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Quelles sont étapes du règlement d’une facture ?

aide à la déclaration de TVALa facturation est le lot de toute entreprise. En plus d’être un élément obligatoire, la facturation est sécurisant puisque le paiement ne s’effectue qu’une fois le service ou produit obtenu. Cette sécurité l’est d’autant pour les factures fournisseurs qui représentent parfois des sommes d’argent conséquentes. Comment effectuer le règlement d’une facture ? On vous dit tout.

J’ai besoin d’aide pour la gestion de mes factures fournisseurs 

Première étape : la vérification

La première étape du règlement consiste au contrôle de la facture. Il est important de vérifier les mentions obligatoires d’une facture fournisseur. Une facture doit faire apparaître :

  • la date d’émission de la facture : la date à laquelle la facture a été établie ;
  • la date d’échéance ;
  • le numéro de facture ;
  • le nom et coordonnées des deux parties ;
  • le ou les montants à payer ;
  • les frais ;
  • le taux de TVA et le délai de paiement (et les pénalités de retard) ;
  • la désignation des marchandises ou prestations.

Afin de s’assurer de l’authenticité de la facture, il est possible de la rapprocher du bon de commande. Si les mentions obligatoires et les possibles pièces à fournir ne sont pas fournis, la facture peut être rejetée. Il faut donc rapidement contacter le fournisseur pour qu’il réédite la facture.

Deuxième étape : l’enregistrement de la facture

La deuxième étape est l’enregistrement de la facture. Le ou la secrétaire en charge du paiement des factures les tamponne avec la date d’arrivée. Si l’entreprise possède un logiciel de suivi de facture, l’assistant.e doit l’enregistrer. Pour un processus de règlement plus rapidement, il est important de faire figurer le statut de la facture : « facture reçue », « facture enregistrée », « facture acquittée« .

Les factures sont ensuite classées selon l’ordre établie par l’entreprise. Le classement des factures est facilitée s’il s’agit de factures dématérialisées.

Bon à savoir si votre entreprise contractualise avec l’Etat : Depuis la loi de modernisation de l’économie (2008), la facture électronique s’est multipliée. En effet, l’Etat impose à ses fournisseurs de lui fournir des factures dématérialisées via un portail dédié. Si cette obligation concernait initialement un certain type de société, elle s’est rapidement imposée à toutes les entreprises françaises.

Après l’enregistrement et le classement de la facture, celle-ci est traitée par le service comptable qui doit la valider avant d’effectuer le paiement.

Troisième étape : le paiement de la facture

Dès la réception de la facture, l’acheteur a l’obligation de régler à échéance. La facture doit donc être comptabilisée à partir du jour de règlement.

Le mode de paiement a été fixé préalablement entre l’acheteur et le fournisseur. Les délais de paiement doivent bien évidemment être respectés pour éviter tout retard de paiement. En cas de retard, les pénalités s’appliquent. Ces délais sont fixés généralement au 30e jour suivant l’exécution de la prestation ou réception des marchandises.

Le paiement peut s’effectuer par différents moyens de paiement :

  • Le virement bancaire est le moyen le plus utilisé. Le pointage comptable est facilité puisque les virement bancaires apparaissent plus rapidement sur le compte bancaire de l’entreprise.
  • Le règlement par chèque est plus long que le virement bancaire et, est de moins en moins sollicité par les entreprises.
  • Paypal permet également le paiement des factures fournisseurs. Le paiement doit être comptabilisé le jour de paiement. Avant de recourir à ce service de paiement en ligne, il est important de comptabiliser les commissions effectuées sur chaque transaction.

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