▷ Quand faut-il faire de la saisie de données en télétravail ?
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Quand effectuer de la saisie de données en télétravail ?

où s'installer comme naturopatheEn entreprise, les données administratives et comptables sont d’une très grande importance. Elles renseignent sur divers éléments, dont l’évolution des activités. Elles sont généralement archivées sous la forme de documents classiques en papier. Pour éviter de perdre les plus importantes, les sociétés s’engagent alors à les saisir au format numérique. Elles passent ainsi à la case de saisie d’informations ou de données. 

La saisie de données est une tâche simple à réaliser, il suffit de disposer d’un outil informatique et du personnel adapté. Mais elle est chronophage. Pour s’en libérer tout en s’assurant qu’elle soit bien faite, les entreprises décident principalement de la confier à un professionnel en télétravail.

La saisie de données en télétravail : qu’est-ce que c’est ?

Avec la démocratisation de l’informatique depuis quelques années, les habitudes ont bien changé dans les entreprises. Ces dernières sont davantage amenées à effectuer une bonne gestion de leurs données, elles sont capitales au bon développement de toute société. Les données en questions sont généralement relatives aux rapports, aux documents juridiques, aux documents fiscaux et aux documents administratifs. Elles sont saisies et stockées pour pouvoir être utilisées à tout moment.

La saisie de données ou saisie informatique dans le secrétariat en télétravail consiste alors à intégrer toutes les informations présentes dans un document de l’entreprise dans un appareil électronique (ordinateur portable ou de bureau). L’opération s’effectue ainsi manuellement à l’aide d’un ordinateur et de certains logiciels. Les données sont stockées dans la mémoire de l’outil informatique. Mais pour plus de sécurité, plusieurs sociétés achètent des espaces Cloud dans lesquels elles effectuent leurs sauvegardes. La saisie ou la retranscription de données est une tâche qui mérite une sérieuse considération, car aucune erreur ou fausse information ne doit être intégrée dans la base de données.

Le professionnel en télétravail qui réalise cette mission de saisie de données est hors de l’entreprise. Autrefois, l’entreprise s’en chargeait au niveau interne. Mais depuis qu’Internet s’est généralisé, recourir aux services d’un professionnel extérieur en télétravail est l’une des meilleures options.

Pourquoi confier la saisie de donnée en télétravail à un professionnel ?

Dans un environnement en perpétuelle évolution, la concurrence est rude. Les entreprises doivent se focaliser sur le cœur de leur métier pour avoir une chance de demeurer compétitives. Pour cela, elles doivent déléguer les tâches secondaires, dont la saisie de données, à des professionnels disponibles et spécialisés. Il peut s’agir d’une opératrice de saisie par exemple.

Pour se concentrer sur son cœur de métier

Pour demeurer compétitives tout en se faisant une place de choix auprès de leur clientèle, les sociétés doivent s’occuper des tâches les plus primordiales au niveau interne. Celles qui sont secondaires comme la saisie de données comptables ou le traitement de texte, malgré leur importance, doivent ainsi être confiées à des experts disposant des outils bureautiques adaptés. 

Effectuées en interne, ces tâches secondaires représentent une énorme perte de temps. C’est une tâche beaucoup plus chronophage lorsqu’il y a une quantité importante de documents à saisir. Faire appel à un professionnel en télétravail pour de la saisie de ces données est ainsi l’une des bonnes méthodes pour se recentrer sur les missions les plus cruciales et à forte valeur ajoutée. 

Pour faire davantage d’économies

Réaliser l’enregistrement des données professionnelles au niveau interne est généralement coûteux. L’entreprise doit s’équiper d’outils et de logiciels puissants. Elle doit aussi recruter du personnel et lui allouer un espace dédié. Ce sont d’importantes postes de dépenses. Lorsque la saisie de données est déléguée à un professionnel extérieur en télétravail, l’entreprise ne paie qu’un coût fixe selon les missions qu’elle délègue. Elle n’a pas à louer plus d’espaces pour proposer des bureaux à ses personnels. Elle n’a pas non plus à gérer plus de charges salariales sur le long terme.

En réalité, les frais des missions de saisie de données en télétravail ou par un secrétaire à domicile évoluent selon le nombre de documents à saisir. De plus, il existe des professionnels proposant diverses réductions à partir d’un certain nombre de documents à numériser. Il est alors possible de contrôler davantage le budget de la société. 

Pour éviter de recruter

Saisir d’importantes données professionnelles au niveau interne exige des ressources humaines conséquentes. L’entreprise se voit généralement dans l’obligation de recruter afin de se concentrer sur ces missions principales. Le processus de recrutement en lui-même est chronophage étant donné qu’il faut passer par plusieurs étapes dont :

  • L’élaboration et le partage de l’avis de recrutement ;
  • La réception et le tri des candidatures ;
  • La réalisation des entretiens ;
  • La mise en place des tests d’aptitude.

Il y a également d’importantes démarches administratives relatives à tout recrutement. L’entreprise doit également penser à la formation de son nouveau personnel. En contactant un professionnel en télétravail pour les missions de saisie de données, l’entreprise n’a plus à faire tout cela. Elle évite de perdre du temps précieux et de l’argent. 

Pour profiter d’un meilleur traitement des données professionnelles

La numérisation de documents exige l’exploitation de certains équipements à la pointe de la technologie. Un prestataire extérieur en télétravail les a déjà et il les exploite pour mener à bien les missions qui lui sont confiées. Il est possible de lui confier le traitement des documents les plus complexes.

Par ailleurs, la saisie des données par un professionnel en télétravail ou par un service de secrétariat à domicile permet à toute entreprise d’éviter la perte des informations les plus indispensables à son bon fonctionnement. Il faut dire que cette solution permet à la société de disposer d’une base de données fiable et accessible à tout moment.


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Contacter un professionnel en télétravail pour de la saisie de données : les avantages

Confier la saisie des données ou de sa facturation à un professionnel offre de nombreux avantages. Dans un premier temps, la société se libère d’une tâche chronophage. Elle se fie au professionnalisme d’un prestataire compétent pour que la saisie de ses données soit réalisée avec le plus grand soin. 

De plus, l’entreprise ne subit aucune pression budgétaire par rapport à la saisie des données par un professionnel extérieur. Le métier est démocratisé ; il est désormais possible de jouir de différentes offres et formules. Le chef d’entreprise n’a simplement qu’à comparer les offres les plus intéressantes selon les missions à confier et son budget pour enfin choisir le prestataire proposant la meilleure offre. 

L’entreprise se constitue une base de données pérenne. Le prestataire en télétravail pour l’enregistrement des données a une parfaite connaissance des outils les plus adaptés (Word et Excel par exemple) au traitement de tous les types de documents. De plus, les prestataires évoluant dans cette branche peuvent s’occuper d’un nombre important de documents tout en respectant le cahier de charges de l’entreprise qui les a contactés. Ils intègrent des procédures de relecture et de vérification afin de veiller à la qualité de la prestation de saisie.

Les risques liés à la gestion extérieure de la saisie de données

Confier la saisie des données professionnelles à un prestataire extérieur à temps plein n’est pas sans risques. La perte de la confidentialité de certaines informations constitue l’un des risques principaux. C’est pour cela que le chef d’entreprise doit s’assurer que son prestataire est équipé pour faire face aux éventuelles attaques de pirates. Dans la plupart des cas, introduire une clause de confidentialité dans le contrat de prestation de saisie de données est utile et pratique.

Il y a aussi un risque lié à la déformation des données professionnelles lors de leur saisie des factures par exemple. Il est en effet impératif que les informations soient enregistrées telles qu’elles sont présentes dans les documents, particulièrement s’il s’agit de documents fiscaux. Le prestataire doit pouvoir mettre en place plusieurs niveaux de vérification des données pour éviter cela. 

Comment choisir son prestataire en télétravail pour de la saisie de données ?

Le choix d’un prestataire professionnel en télétravail pour la saisie de données n’est pas toujours simple. Il existe en effet plusieurs experts sur le marché proposant des offres variées. Pour dénicher la bonne offre, il faudra se pencher sur divers éléments. 

Tenir compte du pays du prestataire

La localisation géographique est l’une des conditions les plus importantes à prendre en considération lorsque vient le moment de choisir son professionnel en saisie de données. Plusieurs entreprises font le choix d’un prestataire localisé dans la même région qu’elles. Cette option porte ses avantages, notamment la proximité et la possibilité de faire une rencontre physique et téléphonique pour mieux expliquer le plan de traitement des missions. De plus, en local, il est beaucoup plus simple de prendre en compte l’efficacité du prestataire. 

Par contre, de nombreuses autres entreprises choisissent de faire appel à un professionnel installé dans une autre région ou un autre continent. Elles profitent ainsi des offres les plus accessibles côté budget. La qualité du service demeure optimale. 

Vérifier les compétences du prestataire extérieur en saisie de données

Pour garantir la qualité de la prestation de saisie de données, le chef d’entreprise doit tenir compte des compétences du professionnel en télétravail avant de l’engager. Il faut ainsi se renseigner sur les outils informatiques dont dispose le prestataire. Il faudra également considérer ses techniques de prise de notes. Si le chef d’entreprise fait recours à une agence ou société spécialisée dans le domaine, il doit s’informer des techniques de recrutement adoptées par celle-ci. Les profils des salariés ainsi que les formations qui leur sont proposées sont autant d’éléments à prendre en compte.

Vérifier les outils du prestataire

La saisie de données est une tâche bien simple. Mais elle doit être réalisée avec des outils adaptés. Il convient alors de prendre en compte les interfaces, les équipements informatiques ainsi que les logiciels dont se sert le professionnel. Ces éléments doivent être d’excellente qualité si le chef d’entreprise veut jouir d’une prestation fiable. 

Les certifications d’un bon prestataire en saisie de données

La saisie de données n’est pas spécifiquement encadrée par des certifications. Cependant, lorsque le prestataire dispose de certaines certifications, il est beaucoup plus fiable. Si l’agence a la certification ISO 9001, cela veut dire qu’elle respecte un référentiel de qualité et s’engage à proposer à ses clients des prestations conformes aux exigences réglementaires. Un prestataire efficace est également celui qui est en règle avec le RGPD. Il doit ainsi tenir un registre de traitement et le mettre régulièrement à jour. Il doit également respecter les procédures de modifications et de suppression des données.

Le respect du secret professionnel

Il s’agit là d’une qualité indissociable du profil d’un bon prestataire extérieur en saisie de données. Ce professionnel aura accès à des informations confidentielles ou non ; il doit alors s’assurer de les garder secrets. Il doit aussi respecter la propriété intellectuelle des données ainsi que les délais de stockage et de destruction de celles-ci après leur traitement. En cela, il peut être important de faire figurer ces clauses dans le contrat de prestation de saisie de données.

Confier la saisie des données à un professionnel en télétravail est une bonne option. Elle permet à l’entreprise qui l’adopte de se focaliser sur les tâches les plus importantes en interne, de conserver sa compétitivité sur le marché tout en fournissant des prestations de qualité. Mais, cette solution n’est pas sans risques. Les cerner permet de les éviter davantage.

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