Classement des documents comptables : définition

Le classement de documents comprend les tâches et les processus qui permettent d’ordonner, traiter, et classer les documents dans une entreprise afin de rendre leur recherche plus facile. C’est une tâches de pré-comptabilité, quine nécessite pas d’imputation comptable.

Le classement de documents en entreprise est essentiel car il permet au chef d’entreprise de gagner en temps et en productivité ainsi qu’à réaliser des économies.

Par ailleurs, quand une entreprise tient elle-même sa comptabilité, elle doit effectuer l’enregistrement de ses pièces comptables. Ces dernières prennent plusieurs formes comme les factures d’achats, les factures de ventes, les relevés bancaires, etc. et doivent être classées de manière rigoureuse.

Le classement des documents comptables contribue à la gestion efficace de l’entreprise et limite les risques de perte d’informations comptables importantes.

Pourquoi le classement comptable est-il crucial ?

Le classement des documents comptables est nécessaire à la bonne gestion de l’entreprise et son organisation.

Le classement des documents offre plusieurs avantages à l’entreprise :

• Un gain de temps dans la gestion comptable quotidienne ;
• Un gain de productivité et d’efficacité dans la gestion des tâches ;
• Une limitation des risques de perte de données ou de documents ;
• Un suivi méticuleux de toutes les procédures de gestion d’entreprise ;
• Une préservation du patrimoine de son entreprise ;
• Une gestion optimisée de son entreprise.

Comment sont classés les comptes et quelles sont les différentes pièces comptables ?

En comptabilité, les différentes classes comptables désignent des catégories utilisées pour regrouper les différents types de comptes utilisés dans la tenue des livres comptables d’une entreprise. Les classes comptables sont généralement définies par les normes comptables et les lois fiscales en vigueur dans un pays donné.

Les classes comptables se divisent en 8 types :

Classe 1 : Comptes de capitaux

Cette classe comprend les comptes liés au capital social, aux réserves, aux bénéfices ou pertes accumulés et aux dividendes.

Classe 2 : Comptes d’immobilisations

Cette classe comprend les comptes relatifs aux actifs durables de l’entreprise tels que les terrains, les bâtiments, les machines, les véhicules, etc.

Classe 3 : Comptes de stocks et en-cours

Cette classe englobe les comptes liés aux marchandises et aux produits en cours de fabrication, ainsi que les comptes de stocks de matières premières et de marchandises.

Classe 4 : Comptes de tiers

Cette classe regroupe les comptes associés aux créances et aux dettes envers les tiers, tels que les clients, les fournisseurs, les salariés et les organismes sociaux.

Classe 5 : Comptes financiers

Cette classe comprend les comptes liés aux investissements, aux prêts, aux emprunts et aux autres opérations financières de l’entreprise.

Classe 6 : Comptes de charges

Cette classe regroupe les comptes relatifs aux charges d’exploitation, tels que les achats, les frais de personnel, les impôts et les charges financières.

Classe 7 : Comptes de produits

Cette classe englobe les comptes liés aux produits de l’entreprise, tels que les ventes, les prestations de services, les subventions et autres produits non courants.

Classe 8 : Comptes spéciaux

Cette classe représente tous les comptes spéciaux qui ne sont pas couverts par les autres classes, tels que les comptes de clôture, les comptes de transfert et les comptes d’attente.

Il est important de noter que les classes comptables peuvent varier d’un pays à l’autre en fonction des normes comptables et des lois fiscales locales. Il est donc nécessaire de se référer aux règles et réglementations applicables dans le pays concerné lors de la tenue des livres comptables d’une entreprise.

Quels sont les documents comptables à classer ?

Les documents comptables à classer concernent, de manière générale, toutes les pièces qui font l’objet d’un enregistrement comptable, comme :

• Les factures d’achats et de ventes ;
• Les bulletins de paies et les déclarations annuelles ;
• Les documents relatifs au personnel de l’entreprise ;
• Les déclarations fiscales (TVA, impôt sur les sociétés, etc.) ;
• Le courrier ;
• Les relevés bancaires avec les justifications de toutes les opérations bancaires.

Le classement des documents comptables constitue un réel intérêt pour l’entreprise du fait des avantages qu’il peut offrir.

Quels sont les différents formats de justificatifs comptables à classer ?

Le classement peut être réalisé de deux manières :

Le format papier

Il est conseillé d’utiliser dans ce cas des classeurs selon les journaux comptables utilisés par l’entreprise. Le lieu de stockage et d’archivage est très important, choisissez un endroit à l’abri de l’humidité pour préserver leur qualité. Un classeur est nécessaire pour chaque journal utilisé, ainsi il faudrait un classeur pour les achats, un classeur pour les ventes et un classeur banque. Ces classeurs doivent contenir toutes les pièces justificatives de chaque journal.

Le format dématérialisé

Les pièces comptables dans ce cas sont numérisées et stockées sur des espaces numériques sécurisés. L’entreprise doit protéger ses données si la sauvegarde est faite sur des disques durs externes ou CDROM et doit, par ailleurs, protéger l’accès aux informations confidentielles. Il est recommandé néanmoins de conserver les originaux en format papier.

Le virage du numérique : faut-il tout scanner ?

La dématérialisation est aujourd’hui la norme. Depuis 2017, une facture numérisée a la même valeur probante que l’original papier, à condition de respecter certaines normes (format PDF inaltérable, empreinte numérique, etc.).

Les avantages du classement numérique :

• Accès à distance : retrouvez une facture depuis votre smartphone.
• Sécurité : moins de risques de perte en cas d’incendie ou dégât des eaux (si sauvegardé sur le Cloud).
• Recherche : grâce à l’OCR (reconnaissance de texte), vous pouvez retrouver une facture en tapant le nom du fournisseur.

Quelles sont les méthodes de classement des documents comptables ?

L’entreprise doit pouvoir, grâce au classement des documents comptables, retrouver facilement et rapidement une pièce comptable ou un justificatif à partir d’un numéro attribué.

On retrouve plusieurs méthodes de classement des pièces comptables, selon la fréquence de saisie, le secteur d’activité et la taille de l’entreprise.

D’abord, il est important de classer, dans un premier temps, les pièces comptables selon leur nature : achat, vente, administration fiscale, banque, etc.

Avant l’enregistrement dans les comptes, les pièces comptables peuvent être classées par ordre chronologique croissant pour rendre le processus de saisie comptable moins ardu.

Ensuite, ces pièces comptables peuvent être classées dans des différents classeurs :

• Un classeur ventes : pour les factures de ventes ;
• Un classeur achats : pour les factures d’achats ;
• Un classeur TVA : pour toutes les déclarations de TVA ;
• Un classeur banque : pour les relevés bancaires et justificatifs d’opérations ;
• Un classeur paie : pour les bulletins de paie et les bordereaux ;
• Un classeur administration fiscale : pour les déclarations fiscales ;
• Un classeur caisse : pour les brouillards de caisse…

Les entreprises autorisées à pratiquer une comptabilité de trésorerie peuvent utiliser une autre méthode de classement des documents comptables, celle d’agrafer derrière chaque relevé bancaire les justificatifs de tous les mouvements par ordre chronologique.

Enfin, une méthode qui est aussi recommandée est celle de numérotation des pièces comptables selon une codification propre à l’entreprise. Le service comptable attribue donc un numéro au justificatif, le saisit, et y appose un cachet « comptabilisé » pour enfin le ranger dans un classeur.

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Vos différentes pièces comptables sont systématiquement rangées et enregistrées grâce à un enregistrement méthodique de vos différentes pièces comptables (notes de frais, comptes annuels, écritures comptables, TVA etc).

Votre assistant comptable Officéo classe vos documents comptables selon votre organisation ou sa propre méthode. Que ce soit sur un tableur ou un logiciel comptable, il ou elle s’adapte rapidement à la méthode de travail.

Chaque plan comptable général est unique. Aucune règle de classement pour les pièces justificatives n’est obligatoire. Face aux adoptions libres de méthodes de classement propres à chaque entreprise, nos services d’assistance administrative et comptable s’adaptent. Dans l’efficacité et la réactivité, votre futur(e) assistant(e) s’harmonise avec vos pratiques internes dès le début de sa mission. Ainsi, vos obligations comptables sont respectées avec un classement de chaque pièce justificative appropriée.

En plus du classement de votre comptabilité, notre entreprise de gestion administrative vous propose d’opter pour une solution de gestion plus complète dont les missions peuvent être :

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• L’utilisation des tableaux de suivi de trésorerie Excel ;
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• Le suivi de la trésorerie ;
• La gestion des litiges clients ;
• Le suivi de la déclaration de TVS pour les véhicules de catégorie N1 ;
• Les démarches concernant la fiscalité entreprise dirigeant.

Vous avez besoin d’aide dans votre classement comptable ? Vous connaissez un fort pic d’activité et les factures, dossiers et devis s’accumulent ? Cependant vous ne souhaitez pas embaucher quelqu’un définitivement pour prendre en charge cette tâche chronophage et rébarbative.

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Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain

« J’ai fait appel à Officéo pour des missions régulières telles que : la gestion de courrier, du traitement des factures et de la gestion des frais généraux du site. L’archivage et le suivi des contrats fournisseurs font aussi partie des missions courantes… »

Témoignage complet 

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