Votre entreprise connaît un pic d’activité en ce moment mais vous avez l’impression de passer votre temps en réunion et de ne pas avancer ? Vous enchaînez les réunions sans arriver à prendre des notes claires et concises ? Vous devez préparer la réunion d’Assemblée Générale (AG) de votre entreprise et vous voulez rester pleinement concentré pendant l’échange ?

Pourquoi ne pas faire appel à notre solution d’assistance administrative ? Nos assistants rédigent pour vous les comptes-rendus de réunion, et peuvent au besoin, soutenir administrativement l’organisation de votre réunion. Dans cet article, découvrez notre solution mais aussi notre modèle de compte-rendu de réunion.

Qu’est-ce qu’un compte rendu de réunion ?

Le compte-rendu de réunion est un document écrit qui synthétise les informations échangées lors d’une réunion. Il formalise les discussions, les décisions prises et les actions à mener.

Il se prépare en amont de la réunion et permet de donner l’ordre du jour en début de réunion, puis de synthétiser les actions à mener une fois la réunion clôturée. Tous les participants peuvent le rédiger mais en général, une seule personne est désignée : c’est rarement la personne qui présente la réunion qui se charge de faire le compte-rendu. S’il y a possibilité, le plus simple est d’avoir une assistante administrative (ou de direction pour les grosses réunions) dédiée.

Pourquoi rédiger un compte rendu de réunion ?

Le compte rendu de réunion est un document essentiel pour plusieurs raisons :

• Mémoriser les décisions : Il permet de garder une trace écrite des décisions prises et des actions à entreprendre.
• Informer les absents : Il informe les personnes qui n’ont pas pu assister à la réunion des points importants discutés.
• Assurer le suivi : Il sert de référence pour le suivi des actions et des projets.
• Garantir la transparence : Il favorise la transparence et la communication au sein de l’équipe.

Quelles informations doivent figurer sur un compte rendu de réunion ?

Un compte rendu de réunion efficace doit impérativement inclure les éléments suivants :

Les informations de base 

• Les date, heure et lieu de la réunion ;
• Les noms et fonctions des participants (présents et absents) ;
• L’ordre du jour.

Le contenu de la réunion 

• Les résumés des discussions et des points clés abordés ;
• Les décisions prises et les actions à entreprendre ;
• Les noms des responsables de chaque action et échéances ;
• Les éventuels points en suspens ou à revoir lors d’une prochaine réunion.

Les informations complémentaires

• Les documents distribués ou présentés pendant la réunion ;
• Les date et heure de la prochaine réunion, si applicable.

Comment rédiger un compte rendu efficace ?

Vous devez prendre en compte plusieurs éléments et étapes pour rédiger une mise en page de compte-rendu de réunion claire et efficace

1. Préparation : Avant la réunion, préparez un modèle de compte rendu avec les informations de base (date, heure, participants, ordre du jour) et familiarisez-vous avec l’ordre du jour.

2. Prise de notes : Pendant la réunion, prenez des notes claires et concises. Notez les décisions, les actions à entreprendre et les personnes responsables. Si possible, enregistrez la réunion (avec l’accord de tous).

3. Rédaction : Après la réunion, rédigez le compte rendu en utilisant vos notes (et l’enregistrement, si disponible). Soyez clair, précis et objectif.

4. Relecture : Relisez attentivement le compte rendu pour corriger les erreurs et vous assurer qu’il est complet.

5. Diffusion : Diffusez le compte rendu à tous les participants et aux personnes concernées.

Pendant la rédaction, la structure doit être claire (l’utilisation de titres et sous-titres par exemple peut contribuer à organiser l’information) et le langage précis et concis (pour éviter toute ambiguïtés).

Un compte-rendu de réunion bien rédigé permet d’anticiper les objectifs et le travail à venir, tout en servant de base à l’élaboration des prochaines réunions !

Les outils et ressources utiles pour un compte rendu efficace

De nombreux outils peuvent vous aider à rédiger des comptes rendus de réunion plus efficacement :

• Les logiciels de traitement de texte : Microsoft Word, Google Docs, etc.
• Les applications de prise de notes : Evernote, OneNote, Google Keep, etc.
• Les outils de gestion de projet : Trello, Asana, Monday.com….
• Logiciels de transcription audio : Otter.ai, Noota…
• Les outils de réunion virtuelle incluant l’enregistrement et les transcription: Zoom, Google meet, Microsoft Teams…

Exemples et modèles de comptes rendus de réunion

Un compte-rendu de réunion peut être personnalisé en fonction de l’entreprise et du projet mené, tant qu’il reste professionnel. Il existe cependant des modèles et types différents mais certaines clauses comme la date, le lieu, l’heure, les participants et l’ordre du jour de la réunion sont tout de même essentiels ! 

Pour vous aider, voici quelques exemples et modèles gratuit de comptes rendus de réunion :

• [Modèle de compte rendu de réunion simple]
• [Modèle de compte rendu de réunion détaillé]
• [Exemple de compte rendu de réunion de projet]

---

Préparer une réunion et rédiger un compte-rendu : la solution Officéo

Les cadres passent en moyenne 27 jours par an en réunion, et une réunion sur quatre aboutit à une prise de décision !  Une préparation performante est la condition « sine qua non » de la réussite de votre réunion. Donnez-vous les moyens d’organiser une réunion porteuse d’efficacité et faites appel à une assistante Officéo pour vous décharger de ce volet administratif !

Menez à bien tous vos projets

Parfois à l’issue d’une réunion, les décisions adoptées ne semblent pas claires pour l’ensemble des participants et les objectifs à atteindre ne sont pas convenablement définis. Un temps précieux passé à la trappe.

Vous avez besoin d’un compte-rendu qui vous permettra de retranscrire les échanges et ainsi apporter la clarté dont tout le monde a besoin pour mettre en place le plan d’action de l’entreprise. Cependant la rédaction de compte-rendu est bien souvent chronophage.

Votre assistant Officéo sait comment rédiger un compte-rendu de réunion bien structuré et synthétique, qui constitue une base de travail pour vos prochaines réunions. Comptez sur un support de communication interne à l’entreprise irréprochable.

Rassurez vos collaborateurs

La présence d’une personne externe est souvent rassurante pour les équipes, membres d’associations, ou délégués présents. Ainsi, pour des réunions publiques, une séance du conseil municipal, de conseil d’administration, ou encore un conseil communautaire : vous pouvez préférer l’intervention d’une personne externe pour retranscrire des sujets sensibles.

Officéo, l’assistance administrative experte, agile et fiable

Nous vous proposons un service d’assistance administrative clé en main, agile, fiable et expert..

Notre entreprise vous offre un service de prestation déployable en 48h qui s’appuie sur le travail d’un assistant indépendant ou d’un squad/binôme d’assistants, sur site ou à distance, en fonction de votre besoin. Nos assistants sont des professionnels formés et aguerris aux métiers de l’administratif. Leurs compétences ont été vérifiées en amont par nos soins, à travers une batterie de tests.

Nos Accounts Managers sont tiers de confiance entre vous et l’assistant. Ils s’assurent de la qualité du travail fourni lors de la mission en récoltant vos retours (par téléphone, email ou applicatif dédié). Après chaque mission, un compte-rendu auquel vous avez accès dans votre espace personnel et sécurisé est rédigé par l’assistant.

Une surcharge de travail inattendue ? Une absence de votre assistant ? Ou un souhait stratégique d’externaliser une des fonction support de votre entreprise pour vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée ? Pas de soucis, votre contrat de prestation s’adapte à votre besoin et est modulable à tout moment.
En cas d’imprévu, nous sommes en capacité de remplacer immédiatement l’assistant, en assurant la continuité de service. Enfin, nous nous adaptons à votre structure : l’assistant peut tout aussi bien travailler 70h par semaine que 70h par mois, en horaire décalées et ceci de manière ponctuelle ou dans la durée.

Officéo, c’est aussi un service sans aucuns frais masqués : pas de coûts RH (recrutement, turn-over), pas de charges patronales… Chez nous, vous n’avez à faire à aucun coût fixe, ils sont tous variables.

---

Les avantages d’un assistant Officéo

---

Officéo, comment ça marche ?

Une solution sans engagement où vous ne payez que ce que vous consommez !

---

Questions fréquentes

Au delà du compte-rendu, vous avez d’autres besoin de secrétariat ?

Secretariat comptable	Classement de documents
Services généraux	Formalités administratives
Saisie de données	Secrétariat externalisé