[SAISIE DE DONNÉES] 4 logiciels & 4 avantages clés

La saisie de données est un processus consiste à transcrire des informations à partir de sources variées vers des systèmes de données numériques. Cette tâche peut impliquer la conversion de données papier en format électronique, la mise à jour de bases de données, ou l’entrée de données issues de recherches ou de relevés.

La saisie de données est une tâche simple à réaliser, il suffit de disposer d’un outil informatique et du personnel adapté. Mais elle est chronophage. Pour s’en libérer tout en s’assurant qu’elle soit bien faite, les entreprises décident principalement de la confier à un professionnel extérieur.

En entreprise, les données administratives et comptables sont d’une très grande importance. Elles renseignent sur divers éléments, dont l’évolution des activités. Elles sont généralement archivées sous la forme de documents classiques en papier. 

Pour éviter de perdre les plus importantes, les sociétés s’engagent alors à les saisir au format numérique. Elles passent ainsi à la case de saisie d’informations ou de données.  

 

 

 

Saisie de données : définition

Avec la démocratisation de l’informatique, les entreprises sont davantage amenées à effectuer une bonne gestion de leurs données, elles sont capitales au bon développement de toute société. Les données en questions sont généralement relatives aux rapports, aux documents juridiques, aux documents fiscaux et aux documents administratifs. Elles sont saisies et stockées pour pouvoir être utilisées à tout moment. 

La saisie de données ou saisie informatique dans le secrétariat consiste alors à une collecte de données mais aussi à intégrer toutes les informations présentes dans un document de l’entreprise dans un appareil électronique (ordinateur portable ou de bureau). L’opération s’effectue ainsi manuellement à l’aide d’un ordinateur et de certains logiciels. Les données sont stockées dans la mémoire de l’outil informatique. Mais pour plus de sécurité, plusieurs sociétés achètent des espaces Cloud dans lesquels elles effectuent leurs sauvegardes. La saisie ou la retranscription de données est une tâche qui mérite une sérieuse considération, car aucune erreur ou fausse information ne doit être intégrée dans la base de données. Le professionnel qui réalise cette mission de saisie de données est hors de l’entreprise. Autrefois, l’entreprise s’en chargeait au niveau interne. Mais depuis qu’internet s’est généralisé, recourir aux services d’un professionnel extérieur est l’une des meilleures options.

Quels sont les types de saisie de données ?

Une opératrice de saisie de données travaille sur différents types de supports de collecte de données et manipule différents types de données. La saisie de données requiert beaucoup d’attention et de concentration et de précision pour éviter toutes les éventuelles erreurs. Ainsi, l’opérateur de saisie est tenu à être suffisamment compétent et expert pour assumer cette tâche.

Parmi les différents types de données qu’il est amené à saisir, on distingue :

• Données monétaires: ça concerne toutes les saisies des montants en devise. Ce type de données est utilisé dans le secteur de la comptabilité.
• Données numériques: il s’agit de toutes les données composées uniquement de chiffres.
• Données de date et heure : ce sont des données saisies selon un format prédéfini : JJ/MM/YY ou MM/JJ/YY. Ces données concernent par exemple les dates de naissance, les dates d’événements, etc.
• Formules: c’est un type de données combinant des données numériques et alphabétiques. Les formules sont des expressions complexes à saisir avec beaucoup de précision.
• Données type caractère ou texte: ces données sont formées uniquement de caractères alphabétiques. C’est le type de données le plus utilisé dans quasiment tous les domaines.

N.B. : si une cellule est destinée pour un type de données particulier, par exemple des données numériques, elle ne pourra pas accepter de données de type caractères alphabétiques. Si une cellule est conçue pour un type de données, elle n’est pas en mesure de recueillir un type différent. Cela vaut aussi pour les autres types.

Comment faire la saisie des données informatiques, commerciales ou comptables ?

La saisie de données est une tâche très prenante et fastidieuse, les entreprises ainsi optent pour l’externalisation afin de se libérer du temps qualifié et augmenter leur chiffre d’affaire.

Deux solutions sont possibles pour effectuer la saisie de données :

Opérateur de saisie des données

Un opérateur de saisie est un expert et un spécialiste de l’ordinateur, il saisit des données ou des documents, des manuscrits ou des enregistrements afin de stocker toutes ces données, les numériser ou simplement pour enrichir et alimenter une base de données.

Son rôle consiste à pointer, classer et vérifier des documents essentiels à la saisie des informations pour un service de l’entreprise. Il utilise des outils informatiques pour l’enregistrement des données alphanumériques, numériques et comptables. L’opérateur de saisie peut être amené, selon la taille de l’entreprise, à gérer le tri et le traitement du courrier ainsi que les commandes et les stocks de bureau.

L’opérateur de saisie doit être rigoureux et organisé pour classer les documents et prioriser les tâches qui lui sont confiées. Il doit, par ailleurs, profiter de compétences cruciales qui sont nécessaires pour l’exercice de son métier comme : 

• Maîtriser les logiciels de transcription ;
• Prendre des notes, les structurer et les retranscrire ;
• Savoir prioriser ses tâches et avoir un sens d’organisation et de rigueur ;
• Maîtriser les outils informatiques et bureautiques ;
• Savoir rédiger des comptes rendus de réunion ;
• Connaître les méthodes de classement et d’archivage ;
• Maitriser les logiciels de traitement de texte, etc.

Logiciel de saisie de données

Plus de cassement de tête, débrassez-vous de la saisie manuelle des données, cette tâche fastidieuse et chronophage grâce à un logiciel de saisie de données. Ce dernier vous fournit des outils d’extraction, de vérification et de transfert automatiques des informations vers une base de données sur ordinateur.

Logiciel	Description
ElectroNeek Studio IDE	Une plateforme d’automatisation complète et un logiciel de saisie de données très avancé qui permet aux professionnels de détecter des opportunités d’automatisation en termes de saisie de données et créer ainsi des robots pour les tâches de saisie de données récurrentes. Son utilisation est compatible avec tous les métiers et ne requiert aucune compétence en informatique. Il a été classé en 2020 dans le top 10 des logiciels de saisie de données.
Jotform	Fini la saisie manuelle des données, place à la gestion automatique des données de votre entreprise.Jatform est un logiciel très puissant pour générer des formulaires en ligne et faciliter la collecte de données. Il vous permet de stocker d’organiser les soumissions dans une base de données afin de conserver toutes les données de formulaire en un seul endroit. Il est possible d’y intégrer des applications pour une synchronisation avec vos différents comptes en ligne.
Rossum	Ce logiciel d’extraction de données de facturation utilise l’intelligence artificielle, il est personnalisable et facile à intégrer aux processus d’une entreprise. Il est en mesure de collecter des données de n’importe quelle facture sans configuration de modèle préalable. Il vous permet de gagner en temps et en productivité grâce à une rapidité 6 fois supérieure à la saisie manuelle. Il offre la possibilité de faire une intégration manuelle via RPA ou API.
Forms On Fire	Un logiciel qui permet la numérisation des formulaires et des flux de travail grâce à une plateforme cloud. Une solution accessible sur bureau et mobile, intuitive et facile à utiliser. Il est très convoité par les équipes informatiques et de direction, car cette solution d’assistance permet une mise en œuvre rapide avec un prix réduit.

Pourquoi confier la saisie de donnée à une entreprise spécialiste ?

Dans un environnement en perpétuelle évolution, la concurrence est rude. Les entreprises doivent se focaliser sur le cœur de leur métier pour avoir une chance de demeurer compétitives. Pour cela, elles doivent déléguer les tâches secondaires, dont la saisie de données, à des professionnels disponibles et spécialisés. Il peut s’agir d’une opérateur de saisie de texte par exemple.

Pour se concentrer sur son cœur de métier

Pour demeurer compétitives tout en se faisant une place de choix auprès de leur clientèle, les sociétés doivent s’occuper des tâches les plus primordiales au niveau interne. Celles qui sont secondaires comme la saisie de données comptables ou le traitement de texte, malgré leur importance, doivent ainsi être confiées à des experts disposant des outils bureautiques adaptés.  Effectuées en interne, ces tâches secondaires représentent une énorme perte de temps. C’est une tâche beaucoup plus chronophage lorsqu’il y a une quantité importante de documents à saisir. Faire appel à un professionnel spécialisé pour de la saisie de ces données est ainsi l’une des bonnes méthodes pour se recentrer sur les missions les plus cruciales et à forte valeur ajoutée. 

Pour faire davantage d’économies

Réaliser l’enregistrement des données professionnelles au niveau interne est généralement coûteux. L’entreprise doit s’équiper d’outils et de logiciels puissants. Elle doit aussi recruter du personnel et lui allouer un espace dédié. Ce sont d’importantes postes de dépenses. Lorsque la saisie de données est déléguée à un professionnel extérieur, l’entreprise ne paie qu’un coût fixe selon les missions qu’elle délègue. Elle n’a pas à louer plus d’espaces pour proposer des bureaux à ses personnels. Elle n’a pas non plus à gérer plus de charges salariales sur le long terme. En réalité, les frais des missions de saisie de données par un secrétaire indépendant évoluent selon le nombre de documents à saisir. De plus, il existe des professionnels proposant diverses réductions à partir d’un certain nombre de documents à numériser. Il est alors possible de contrôler davantage le budget de la société. 

Pour éviter de recruter

Saisir d’importantes données professionnelles au niveau interne exige des ressources humaines conséquentes. L’entreprise se voit généralement dans l’obligation de recruter afin de se concentrer sur ces missions principales. Le processus de recrutement en lui-même est chronophage étant donné qu’il faut passer par plusieurs étapes dont :

• L’élaboration et le partage de l’avis de recrutement ;
• La réception et le tri des candidatures ;
• La réalisation des entretiens ;
• La mise en place des tests d’aptitude.

Il y a également d’importantes démarches administratives relatives à tout recrutement. L’entreprise doit également penser à la formation de son nouveau personnel. En contactant un professionnel externe pour les missions de saisie de données, l’entreprise n’a plus à faire tout cela. Elle évite de perdre du temps précieux et de l’argent. 

Pour profiter d’un meilleur traitement des données professionnelles

La numérisation de documents exige l’exploitation de certains équipements à la pointe de la technologie. Un prestataire extérieur les a déjà et il les exploite pour mener à bien les missions qui lui sont confiées. Il est possible de lui confier le traitement des documents les plus complexes. Par ailleurs, la saisie des données par un professionnel spécialisé ou par un service de secrétariat à domicile permet à toute entreprise d’éviter la perte des informations les plus indispensables à son bon fonctionnement. Il faut dire que cette solution permet à la société de disposer d’une base de données fiable et accessible à tout moment.

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Ca m’intéresse

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Les avantages de l’externalisation de la saisie des données à un agent professionnel

Dans un premier temps, la société se libère d’une tâche chronophage. Elle se fie au professionnalisme d’un prestataire compétent pour que la saisie de ses données soit réalisée avec le plus grand soin.  

De plus, l’entreprise ne subit aucune pression budgétaire par rapport à la saisie des données par un professionnel extérieur. Le métier est démocratisé ; il est désormais possible de jouir de différentes offres et formules. 

Le chef d’entreprise n’a simplement qu’à comparer les offres les plus intéressantes selon les missions à confier et son budget pour enfin choisir le prestataire proposant la meilleure offre. L’entreprise se constitue une base de données pérenne. 

Le prestataire externe pour l’enregistrement des données a une parfaite connaissance des outils les plus adaptés (Word et Excel par exemple) au traitement de tous les types de documents. 

De plus, les prestataires évoluant dans cette branche peuvent s’occuper d’un nombre important de documents tout en respectant le cahier de charges de l’entreprise qui les a contactés. Ils intègrent des procédures de relecture et de vérification afin de veiller à la qualité de la prestation de saisie.

Les risques liés à la gestion extérieure de la saisie de données

Confier la saisie des données professionnelles à un prestataire extérieur à temps plein n’est pas sans risques. La perte de la confidentialité de certaines informations constitue l’un des risques principaux. C’est pour cela que le chef d’entreprise doit s’assurer que son prestataire est équipé pour faire face aux éventuelles attaques de pirates. Dans la plupart des cas, introduire une clause de confidentialité dans le contrat de prestation de saisie de données est utile et pratique. Il y a aussi un risque lié à la déformation des données professionnelles lors de leur saisie des factures par exemple. Il est en effet impératif que les informations soient enregistrées telles qu’elles sont présentes dans les documents, particulièrement s’il s’agit de documents fiscaux. Le prestataire doit assurer la mise en place de plusieurs niveaux de vérification des données pour éviter cela. 

Comment choisir son prestataire pour de la saisie de données ?

Le choix d’un prestataire professionnel pour la saisie de données n’est pas toujours simple. Il existe en effet plusieurs experts sur le marché proposant des offres variées. Pour dénicher la bonne offre, il faudra se pencher sur divers éléments. 

Tenir compte du pays du prestataire

La localisation géographique est l’une des conditions les plus importantes à prendre en considération lorsque vient le moment de choisir son professionnel en saisie de données. Plusieurs entreprises font le choix d’un prestataire localisé dans la même région qu’elles. Cette option porte ses avantages, notamment la proximité et la possibilité de faire une rencontre physique et téléphonique pour mieux expliquer le plan de traitement des missions. De plus, en local, il est beaucoup plus simple de prendre en compte l’efficacité du prestataire.  Par contre, de nombreuses autres entreprises choisissent de faire appel à un professionnel installé dans une autre région ou un autre continent. Elles profitent ainsi des offres les plus accessibles côté budget. La qualité du service demeure optimale. 

Vérifier les compétences du prestataire extérieur en saisie de données

Pour garantir la qualité de la prestation de saisie de données, le chef d’entreprise doit tenir compte des compétences du professionnel avant de l’engager. Il faut ainsi se renseigner sur les outils informatiques dont dispose le prestataire. Il faudra également considérer ses techniques de prise de notes. Si le chef d’entreprise fait recours à une agence ou société spécialisée dans le domaine, il doit s’informer des techniques de recrutement adoptées par celle-ci. Les profils des salariés ainsi que les formations qui leur sont proposées sont autant d’éléments à prendre en compte.

Vérifier les outils du prestataire

La saisie de données est une tâche bien simple. Mais elle doit être réalisée avec des outils adaptés. Il convient alors de prendre en compte les interfaces, les équipements informatiques ainsi que les logiciels dont se sert le professionnel. Ces éléments doivent être d’excellente qualité si le chef d’entreprise veut jouir d’une prestation fiable. 

Les certifications d’un bon prestataire en saisie de données

La saisie de données n’est pas spécifiquement encadrée par des certifications. Cependant, lorsque le prestataire dispose de certaines certifications, il est beaucoup plus fiable. Si l’agence a la certification ISO 9001, cela veut dire qu’elle respecte un référentiel de qualité et s’engage à proposer à ses clients des prestations conformes aux exigences réglementaires. Un prestataire efficace est également celui qui est en règle avec le RGPD. Il doit ainsi tenir un registre de traitement et le mettre régulièrement à jour. Il doit également respecter les procédures de modifications et de suppression des données.

Le respect du secret professionnel

Il s’agit là d’une qualité indissociable du profil d’un bon prestataire extérieur en saisie de données. Ce professionnel aura accès à des informations confidentielles ou non ; il doit alors s’assurer de les garder secrets. Il doit aussi respecter la propriété intellectuelle des données ainsi que les délais de stockage et de destruction de celles-ci après leur traitement. En cela, il peut être important de faire figurer ces clauses dans le contrat de prestation de saisie de données. Confier la saisie des données à un professionnel est une bonne option. Elle permet à l’entreprise qui l’adopte de se focaliser sur les tâches les plus importantes en interne, de conserver sa compétitivité sur le marché tout en fournissant des prestations de qualité. Mais, cette solution n’est pas sans risques. Les cerner permet de les éviter davantage.

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Questions fréquentes sur la mission de saisie de données