[FORMALITÉS ADMINISTRATIVES] Externalisez et gagnez du temps

Les démarches et formalités administratives ce sont toutes les actions qu’un particulier ou un professionnel peut faire afin d’obtenir un acte administratif en passant par les institutions de l’Etat ou des organismes publics et privés.

Les obligations administratives sont le lot de toute entreprise. L’ensemble de ces démarches peut parfois paraître insurmontable pour n’importe qui ! Pour cela, confiez le traitement de vos démarches et formalités administratives liées à la gestion d’une entreprise à un assistant professionnel.

Qu’est-ce que les démarches et formalités administratives en entreprise ?

Les démarches et formalités administratives comprennent toutes les actions que peut effectuer un professionnel ou un particulier en vue d’obtenir un document administratif par le biais des institutions et des administrations publiques ou privées. Il est possible d’effectuer des démarches administratives soit pour l’obtention d’un document d’identité par exemple, soit pour des déclarations de tout type.

Une aide aux démarches administratives appropriée

Votre entreprise évolue , fait face à des imprévus et cela engendre une quantité de démarches administratives que ni vous, ni votre équipe existante, n’avez pas le temps de gérer ? Quel que soit votre besoin, nos assistants sont à même d’y répondre. Opérationnels dès le début de la mission, ils s’appliquent aux différentes procédures de l’administration.

• L’identification et définitions des démarches administratives à venir : votre secrétaire prépare l’ensemble des documents justificatifs nécessaires pour les différentes obligations relatives à une entreprise. Fini les retards et les oublis sur vos déclarations !
• Le traitement et l’envoi des documents administratifs : votre assistant.e se charge lui-même de la déclaration, de la rédaction des formalités ainsi que de remplir les formulaires associés, comme la déclaration de TVA, une demande d’aides financières. Il ou elle les transmet par la suite aux différents organismes référents.
• La mise en conformité des pièces administratives : les obligations ainsi qu’une entreprise, évoluent sans cesse. De ce fait votre assistant.e met aux normes les formalités administratives de votre société.

Si vous le souhaitez, votre assistant.e peut mettre en place un calendrier des différentes échéances administratives. Il est également possible que votre assistant.e administratif.ve se déplace au sein des établissements de service public (assurance-maladie, préfecture etc) si cela est nécessaire.

Comment gérer les formalités administratives ?

Chaque démarche et chaque formalité administrative doit être traitée en temps et en heure, ainsi il est important d’avoir une organisation pointue.

Cette tâche est prenante et l’organisation est nécessaire afin de rassembler les informations nécessaires à envoyer.

Pour gérer les formalités administratives d’une manière optimale et efficace, suivez les étapes suivantes :

• Définissez les procédures que vous allez devoir gérer ;
• Identifiez les organismes et les institutions concernées ;
• Déterminez la fréquence de cette démarche : ponctuelle ou récurrente et les actions qui y sont liées ;
• Etablissez un calendrier et fixez les échéances afin d’avoir une vue d’ensemble et ne pas perdre de vue vos deadlines.

Pourquoi externaliser la gestion des démarches administratives ?

L’externalisation administrative (ou outsourcing) représente pour l’entreprise le fait de déléguer certaines tâches qui relèvent de la gestion administrative à un prestataire de services externe. Pourquoi externaliser ? En plus du gain de temps remarquable et des économies non négligeables à réaliser, quels sont les raisons qui doivent motiver l’entreprise à externaliser ses démarches administratives ?

1. Se concentrer sur son cœur d’activité: l’objectif premier reste de développer l’activité de l’entreprise. En effet, perdre du temps sur des tâches et des démarches administratives vous éloignera davantage de votre objectif. Ainsi, externaliser les missions administratives de l’entreprise vous permet non seulement de développer le business mais aussi de vous rapprocher de vos résultats ;
2. Gagner en productivité : si l’entreprise connaît un pic d’activité ponctuel ou récurrent qui ne nécessite pas un recrutement en CDI ou en CDD, l’externalisation et le choix le plus judicieux. En effet, en optant pour un externe vous gagnerez du temps sur les formalités administratives et le processus de recrutement et vous gagnerez en organisation mais aussi en productivité ;
3. Profiter des compétences d’un expert: votre prestataire de services, Officéo, vous fournit les meilleurs profils adaptés à vos besoins. Ainsi, vous allez confier vos démarches et formalités administratives à des professionnels qui vont tout mettre en œuvre pour optimiser au mieux votre gestion administrative en entreprise ;
4. Réaliser des économies: déléguer vos activités administratives vous permet de réduire considérablement les coûts en entreprise et de prendre le temps nécessaire pour embaucher en interne.

Témoignage de Cécile Vialle, cliente Officéo

« Contrairement à des services de mise en relation, Officéo propose une solution clé en main. On sélectionne pour nous une assistante qui correspond parfaitement au type de mission proposée. Par ailleurs, Officéo se distingue par son suivi de projet et la réactivité de son service, même en période estivale ! »

Témoignage complet

En savoir plus sur notre solution

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Les avantages de la solution Officéo

Flexibilité totale

• Garanti sans impact sur la masse salariale ;
• 0 contingence sociale, 0 gestion RH ;
• Pas d’engagement de volume horaire ou de durée ;
• Une totale efficacité économique ;
• Sans embauche.

Sourcing premium

• Profils experts sélectionnés pour votre projet ;
• Immédiatement opérationnels sur site ou à distance ;
• Intervenants qualifiés aux références établies.

Fiabilité

• Remplacement immédiat en cas d’absence ou d’imprévu ;
• Prestation pilotée par Officéo via un Account Manager dédié ;
• Continuité de service garantie.

Rapidité et ubiquité

• Service opérable sous 48H si besoin ;
• Une solution disponible partout en France.

N’hésitez pas à nous contacter via ce formulaire ou au 01 49 70 98 63

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Comment ça marche ?

Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.

Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.

Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.

Une solution sans engagement où vous ne payez que ce que vous consommez !

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La gestion de votre secrétariat

Plus qu’un métier, nos assistants Officéo possèdent une véritable vocation pour l’aide aux démarches administratives. Avec au minimum 6 ans d’expérience de services aux entreprises, nos assistants aguerris vous déchargent de l’ensemble de votre gestion administrative. Ainsi, ils interviennent dans l’ensemble des tâches relatives à la tenue de votre secrétariat :

• Classement documents entreprise ;
• Gestion du courrier et des emails ;
• Permanence téléphonique ;
• Saisie de données ;
• Rédaction de comptes rendus ;
• Rédaction et mise en forme de texte ;
• Secrétariat bilingue.

La solution Officéo

Depuis plus de 12 ans, Officéo accompagne un grand nombre de professionnels dans le développement et la gestion de leur activité professionnelle. Grande entreprise, petite et moyenne entreprises, professionnel libéral et auto-entrepreneur, nous font confiance.

• Bénéficiez de compétences garanties via des assistants polyvalents et expérimentés dans votre secteur d’activité.
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Questions fréquentes