[Logiciel de paie] Comment choisir le bon logiciel ?
La gestion de paie est un élément central sur les résultats d’une entreprise. C’est une mission qui exige la mise en commun de compétences juridique, sociale et fiscale.
Face à la complexité de son exécution, les responsables de société peuvent recourir à un logiciel de paie. Cet outil permet notamment de gagner du temps et de l’argent tout en se concentrant sur les tâches créatrices de valeur pour l’entreprise.
Qu’est-ce qu’un logiciel de paie ?
Un logiciel de paie est une solution informatique pour automatiser l’édition d’une fiche de paie. Il s’utilise également pour assurer la gestion administrative du personnel d’une entreprise. Le logiciel de paie fait partie des logiciels SIRH (Système d’information ressources humaines). Son utilisation facilite et fluidifie l’ensemble des processus RH.
Notez que l’utilisation d’un logiciel pour la gestion des salaires est facultative. Cependant, les entreprises qui choisissent cette solution doivent respecter des obligations qui s’imposent : conservation de 5 ans, mentions légales, etc.
Selon les besoins et les particularités de votre activité, vous pouvez choisir votre logiciel de paie.
PayFit
PayFit est une solution de gestion RH 100 % en ligne. Elle est simple, intuitive et parfaitement flexible pour convenir autant à une TPE qu’à une PME.
Sage Business Cloud Paie
Sage Business Cloud Paie est un outil célèbre qui a su s’imposer sur le marché, et ce, grâce à ses nombreuses performances : mise à jour en temps réel, support client impeccable, etc.
Fiche-Paie.net
Fiche-Paie.net est une solution très facile à prendre en main. Elle permet d’éditer en quelques minutes une fiche de paie conforme et légale.
Quels sont les critères de sélection d’un logiciel de paie ?
Les logiciel de paie disponibles sur le marché sont nombreux. Il est alors important de se baser sur des critères (objectifs et subjectifs) pour faire le tri. Mais juste avant, il faut définir vos besoins et vos limites.
Le niveau d’ergonomie
Malgré la complexité de la gestion de paie, il convient d’être exigeant sur l’ergonomie du logiciel. Privilégiez un outil simple d’utilisation et intuitif. Pour vous faire une idée de la prise en main et du fonctionnement d’un logiciel, vous pouvez demander des démos et/ou essais gratuits proposés par certains fournisseurs. C’est un bon moyen d’évaluer la compatibilité du programme et la courbe d’apprentissage nécessaire pour une utilisation efficace.
Le nombre d’utilisateurs et le nombre de salariés
Le nombre d’utilisateurs et le nombre de salariés de l’entreprise peuvent alourdir le coût d’acquisition d’un logiciel de gestion. En effet, plus le nombre de données à traiter est grand, plus les frais d’acquisition et de maintenance augmentent. La conséquence sera idem pour un élargissement de l’accès au logiciel.
Les fonctionnalités
Les fonctionnalités les plus importantes d’un logiciel de paie sont :
- La création ;
- La saisie et l’édition des fiches de paie ;
- La création de documents administratifs ;
- L’automatisation des déclarations sociales.
Pour aller plus loin, vous pouvez chercher les outils qui proposent des fonctionnalités utiles pour le suivi des salariés : absences, congés, temps de travail, etc.
En fonction de vos besoins, vous devrez vous rendre sur les sites web des logiciels afin de collecter des informations détaillées sur les options disponibles.
Le coût
Un logiciel de paie représente un investissement pour l’entreprise qui l’adopte. Ainsi, il est essentiel de fixer un budget pour l’acquisition et les opérations de mise à niveau.
Opter pour un logiciel gratuit est un moyen d’annuler le coût d’acquisition du logiciel. Cependant, les logiciels gratuits ont leurs limites : absence de mise à jour, absence de support, absence d’option de personnalisation, etc. À moins que le programme réponde à tous vos besoins, il est préférable de dépenser quelques euros par mois pour un outil plus performant.
La flexibilité
Les entreprises connaissent plusieurs changements au cours de leur évolution. Ces changements peuvent être relatifs au nombre d’employés ou encore à la réglementation en vigueur. Votre logiciel de paie doit être en mesure de s’adapter à tous les changements.
Il est préconisé d’opter pour un outil stable qui a déjà fait ses preuves. Pour ce faire, vous pouvez consulter l’historique de l’entreprise ainsi que les avis clients.
Le type de modèle
Un programme de paie peut être utilisé de deux manières différentes : en monoposte ou en mode SaaS (Software as a Service). Pour une utilisation en monoposte (On Premise, en anglais), le logiciel est téléchargé sur un support du réseau de l’entreprise après l’achat d’une licence. En mode SaaS, le logiciel est accessible en ligne après le paiement d’un abonnement. Ici, le programme est téléchargé dans le cloud pour être accessible n’importe où avec une connexion internet. Cette dernière option est celle qui offre le plus de flexibilité.
Le stockage et la sécurité des données
Il est primordial que la sécurité des données soit garantie. Les données à caractère personnel traitées par le logiciel doivent bénéficier d’une protection totale. En outre, le processus de récupération des données doit être simple, rapide et efficace.
Le service après-vente
Il n’est pas impossible de rencontrer des problèmes pendant l’utilisation d’un logiciel de paie, et ce, quelle que soit la qualité de conception. Lorsque les déconvenues apparaissent, il est idéal d’être accompagné par ceux qui ont conçu l’outil.
Les alternatives aux logiciels de paie
Pour les entreprises qui ne souhaitent pas travailler avec un logiciel de paie, d’autres solutions sont envisageables.
Premièrement, il y a les documents types à télécharger sur internet. Il s’agit généralement de fichier Excel avec des formules prédéfinies. Avec cette méthode, cependant, les risques d’erreurs sont considérables.
Deuxièmement, il y a l’externalisation de la gestion de paie. L’entreprise peut confier cette charge de manière totale ou partielle à un prestataire externe. Avec cette solution, vous bénéficiez en plus d’un service personnalisé qui répond aux besoins de votre entreprise.
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Questions fréquentes
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❓Quels sont les principaux logiciels de paie ?
LPlusieurs entreprises proposent des solutions pour la gestion de paie. Parmi les plus notables, il y a : Sage One Paie, Payfit, ou encore Cegid Paie.
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💪 Quel est le meilleur logiciel de paie ?
Il est impossible d’affirmer qu’un logiciel est meilleur qu’un autre. Chacun de ces outils répond à des besoins liés à la gestion RH ? Certains sont plus complets et d’autres plus spécifiques à une tâche du domaine RH.
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💡Comment faire des fiches de paie gratuite ?
Pour générer des fiches de paie gratuites, il est possible de télécharger des modèles de fichiers Excel sur internet. Une seconde option est l’utilisation d’un logiciel de paie gratuit.
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