[GESTION ADMINISTRATIVE DU COURRIER] ▷ Importance, 4 avantages, 1 solution ✔️
La gestion administrative du courrier en entreprise, c’est-à-dire son traitement, classement et archivage dès réception électronique ou papier, est essentielle pour ne manquer aucune information. Néanmoins, c’est une procédure qui peut-être chronophage pour la direction. C’est à ce moment que peut intervenir l’externalisation de la gestion de courrier, grâce à un gestionnaire courrier qui offre ainsi de nombreux avantages en termes d’efficacité, de réduction des coûts et de flexibilité.
Sommaire
- Qu'est ce que la gestion administrative du courrier ?
- Pourquoi la gestion de courriers ?
- Comment optimiser la gestion du courrier en entreprise ?
- Quels sont les outils ou logiciels disponibles pour la gestion du courrier ?
- Pourquoi externaliser la gestion du courrier à un secrétaire indépendant ? 4 avantages
- Pourquoi choisir Officéo pour ma gestion courrier ?
- Déjà gestionnaire courrier ?
- FAQ
[VIDEO] L’externalisation de la gestion du courrier expliquée en 2 min
Qu’est ce que la gestion administrative du courrier ?
La gestion du courrier, qu’elle soit électronique ou papier, est une activité cruciale pour toute entreprise. C’est une fonction support de l’entreprise, c’est pourquoi on parle de « gestion administrative » du courrier. Chacune des organisation doit rigoureusement ouvrir la totalité des lettres et mails reçus, les libeller, les trier, puis y répondre avant de les archiver (de les numériser au besoin). C’est par le courrier que passent toutes les informations légales et indispensables à la vie d’une entreprise (avis d’imposition, mises à jour fiscales, mises en demeure, convocations, factures fournisseurs…). Manquer une information importante ou ne pas répondre à un courrier dans les délais peut amener à des sanctions graves (amendes, procédures judiciaires, sanctions administratives…).
Importance de la gestion courrier
La gestion courrier est la clé pour une organisation efficace au sein de l’entreprise. En effet, cette tâche qui peut paraître anodine permet à l’entreprise d’éviter des erreurs coûteuses. Son importance est donc conséquente : un traitement rapide et structuré des courriers entrants et sortants permet de répondre aux demandes dans les temps, d’archiver les documents importants et de suivre les actions nécessaires. Cela garantit non seulement une communication fluide entre les services et partenaires mais aussi la conformité avec les obligations légales notamment en matière de confidentialité et de conservation de documents. Ainsi, une gestion de courriers rigoureuse optimise les processus internes et contribue à une meilleure productivité globale.
Comment optimiser la gestion du courrier ?
L’optimisation de la gestion du courrier est essentielle pour gagner en efficacité et réduire le temps consacré à cette tâche souvent chronophage. Avec l’évolution technologique, il est désormais possible de simplifier et d’automatiser de nombreux aspects de cette gestion, qu’il s’agisse du courrier électronique ou physique. Voici quelques stratégies clés pour améliorer la gestion du courrier dans une entreprise :
- Numérisation : Numérisez les courriers entrants pour faciliter leur archivage et réduire l’usage du papier, tout en gérant les factures papier qui nécessitent encore un traitement physique.
- Automatisation : Utilisez des outils pour trier, organiser et rediriger automatiquement les courriers électroniques afin d’éviter l’encombrement des boîtes mail.
- Centralisation : Attribuez une adresse mail spécifique à chaque service pour mieux organiser et catégoriser les courriers.
- Suivi des échéances : Mettez en place un système de suivi pour les courriers importants afin de respecter les délais.
- Optimisation du courrier sortant : Utilisez des modèles pré-remplis et automatisez les envois récurrents pour gagner du temps et garantir la cohérence.
Quels sont les outils ou logiciels disponibles pour la gestion du courrier ?
À l’ère du numérique, des solutions technologiques avancées sont disponibles pour optimiser la gestion de votre courrier électronique et papier. Les logiciels de numérisation et de gestion de documents tels que Adobe Document Cloud et DocuWare facilitent l’archivage et la distribution électronique. Des systèmes comme Microsoft Outlook et Google Workspace simplifient la communication et la coordination des tâches, tandis que des outils spécifiques comme Mail Manager et Stamps.com proposent des fonctions de suivi des envois et de gestion des frais d’affranchissement.
Ces technologies permettent non seulement une gestion plus efficace mais aussi plus sécurisée du courrier, répondant aux besoins de rapidité et de conformité des entreprises.
Pourquoi externaliser la gestion du courrier à un secrétaire indépendant ? 4 avantages
Confier la gestion du courrier à un salarié n’est pas avantageux pour l’entreprise. Opter pour l’externalisation auprès d’un assistant administratif permet de bénéficier d’un service flexible, expert et fiable qui vous donne la possibilité de variabiliser vos coûts. Voici pourquoi :
Flexibilité : La gestion du courrier demande peu de temps, ce qui rend inutile un salarié à temps plein. Externaliser cette tâche permet d’ajuster les heures selon les besoins, offrant ainsi une grande flexibilité.
Expertise : La gestion de courrier demande une grande organisation et la rigueur. Or, un employé qui exerce cette mission en plus de son travail risque de faire des erreurs (par manque de temps ou méconnaissance du système de classement).
Fiabilité : Certains prestataires de services, notamment les entreprises spécialisées, assurent la continuité de service, même en changeant l’assistant en charge de votre courrier. C’est un atout qui permet de ne pas perdre de temps à ré expliquer les proccess de l’entreprise.
Variabilité des coûts : L’externalisation évite les coûts liés aux ressources humaines (recrutement, formation, charges patronales) et les avantages sociaux, réduisant ainsi les dépenses de l’entreprise.
Pourquoi choisir Officéo pour ma gestion courrier ?
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Nos Accounts Managers sont tiers de confiance entre vous et l’assistant. Ils s’assurent de la qualité du travail fourni lors de la mission en récoltant vos retours (par téléphone, email ou applicatif dédié). Après chaque mission, un compte-rendu auquel vous avez accès dans votre espace personnel et sécurisé est rédigé par l’assistant.
Externalisez la gestion du courrier de votre entreprise pour vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée ! Votre contrat de prestation s’adapte à votre besoin et est modulable à tout moment. En cas d’imprévu, nous sommes en capacité de remplacer immédiatement l’assistant, en assurant la continuité de service. Enfin, nous nous adaptons à votre structure : l’assistant peut tout aussi bien travailler 70h par semaine que 70h par mois, en horaire décalées et ceci de manière ponctuelle ou dans la durée.
Officéo, c’est aussi un service sans aucuns frais masqués : pas de coûts RH (recrutement, turn-over), pas de charges patronales… Chez nous, vous n’avez à faire à aucun coût fixe, ils sont tous variables.
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Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain
O. : Quelles sont les missions réalisées ? Y a-t-il eu une évolution depuis le début des prestations ?
L. M. : Il y a des missions régulières et des missions ponctuelles. Pour les missions régulières, il s’agit de la gestion de courrier, du traitement des factures et de la gestion des frais généraux du site. L’archivage et le suivi des contrats fournisseurs font aussi partie des missions courantes. Des missions ponctuelles, comme la recherche de cadeaux de Noël pour les employés, ont pu également apparaître.
FAQ
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🕰️ Quels sont les délais recommandés pour traiter le courrier entrant et sortant ?
Le courrier entrant doit idéalement être trié et distribué le jour même, ou dans un délai de 24 heures. Le courrier sortant doit respecter les délais postaux, avec une préparation en amont pour éviter tout retard.
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🗃️ Comment archiver efficacement les courriers importants ?
Classez les courriers par date ou catégorie dans des dossiers physiques ou numériques sécurisés. Utilisez des solutions de gestion électronique des documents (GED) pour faciliter l’accès et la recherche.
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🚀 Quels sont les avantages de la numérisation du courrier papier ?
La numérisation réduit les besoins de stockage physique et facilite l’accès rapide aux documents. Elle permet également une meilleure sécurité et une intégration avec les outils numériques.
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