Gestion administrative du courrier ▷ Solution rapide et sécurisée ✔️
La gestion administrative du courrier en entreprise, c’est-à-dire son traitement, classement et archivage dès réception électronique ou papier, est essentielle pour ne manquer aucune information. Néanmoins, c’est une procédure qui peut-être chronophage pour la direction. C’est à ce moment que peut intervenir l’externalisation de la gestion de courrier offrant ainsi de nombreux avantages en termes d’efficacité, de réduction des coûts et de flexibilité.
Sommaire
- Notre solution d’externalisation du courrier
- Qu'est ce que la gestion administrative du courrier ?
- Quels sont les outils ou logiciels disponibles pour la gestion du courrier ?
- Comment optimiser la gestion du courrier en entreprise ?
- Pourquoi externaliser la gestion du courrier à un secrétaire indépendant ? 4 avantages
- Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain
- Pourquoi choisir Officéo pour ma gestion courrier ?
- En bref
[VIDEO] L’externalisation de la gestion du courrier expliquée en 2 min
Notre solution d’externalisation du courrier
Vous êtes submergé par les mails et courriers administratifs, les factures de vos fournisseurs et les réclamations de vos clients ? La gestion de votre courrier entrant et sortant prend du retard, vous risquez de manquer des deadlines importantes qui pourraient impacter votre activité ? Une mauvaise gestion de votre courrier peut entraîner des erreurs coûteuses et une perte de temps, surtout lorsque le volume des documents à traiter est important. Pas de panique.
Déléguez le tri, la numérisation, l’archivage ou encore la mise sous pli de vos courriers auprès d’un assistant administratif Officéo, fiable, agile et expert. Simplifiez votre quotidien et assurez-vous que chaque pièce de correspondance est exactement là où elle doit être.
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Qu’est ce que la gestion administrative du courrier ?
La gestion du courrier, qu’elle soit électronique ou papier, est une activité cruciale pour toute entreprise. C’est une fonction support de l’entreprise, c’est pourquoi on parle de « gestion administrative » du courrier. Chacune des organisation doit rigoureusement ouvrir la totalité des lettres et mails reçus, les libeller, les trier, puis y répondre avant de les archiver (de les numériser au besoin). C’est par le courrier que passent toutes les informations légales et indispensables à la vie d’une entreprise (avis d’imposition, mises à jour fiscales, mises en demeure, convocations, factures fournisseurs…). Manquer une information importante ou ne pas répondre à un courrier dans les délais peut amener à des sanctions graves (amendes, procédures judiciaires, sanctions administratives…).
Comment optimiser la gestion du courrier
Aujourd’hui, chacun des services d’une entreprise possède une adresse mail attitrée qui permet de lui adresser directement le courrier sans polluer le reste de l’entreprise. Chaque salarié doit tout de même créer des catégories et libellés pour ne pas se retrouver submergé par des mails inutiles et perdre les informations importantes. Certains outils peuvent vous aider à organiser votre boîte mail.
La part du courrier papier reçu a largement diminuée ces vingt dernières années. Cependant, 80% des factures restent envoyées au format papier et de nombreuses procédures administratives restent encore à numériser. La réception de ce courrier est souvent à la charge de la direction, ce qui est chronophage et l’éloigne de son cœur de métier. C’est pourquoi il est préférable de faire appel à une secrétaire de direction ou à un Office Manager pour prendre en charge, entre autres missions, la gestion administrative du courrier.
Quels sont les outils ou logiciels disponibles pour la gestion du courrier ?
À l’ère du numérique, des solutions technologiques avancées sont disponibles pour optimiser la gestion de votre courrier électronique et papier. Les logiciels de numérisation et de gestion de documents tels que Adobe Document Cloud et DocuWare facilitent l’archivage et la distribution électronique. Des systèmes comme Microsoft Outlook et Google Workspace simplifient la communication et la coordination des tâches, tandis que des outils spécifiques comme Mail Manager et Stamps.com proposent des fonctions de suivi des envois et de gestion des frais d’affranchissement.
Ces technologies permettent non seulement une gestion plus efficace mais aussi plus sécurisée du courrier, répondant aux besoins de rapidité et de conformité des entreprises.
Pourquoi externaliser la gestion du courrier à un secrétaire indépendant ? 4 avantages
Confier la gestion du courrier à un salarié n’est pas avantageux pour l’entreprise. Opter pour l’externalisation auprès d’un assistant administratif permet de bénéficier d’un service flexible, expert et fiable qui vous donne la possibilité de variabiliser vos coûts. Voici pourquoi :
Flexibilité
La gestion du courrier est une mission qui n’implique qu’un faible volume horaire de travail ; il n’est pas nécessaire d’employer un temps plein pour l’opérer. Néanmoins, confier cette charge à un salarié interne à l’entreprise est parasite pour votre productivité. Ainsi, faire appel à un prestataire de services pour la gestion de votre courrier est la solution parfaite : du fait du contrat de prestation, vous pouvez moduler le volume horaire de travail de l’assistant en fonction de votre besoin, quelques heures par semaine, quelques heures par mois.
Expertise
La gestion de courrier demande une grande organisation et la rigueur. Or, un employé qui exerce cette mission en plus de son travail risque de faire des erreurs (par manque de temps ou méconnaissance du système de classement).
Fiabilité
Certains prestataires de services, notamment les entreprises spécialisées, assurent la continuité de service, même en changeant l’assistant en charge de votre courrier. C’est un atout qui permet de ne pas perdre de temps à ré expliquer les proccess de l’entreprise.
Variabilité des coûts
En faisant appel à un solution d’externalisation, il n’y a pas de coûts RH à prendre en charge (recrutement, turn-over, formation…). L’entreprise ne paye pas de charges patronales sur la mission lorsqu’elle signe un contrat de prestation puisque l’assistant ne fait pas partie de sa masse salariale. Ce dernier ne bénéficie donc pas des avantages sociaux (tickets restaurants, mutuelles…) destinés aux employés de l’entreprise. Ceux-ci peuvent représenter jusqu’un tiers du revenu net de l’employé.
Pourquoi choisir la solution Officéo ?
Vous n’avez pas le temps de tout lire ? Officéo vous résume sa solution d’externalisation de tâches administratives.
Quels avantages vous offre notre solution et pourquoi devriez-vous opter pour celle-ci ?
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Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain
O. : Quelles sont les missions réalisées ? Y a-t-il eu une évolution depuis le début des prestations ?
L. M. : Il y a des missions régulières et des missions ponctuelles. Pour les missions régulières, il s’agit de la gestion de courrier, du traitement des factures et de la gestion des frais généraux du site. L’archivage et le suivi des contrats fournisseurs font aussi partie des missions courantes. Des missions ponctuelles, comme la recherche de cadeaux de Noël pour les employés, ont pu également apparaître.
Pourquoi choisir Officéo pour ma gestion courrier ?
Nous vous proposons un service d’assistance administrative clé en main, agile, fiable et expert..
Notre entreprise vous offre un service de prestation déployable en 48h qui s’appuie sur le travail d’un assistant indépendant ou d’un squad/binôme d’assistants, sur site ou à distance, en fonction de votre besoin. Nos assistants sont des professionnels formés et aguerris aux métiers de l’administratif. Leurs compétences ont été vérifiées en amont par nos soins, à travers une batterie de tests.
Nos Accounts Managers sont tiers de confiance entre vous et l’assistant. Ils s’assurent de la qualité du travail fourni lors de la mission en récoltant vos retours (par téléphone, email ou applicatif dédié). Après chaque mission, un compte-rendu auquel vous avez accès dans votre espace personnel et sécurisé est rédigé par l’assistant.
Une surcharge de travail inattendue ? Une absence de votre assistant ? Ou un souhait stratégique d’externaliser une des fonction support de votre entreprise pour vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée ? Pas de soucis, votre contrat de prestation s’adapte à votre besoin et est modulable à tout moment.
En cas d’imprévu, nous sommes en capacité de remplacer immédiatement l’assistant, en assurant la continuité de service. Enfin, nous nous adaptons à votre structure : l’assistant peut tout aussi bien travailler 70h par semaine que 70h par mois, en horaire décalées et ceci de manière ponctuelle ou dans la durée.
Officéo, c’est aussi un service sans aucuns frais masqués : pas de coûts RH (recrutement, turn-over), pas de charges patronales… Chez nous, vous n’avez à faire à aucun coût fixe, ils sont tous variables.
Comment ça marche ?
Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.
Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.
Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.
Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !
En bref
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📨 C’est quoi la gestion administrative du courrier ?
La gestion administrative du courrier consiste à effectuer des tâches qui permettent la réception, le tri, le traitement, la rédaction et la mise sous pli pour faciliter l’envoi du courrier dans une entreprise.
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🔎 Comment gérer le courrier en entreprise ?
Le courrier en entreprise est généralement géré par le service courrier ou les assistants administratifs du service secrétariat. Pour une organisation efficace, il faut prendre en compte plusieurs étapes : le tri initial, la numérotation, le classement physique, le classement électronique et enfin l’archivage.
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