Quels sont les apports de l’automatisation de la comptabilité pour l’entreprise ?

Le rôle de la comptabilité dans la bonne gestion d’une entreprise n’est plus à démontrer. Aujourd’hui, les réflexions portent sur l’efficacité du système mis en place et la réduction des risques d’erreurs dans le traitement du flux des informations financières.

L’automatisation de la comptabilité pour l’entreprise est donc au cœur des débats pour mieux cerner son apport et ses avantages. De quoi s’agit-il concrètement et quels sont ses avantages dans la gestion d’une entité. Voici un dossier qui détaille mieux la question. 

En quoi consiste l’automatisation de la comptabilité ?

L’automatisation de la comptabilité est une stratégie qui consiste à annuler tous ou une bonne partie des procédés manuels entrant dans le cadre de la gestion comptable d’une entreprise. Ils doivent être remplacés par un système automatique, notamment grâce à des logiciels spécifiques.

Ce procédé se désigne également par la robotisation comptable ou RPA (Robotic Process Automation). Il s’agit d’une tactique qui vise à mettre les progrès technologiques au service de la gestion comptable d’une entreprise. 

L’automatisation de la comptabilité est un processus qui affecte 6 différents points de la gestion de l’entreprise. Il y a : 

• Les différentes saisies comptables (saisie des factures, saisie des relevés bancaires, saisie des écritures de paie, saisie des écritures comptables) ;
• La transcription des factures et des devis ; 
• La gestion de la paie ;
• La gestion de la TVA ; 
• La réalisation du bilan et du compte de résultat ;
• Le processus de dématérialisation des factures. 

Quels sont les avantages à opter pour l’automatisation des processus comptables ?

L’automatisation de la comptabilité ne permet pas uniquement de traiter les procédés comptables de manière automatique. Elle permet également d’éviter les erreurs de formules, les doublons, les cas de saisie incorrecte.

Aussi, cette manière, de tenir la comptabilité d’une entreprise aide à consacrer moins de temps aux tâches répétitives. Il faut rappeler que ces dernières représentent des pertes de temps et n’apportent pas une réelle valeur ajoutée à l’entreprise. 

D’un autre côté, l’automatisation de la comptabilité permet à l’entreprise d’être en conformité avec les textes de loi en vigueur. Cet aspect est garanti par les mises à jour régulières. Aussi, il faut remarquer qu’il s’agit d’un mécanisme qui facilite la gestion collaborative de la comptabilité d’une entreprise.

En effet, grâce aux diverses fonctionnalités des outils d’automatisation, il est possible de donner à certains partenaires l’accès à certaines informations utiles. 

Rappelons que l’automatisation des tâches comptables facilite les échanges avec l’expert-comptable.

En effet, ce dernier, grâce aux divers outils d’automatisation et logiciels de comptabilité en entreprise, a un accès en temps réel aux informations. Pour finir, il faut souligner que cette facilité d’accès aux informations s’étend aussi aux différents partenaires de l’entreprise. Une version mobile de l’outil de gestion automatique est aussi une solution envisageable pour soulager tous les utilisateurs de l’information comptable.  

Quels sont les processus comptables pouvant faire l’objet d’une automatisation ? 

L’automatisation comptable concerne exclusivement certaines tâches de la gestion de l’entreprise. Ainsi, il est possible d’appliquer l’automatisation comptable à la collecte des informations, à la gestion des stocks, à la démarche de vente et aux différentes gestions financières de l’entreprise. 

L’automatisation comptable et la collecte des informations 

Dans un premier temps, il est possible de regrouper toutes les données comptables en un seul point afin d’éviter les pertes d’informations dues à la gestion manuelle.

Ainsi, grâce à un outil d’automatisation comptable, toutes les informations peuvent être centralisées. À cet effet, il est possible d’opter pour un logiciel comme Spendesk ou pour l’utilisation d’un ERP (Enterprise Resource Planning). 

L’automatisation comptable et la gestion des stocks 

L’approvisionnement auprès des fournisseurs est une tâche qui requiert un suivi très attentif des flux d’informations et de documents. À ce niveau, l’automatisation comptable permet d’optimiser la gestion des stocks.

Par exemple, il est plus facile désormais de gérer les bons de commande, de mettre à jour le stock disponible après la réception des produits envoyés par le fournisseur. 

D’un autre côté, en ce qui concerne les factures, l’automatisation comptable permet de produire automatiquement une facture en fonction du bon de commande.

Aussi, il faut préciser que grâce à un logiciel d’automatisation comptable comme JePilote et Sinao, il est envisageable de récupérer toutes les factures ainsi que les reçus utilisés dans le passé dans le cadre de la gestion des stocks. 

L’automatisation comptable et le processus de vente

À l’instar de la gestion des stocks, le processus de vente requiert également une gestion optimale des factures, des documents et de démarches administratives.

Par exemple, grâce à la digitalisation des processus comptables, il est possible de recevoir des alertes lorsque des factures ne sont pas soldées. Plus intéressant, l’ensemble des devis peuvent faire l’objet d’un suivi jusqu’à la validation du client. À ce niveau, le logiciel Quickbooks apporte de nombreuses solutions. 

L’automatisation comptable et la gestion financière de l’entreprise

La digitalisation de la comptabilité concerne également la gestion financière de l’entreprise. Dans un premier temps, elle permet d’automatiser le calcul des salaires, la création des fiches de paie.

Elle permet aussi de procéder à la télédéclaration des charges sociales de l’entreprise. D’un autre côté, cette stratégie permet de récupérer automatiquement les relevés bancaires, d’automatiser le rapprochement bancaire et de suivre la trésorerie de l’entreprise en temps réel.

Conclusion  

L’automatisation comptable offre de nombreuses solutions aux difficultés quotidiennes de la gestion comptable des entreprises. Elle contribue à un gain de temps et une information financière fiable.