-rendus de réunion,
• La création et la gestion de bases de données.

Pour toutes questions n’hésitez pas à prendre contact avec nous.

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