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[RÈGLEMENT D’UNE FACTURE] En 3 étapes clés ✓

aide à la déclaration de TVALe règlement d’une facture consiste à payer une dette ou simplement à effectuer un paiement d’une somme due. La facturation, quant à elle, est le lot de toute entreprise. En plus d’être un élément obligatoire, la facturation est sécurisante puisque le paiement ne s’effectue qu’une fois le service ou le produit est obtenu. Cette sécurité l’est d’autant pour les factures fournisseurs qui représentent parfois des sommes d’argent conséquentes. Comment effectuer le règlement d’une facture ? On vous dit tout.

J’ai besoin d’aide pour la gestion de mes factures fournisseurs 

Première étape : la vérification

La première étape du règlement consiste au contrôle de la facture. Il est important de vérifier les mentions obligatoires d’une facture fournisseur. Une facture doit faire apparaître :

  • la date d’émission de la facture : la date à laquelle la facture a été établie ;
  • la date d’échéance ;
  • le numéro de facture ;
  • le nom et coordonnées des deux parties ;
  • le ou les montants à payer ;
  • les frais ;
  • le taux de TVA et le délai de paiement (et les pénalités de retard) ;
  • la désignation des marchandises ou prestations.

Afin de s’assurer de l’authenticité de la facture, il est possible de la rapprocher du bon de commande. Si les mentions obligatoires et les possibles pièces à fournir ne sont pas fournis, la facture peut être rejetée. Il faut donc rapidement contacter le fournisseur pour qu’il réédite la facture.

Deuxième étape : l’enregistrement de la facture

La deuxième étape est l’enregistrement de la facture. Le ou la secrétaire en charge du paiement des factures les tamponne avec la date d’arrivée. Si l’entreprise possède un logiciel de suivi de facture, l’assistant.e doit l’enregistrer. Pour un processus de règlement plus rapidement, il est important de faire figurer le statut de la facture : « facture reçue », « facture enregistrée », « facture acquittée« . Les factures sont ensuite classées selon l’ordre établie par l’entreprise. Le classement des factures est facilitée s’il s’agit de factures dématérialisées. Bon à savoir si votre entreprise contractualise avec l’Etat : Depuis la loi de modernisation de l’économie (2008), la facture électronique s’est multipliée. En effet, l’Etat impose à ses fournisseurs de lui fournir des factures dématérialisées via un portail dédié. Si cette obligation concernait initialement un certain type de société, elle s’est rapidement imposée à toutes les entreprises françaises. Après l’enregistrement et le classement de la facture, celle-ci est traitée par le service comptable qui doit la valider avant d’effectuer le paiement.

Troisième étape : le paiement de la facture

Dès la réception de la facture, l’acheteur a l’obligation de régler à échéance. La facture doit donc être comptabilisée à partir du jour de règlement. Le mode de paiement a été fixé préalablement entre l’acheteur et le fournisseur. Les délais de paiement doivent bien évidemment être respectés pour éviter tout retard de paiement. En cas de retard, les pénalités s’appliquent. Ces délais sont fixés généralement au 30e jour suivant l’exécution de la prestation ou réception des marchandises. Le paiement peut s’effectuer par différents moyens de paiement :

  • Le virement bancaire est le moyen le plus utilisé. Le pointage comptable est facilité puisque les virement bancaires apparaissent plus rapidement sur le compte bancaire de l’entreprise.
  • Le règlement par chèque est plus long que le virement bancaire et, est de moins en moins sollicité par les entreprises.
  • Paypal permet également le paiement des factures fournisseurs. Le paiement doit être comptabilisé le jour de paiement. Avant de recourir à ce service de paiement en ligne, il est important de comptabiliser les commissions effectuées sur chaque transaction.

Les différents délais de règlement d’une facture

Le délai de règlement est fixé à 30 jours à compter de la facturation de la prestation ou de la livraison du produit, sauf en cas d’acccord particulier établi entre l’entreprise et le client.

Les différents types de délais de règlement d’une facture sont établis par l’article L441-10 du code du commerce et sont les suivants :

  • Le paiement comptant : à effectuer en une seule fois le jour de la livraison du produit ou de la réalisation de la prestation ;
  • Le paiement à réception : à faire dans un délai d’au moins une semaine le temps que le client reçoive la facture ;
  • Le délai de paiement d’une facture est fixé généralement à 30 jours à compter de la date de réception du produit ou de la prestation ;

Le délai de règlement négocié ne doit pas dépasser 60 jours à compter de la date d’émission de la facture. Toutefois, une dérogation contractuelle est possible afin que le client puisse effectuer le paiement dans un délai de 45 jours après l’émission de la facture. Le délai de paiement, par ailleurs, ne peut pas dépasser 45 jours en cas de facture périodique. Notez que le délai de règlement d’une facture doit systématiquement apparaître sur cette dernière et dans les conditions générales de vente.

 

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Questions fréquentes

❓ Comment enregistrer le règlement d’une facture ?

Toutes les opérations doivent être renseignées dans un journal. Cette tâche comptable, bien que chronophage, est très importante pour l’entreprise. L’enregistrement d’une facture doit se faire le jour de la date de l’opération qui peut correspondre à :

  • La date d’émission pour un chèque ;
  • La date d’ordre de virement pour un virement bancaire ;
  • La date d’ordre de paiement pour un virement Paypal ;
  • La date de débit du règlement par carte bancaire.

💡 Comment définir une échéance de règlement de facture ?

Toute facture doit comporter une date d’échéance afin d’engager le client et lui laisser le temps de vous régler. Le délai de paiement doit être inscrit dans les conditions générales de ventes.

Les délais de paiement entre professionnels sont :
  • Le paiement comptant : paiement immédiat après l’achat ;
  • Le paiement à réception : paiement dans un délai d’une semaine maximum après réception de la marchandise ;
  • Le paiement avec échéance standard : paiement dans un délai de 30 jours maximum après réception de la marchandise ;
  • Le paiement avec un délai négocié : si demande, un délai de 60 jours peut-être accordé à la fin du mois de la date de réception de la facture.

⌛️ Quelle est la limite de règlement d’une facture entre professionnels ?

La limite de règlement d’une facture adressée à un professionnel est fixée au 30e jour suivant la réception des marchandises ou l’exécution de la prestation. Toutefois, ce délai peut dépasser les 30 jours dans une limite de 60 jours à partir de la date d’émission de la facture. Notez que des pénalités de retard sont applicables.

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