[VIDEO] L’externalisation de la gestion du courrier expliquée en 2 min

Qu’est ce que la gestion administrative du courrier ?

La gestion du courrier, qu’elle soit électronique ou papier, est une activité cruciale pour toute entreprise. C’est une fonction support de l’entreprise, c’est pourquoi on parle de « gestion administrative » du courrier. Chacune des organisation doit rigoureusement ouvrir la totalité des lettres et mails reçus, les libeller, les trier, puis y répondre avant de les archiver (de les numériser au besoin). C’est par le courrier que passent toutes les informations légales et indispensables à la vie d’une entreprise (avis d’imposition, mises à jour fiscales, mises en demeure, convocations, factures fournisseurs…). Manquer une information importante ou ne pas répondre à un courrier dans les délais peut amener à des sanctions graves (amendes, procédures judiciaires, sanctions administratives…).

Importance de la gestion courrier

La gestion courrier est la clé pour une organisation efficace au sein de l’entreprise. En effet, cette tâche qui peut paraître anodine permet à l’entreprise d’éviter des erreurs coûteuses. Son importance est donc conséquente : un traitement rapide et structuré des courriers entrants et sortants permet de répondre aux demandes dans les temps, d’archiver les documents importants et de suivre les actions nécessaires. Cela garantit non seulement une communication fluide entre les services et partenaires mais aussi la conformité avec les obligations légales notamment en matière de confidentialité et de conservation de documents. Ainsi, une gestion de courriers rigoureuse optimise les processus internes et contribue à une meilleure productivité globale.

Comment optimiser la gestion du courrier ?

L’optimisation de la gestion du courrier est essentielle pour gagner en efficacité et réduire le temps consacré à cette tâche souvent chronophage. Avec l’évolution technologique, il est désormais possible de simplifier et d’automatiser de nombreux aspects de cette gestion, qu’il s’agisse du courrier électronique ou physique. Voici quelques stratégies clés pour améliorer la gestion du courrier dans une entreprise :

• Numérisation : Numérisez les courriers entrants pour faciliter leur archivage et réduire l’usage du papier, tout en gérant les factures papier qui nécessitent encore un traitement physique.
• Automatisation : Utilisez des outils pour trier, organiser et rediriger automatiquement les courriers électroniques afin d’éviter l’encombrement des boîtes mail.
• Centralisation : Attribuez une adresse mail spécifique à chaque service pour mieux organiser et catégoriser les courriers.
• Suivi des échéances : Mettez en place un système de suivi pour les courriers importants afin de respecter les délais.
• Optimisation du courrier sortant : Utilisez des modèles pré-remplis et automatisez les envois récurrents pour gagner du temps et garantir la cohérence.

La gestion électronique du courrier pour booster votre productivité

À l’heure du tout numérique, la gestion électronique du courrier s’impose comme un levier essentiel pour moderniser les échanges au sein de l’entreprise. Fini les piles de courriers à trier manuellement ou les documents égarés dans les méandres d’un bureau : grâce à une solution centralisée, l’ensemble des courriers entrants et sortants est numérisé, classé automatiquement et accessible en quelques clics.

Cette organisation simplifiée permet non seulement de réduire considérablement le temps de traitement, mais aussi d’améliorer le suivi et la traçabilité des échanges. Résultat : une meilleure coordination entre les équipes, une réactivité accrue face aux demandes, et une image plus professionnelle auprès des partenaires externes.

Adopter une gestion électronique du courrier, c’est faire un pas vers des processus plus fluides, plus sûrs, et plus performants. Un gain stratégique pour toutes les entreprises qui souhaitent structurer leur croissance et maîtriser leur flux d’informations.

Quels sont les outils ou logiciels disponibles pour la gestion du courrier ?

À l’ère du numérique, des solutions technologiques avancées sont disponibles pour optimiser la gestion de votre courrier électronique et papier. Les logiciels de numérisation et de gestion de documents tels que Adobe Document Cloud et DocuWare facilitent l’archivage et la distribution électronique. Des systèmes comme Microsoft Outlook et Google Workspace simplifient la communication et la coordination des tâches, tandis que des outils spécifiques comme Mail Manager et Stamps.com proposent des fonctions de suivi des envois et de gestion des frais d’affranchissement.

Ces technologies permettent non seulement une gestion plus efficace mais aussi plus sécurisée du courrier, répondant aux besoins de rapidité et de conformité des entreprises.

Pourquoi externaliser la gestion du courrier à un secrétaire indépendant ? 4 avantages

Confier la gestion du courrier à un salarié n’est pas avantageux pour l’entreprise. Opter pour l’externalisation auprès d’un assistant administratif permet de bénéficier d’un service flexible, expert et fiable qui vous donne la possibilité de variabiliser vos coûts. Voici pourquoi  :

Flexibilité : La gestion du courrier demande peu de temps, ce qui rend inutile un salarié à temps plein. Externaliser cette tâche permet d’ajuster les heures selon les besoins, offrant ainsi une grande flexibilité.

Expertise : La gestion de courrier demande une grande organisation et la rigueur. Or, un employé qui exerce cette mission en plus de son travail risque de faire des erreurs (par manque de temps ou méconnaissance du système de classement).

Fiabilité : Certains prestataires de services, notamment les entreprises spécialisées, assurent la continuité de service, même en changeant l’assistant en charge de votre courrier. C’est un atout qui permet de ne pas perdre de temps à ré expliquer les proccess de l’entreprise.

Variabilité des coûts : L’externalisation évite les coûts liés aux ressources humaines (recrutement, formation, charges patronales) et les avantages sociaux, réduisant ainsi les dépenses de l’entreprise.

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Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

En bref…

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