Comment créer un Google Sheets ?
– Et d’autres fonctionnalités basiques ! –
Google Sheets, ca vous parle ? Dans cette série dédiée à la maîtrise de cet outil courant pour les tâches administratives et l’organisation professionnelle, partons du début. Comment créer rapidement un document Google Sheets ? Est-il possible de faire quelques manipulations basiques pour gagner du temps dès les premiers pas ? Mode d’emploi.
Créer un document Google Sheets
Depuis votre espace Gmail
Tout en haut à droite se trouve un point d’interrogation, avec à sa droite une grille à 9 cases, puis votre photo. Cliquez sur cette grille pour voir apparaître tous les programmes de la suite bureautique google de votre compta. Parmi eux se trouve Google Drive. Rendez-vous dans cet espace.
Une fois dans l’espace « Mon Drive », vous pouvez y créer un nouveau document Google Sheets. Vous devez à présent faire Clic-droit, aller vers « Google Sheets » puis sélectionner « Feuille de calcul vierge » ou « À partir d’un modèle » selon le besoin.
Dans la Galerie de modèles, il est possible de créer ses propres modèles et les partager. La galerie de modèle propose les templates suivants :
- Professionnel : facture, feuille d’heures hebdomadaire, états financiers, suivi de budget annuel, note de frais, bon de commande, planification des rotations, gestionnaire de la relation client.
- Gestion de projet : diagrammes de Gantt, calendrier de projet, suivi de projet, calendrier relatif au marketing événementiel.
- Personnel : liste de tâches, budget annuel, budget mensuel, agenda, planning, planification du voyage, planification du mariage, composition de l’équipe, sondage.
- Enseignement : suivi des devoirs.
Depuis votre espace Drive
Les manipulations sont les mêmes que depuis l’explication précédente, lors de l’arrivée dans l’espace personnel Google Drive.
Depuis cet espace, il est possible de créer facilement des feuilles de calcul Google Sheets, mais aussi enregistrer un fichier, l’afficher, le renommer, créer une copie ou le télécharger. Notez qu’un fichier Excel est compatible avec un Google Sheets. Vous pouvez aussi aisément convertir d’un format à l’autre si besoin.
Les raccourcis utiles
Pour créer un élément dans l’espace Google Drive, vous pouvez utiliser des raccourcis de clavier.
- Créer une nouvelle feuille de calcul : Maj + s ;
- Créer un nouveau dossier : Maj + f.
Pour accéder à la liste des raccourcis claviers disponibles dans Google Sheets (mais aussi Google Docs et Slides), appuyez sur Ctrl + / (Windows, Chrome OS) ou sur ⌘ + / (Mac). Si vous souhaitez faire une recherche depuis les menus, il faut cette fois appuyer sur Alt + / (Windows, Chrome OS) ou sur Option + / (Mac).
Vous pensez tenir la route avec la manipulation de la Suite Google ? D’ailleurs, vous connaissez Google Sheets sur le bout des doigts ? Venez nous montrer ce que vous savez faire. Nous vous attendons, pour garder les meilleurs.
Créer une liste déroulante dans un Google Sheets
Sur ordinateur, commencez par ouvrir une nouvelle feuille de calcul. Sélectionnez la ou les cellules que vous comptez utiliser pour faire une liste déroulante. Ensuite, allez dans Données > Validation des données.
Au moment de choisir les critère, vous pouvez décider de deux choses : soit de créer une liste à partir d’une page blanche, soit à partir d’éléments à saisir. Ces éléments sont à séparer par des virgules, sans espace après chaque virgule.
Ensuite, une flèche vers le bas apparaît sur les cellules. Vous pouvez masquer la flèche, en décochant la case « Afficher une liste déroulante dans la cellule ».
Il se peut qu’à la saisie d’informations extérieures à la liste, un message d’avertissement signale une erreur. Dans le cadre d’une utilisation avec plusieurs personnes, pour que des éléments de la liste seule soient utilisez, modifiez en cochant « Refuser la saisie » sur l’option « En cas de données incorrectes ».
Créer un menu déroulant dans une cellule Google Sheets
Depuis une feuille Google Sheets, cliquez sur Données > Validation des données. À côté de « Critères », choisissez une des deux options possibles. Soit une liste crée à partir d’une place avec une sélection de cellules à inclure dans la liste, soit une liste d’éléments séparés par des virgules. Là encore, il ne faut pas mettre un espace après la virgule.
Suite à cela, une flèche vers le bas apparaît sur les cellules. Pour masquer la flèche, il suffit de décocher la case « Afficher une liste déroulante dans la cellule ».
Pour aller plus loin :
- Pourquoi Word et Excel sont-ils privilégiés en entreprise ?
- Comment utiliser un classeur Excel en entreprise ?
- Comment utiliser Google Sheets au bureau ?
- Les fonctionnalités indispensables de Google Sheets ;
- Figer une ligne sur Google Sheets ;
- Figer une colonne sur Google Sheet ;
- Faire un graphique sous Google Sheets comme un pro ;
- Faire les calculs élémentaires sur google sheet ;
- Créer une liste déroulante dans google sheets ;
- Calculer les jours fériés sur google spreadsheet.
Besoin d’aide pour gérer votre administratif ou vos outils de bureautique courants ? Vos équipes sont opérationnelles, mais vous avez besoin d’un coup de pouce de temps en temps en cas de congé, d’absence, ou pic d’activité ?
On se charge de votre administratif.
