[SAISIE DE DONNĂES] 4 raisons de l'externaliser đĄ
La saisie de donnĂ©es, un processus fondamental dans l’automatisation des systĂšmes, aide Ă l’amĂ©lioration et Ă la prĂ©cision des informations. Cette pratique consiste Ă collecter et Ă enregistrer les donnĂ©es relatives Ă une organisation afin d’y mener diverses analyses. Le but final Ă©tant d’optimiser l’efficacitĂ© et la qualitĂ© des opĂ©rations, tout en Ă©vitant les fuites de donnĂ©es. Vous l’aurez compris, dans cet article, on vous en dit un peu plus sur la saisie de donnĂ©es !
 Les donnĂ©es administratives et comptables sont clĂ©s au sein de toute structure. Elles offrent un aperçu prĂ©cieux sur l’Ă©volution des activitĂ©s et sont parfois conservĂ©es sous forme de documents papier. Cependant, face au risque de perte de ces informations vitales, les entreprises sont de plus en plus nombreuses Ă opter pour une numĂ©risation, facilitant l’accĂšs Ă ces donnĂ©es et amĂ©liorant la sĂ©curitĂ© de ces derniĂšres. La saisie de donnĂ©es devient un intournable dans le monde professionnel mais demande toutefois beaucoup de rigueur et de minutie, devenant souvent chronophage pour les entreprises. De ce fait, pour se dĂ©lester de cette charge tout en garantissant son exĂ©cution impeccable, de nombreuses entreprises choisissent de confier cette tĂąche Ă des professionnels indĂ©pendants. C’est votre cas ? Vous ĂȘtes au bon endroit car OfficĂ©o vous propose de prendre en charge la saisie de vos donnĂ©es. Concentrez-vous sur votre cĆur de mĂ©tier et confiez vos tĂąches administratives chronophages Ă un expert du mĂ©tier !
Qu’est-ce que la saisie des donnĂ©es ?
La saisie de donnĂ©es ou saisie informatique dans le secrĂ©tariat, consiste Ă collecter manuellement des donnĂ©es relatives Ă une organisation et de les intĂ©grer dans un format numĂ©rique facile d’accĂšs. La retranscription de donnĂ©es est une tĂąche qui demande une sĂ©rieuse considĂ©ration, car aucune erreur ou fausse information ne doit ĂȘtre intĂ©grĂ©e dans la base de donnĂ©es. Avec la dĂ©mocratisation de l’informatique, les entreprises sont davantage amenĂ©es Ă effectuer une bonne gestion de leurs donnĂ©es, celles ci Ă©tant capitales au bon dĂ©veloppement de toute sociĂ©tĂ©. Les donnĂ©es en questions sont gĂ©nĂ©ralement relatives aux rapports, aux documents juridiques, aux documents fiscaux et aux documents administratifs. Elles sont saisies et stockĂ©es pour pouvoir ĂȘtre utilisĂ©es Ă tout moment.
La saisie des données a pour objectifs :
- Numériser des informations pour les rendre accessibles et exploitables :
- Créer des bases de données pour stocker, organiser et analyser des données ;
- Faciliter le traitement et la gestion de l’information.
Quels sont les types de saisie de données ?
Il existe plusieurs méthodes de saisie de données, chacune adaptée à chaque besoin spécifique :
- La saisie manuelle : La mĂ©thode traditionnelle, oĂč un opĂ©rateur utilise un clavier et une souris pour entrer les donnĂ©es. Bien qu’elle puisse ĂȘtre prĂ©cise, elle est souvent chronophage et sujette aux erreurs humaines.
- La saisie automatique : Cette méthode utilise des technologies comme la Reconnaissance Optique de CaractÚres (OCR) pour convertir des documents numérisés en texte éditable, ou des lecteurs de codes-barres pour capturer des informations rapidement.
- La saisie en ligne ou le Web Scraping : C’est l’extraction automatisĂ©e de donnĂ©es Ă partir de sites web. Cette technique est utile pour collecter de grandes quantitĂ©s d’informations disponibles publiquement.
C’est quoi un opĂ©rateur de saisie de donnĂ©es ?
Un opĂ©rateur de saisie est un spĂ©cialiste dans la saisie informatique. Il est chargĂ© d’entrer, de mettre Ă jour et de maintenir des informations dans des bases de donnĂ©es. En outre, son rĂŽle consiste Ă pointer, classer et vĂ©rifier des documents importants tels que des manuscrits ou des enregistrements. Il utilise des systĂšmes informatiques spĂ©cialisĂ©s pour l’enregistrement des donnĂ©es, qu’elles soient alphanumĂ©riques, numĂ©riques ou comptables. LâopĂ©rateur de saisie doit par ailleurs, avoir certaines compĂ©tences qui sont nĂ©cessaires pour lâexercice de son mĂ©tier comme :
- MaĂźtriser les logiciels de transcription ;
- Prendre des notes, les structurer et les retranscrire ;
- Savoir prioriser ses tĂąches et avoir un sens dâorganisation et de rigueur ;
- MaĂźtriser les outils informatiques et bureautiques ;
- Savoir rédiger des comptes rendus de réunion.
Les logiciels de saisie de données
Le choix du bon logiciel est essentiel pour une saisie de données efficace. Voici quelques exemples de type de logiciels couramment utilisés :
- Les logiciels de Tableur (Excel, Google Sheets) : IdĂ©aux pour la saisie et l’organisation de donnĂ©es simples, ils offrent des fonctionnalitĂ©s de calcul et de visualisation de base.
- SystĂšmes de Gestion de Bases de DonnĂ©es (SGBD) comme Access ou encore MySQL : Conçus pour stocker et gĂ©rer de grandes quantitĂ©s de donnĂ©es structurĂ©es, ils permettent des requĂȘtes complexes et une meilleure intĂ©gritĂ© des donnĂ©es.
- Les logiciels OCR (Adobe Acrobat, ABBYY FineReader) : Spécialisés dans la conversion de documents numérisés en texte éditable, ils facilitent la saisie de données à partir de documents papier.
- Les outils de Web Scraping (Beautiful Soup, Scrapy) : Permettent d’automatiser la collecte de donnĂ©es Ă partir de sites web, en respectant les conditions d’utilisation et les contraintes lĂ©gales.
Les critĂšres pour choisir un logiciel de saisie de donnĂ©es incluent les fonctionnalitĂ©s, la facilitĂ© d’utilisation, la compatibilitĂ© avec les systĂšmes existants, le coĂ»t, et le support technique.
Les avantages de l’externalisation de la saisie de donnĂ©es
La retranscription de donnĂ©es, bien qu’importante reste trĂšs chronophage et peut ralentir l’activitĂ© d’une entreprise. L’accent doit ĂȘtre mis sur la minutie et la rigueur afin de mener Ă bien cette tĂąche. Ainsi, externaliser sa saisie de donnĂ©es Ă un expert qualifiĂ© peut s’avĂ©rer ĂȘtre la solution idĂ©ale. Voyons ensemble les principaux avantages de l’externalisation de la saisie de donnĂ©es :
Se concentrer sur son cĆur de mĂ©tier
Pour demeurer compĂ©titives tout en se faisant une place de choix auprĂšs de leur clientĂšle, les sociĂ©tĂ©s doivent sâoccuper des tĂąches les plus primordiales au niveau interne. Celles qui sont secondaires comme la saisie de donnĂ©es comptables ou le traitement de texte, malgrĂ© leur importance, doivent ainsi ĂȘtre confiĂ©es Ă des experts disposant des outils bureautiques adaptĂ©s. Faire appel Ă un professionnel spĂ©cialisĂ© pour la saisie de ces donnĂ©es est ainsi lâune des bonnes mĂ©thodes pour se recentrer sur son cĆur de mĂ©tier ;
Variabiliser ses coĂ»tsÂ
Lorsque la saisie de donnĂ©es est dĂ©lĂ©guĂ©e Ă un professionnel extĂ©rieur, lâentreprise ne paie quâun coĂ»t fixe selon les missions quâelle dĂ©lĂšgue. Elle nâa pas Ă allouer un espace supplĂ©mentaire, ni Ă gĂ©rer plus de charges salariales sur le long terme.
Eviter les process de recrutement
Lâentreprise se voit gĂ©nĂ©ralement dans lâobligation de recruter afin de se concentrer sur ses missions principales. Le processus de recrutement en lui-mĂȘme est chronophage Ă©tant donnĂ© quâil faut passer par plusieurs Ă©tapes dont :
- LâĂ©laboration et le partage de lâavis de recrutement ;
- La réception et le tri des candidatures ;
- La réalisation des entretiens ;
- La mise en place des tests dâaptitude.
En contactant une secrĂ©taire externe pour les missions de saisie de donnĂ©es, lâentreprise nâa plus Ă faire tout cela car la sociĂ©tĂ© de prestation prend cela en charge. Un gain de temps non nĂ©gligeable.
Profiter dâun meilleur traitement des donnĂ©es professionnelles
La saisie des donnĂ©es par un professionnel spĂ©cialisĂ© ou par un service de secrĂ©tariat Ă domicile permet Ă toute entreprise dâĂ©viter la perte des informations les plus indispensables Ă son bon fonctionnement.
La saisie de données chez Officéo
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Témoignage de Catherine Cardoen, Responsable Relation Client et Marketing au Cetim, cliente Officéo
O. : depuis quand et dans quels buts Officéo vous accompagne ?
C.C. : Jâai commencĂ© Ă utiliser officĂ©o depuis plusieurs annĂ©es, ça doit faire au moins plus de dix ans. Notre service achats mâa recommandĂ© les services dâOfficĂ©o pour des missions dâaide Ă la saisie et dâenregistrement dans notre base de donnĂ©es. Je consomme OfficĂ©o quotidiennement pour plusieurs types de missions. : une mission au quotidien avec un assistant qui nous aide sur la partie enregistrement et mise Ă jour de la partie CRM, ainsi que des projets plus ponctuels comme la caractĂ©risation de bases de donnĂ©es, le phoning, etc.
Pourquoi choisir OfficĂ©o pour l’externalisation de mon secrĂ©tariat ?
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Questions fréquentes
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đČ âQuel est le salaire d’un opĂ©rateur de saisie ?
Un opĂ©rateur de saisie peut toucher un salaire pouvant aller jusqu’Ă 2 292 euros bruts par mois.
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đâ Comment devenir opĂ©rateur de saisie ?
Pour devenir opĂ©rateur de saisie, un diplĂŽme de niveau bac ou Ă©quivalent est souvent requis, mais cela peut varier en fonction de l’employeur. Il est Ă©galement essentiel d’avoir des compĂ©tences en dactylographie et en bureautique, notamment en maĂźtrise de logiciels spĂ©cifiques au mĂ©tier.
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đ Comment optimiser le processus de saisie de donnĂ©es ?
L’optimisation passe par l’automatisation, la standardisation des processus, la formation du personnel, le contrĂŽle qualitĂ© rĂ©gulier, et l’utilisation des technologies appropriĂ©es.
Pour en savoir plus :
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