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Règlement des factures fournisseurs

Une avalanche de factures à payer, mais quand et comment ?

Suivi des factures fournisseurs

aide à la déclaration de TVALes factures de paiement fournisseur s’entassent mais vous n’avez pas le temps de vous en occuper ? Vous souhaitez mettre en place un suivi de facturation efficace ? N’attendez pas que les retards de paiements s’accumulent, pensez à votre règlement fournisseur dès à présent.

Évitez-vous toutes contraintes en optant pour l’externalisation du suivi de facturation Officéo.

 Le timing ultime pour votre règlement des factures fournisseurs

Ne payez pas trop tôt …

La qualité du suivi du règlement des factures fournisseur a une incidence directe sur la trésorerie de votre entreprise, et plus particulièrement son Besoin en Fonds de Roulement (BFR). Cette tâche importante demande régularité, rigueur et savoir-faire pour une gestion efficace.

… Mais ne payez pas trop tard non plus !

Lancement de la facturation fournisseur
Les comptes à vérifier, les échéances à suivre, les justificatifs à rassembler, les demandes de règlement à traiter : à vos marques, prêts … ?

Les retards de règlement d’une facture fournisseur sont encadrés par la loi. L’entreprise cliente peut dans certains cas négocier des délais de paiement. Le fournisseur est tenu de veiller à ce que ses clients paient dans les délais et peut notamment adresser des courriers de relance pour factures impayées en cas de retard.

Les pénalités et le recouvrement sont détaillés dans les contrats de collaboration entre les deux parties. Le cas échéant, les Conditions Générales de Vente font foi. Dans certains cas, les deux parties peuvent prévoir un paiement comptant sans délai. Le fournisseur est ainsi payé le jour de la réalisation de la prestation convenue.

Vous le savez peut être déjà par expérience personnelle, le paiement des factures est l’un des défis majeurs des entreprises. Certaines d’entre elles déposent le bilan à la suite de l’accumulation de factures impayées. Vous rencontrez des difficultés pour régler vos factures fournisseurs ? Vos clients payent leurs factures en retard ?

Faute de temps, les factures impayées deviennent vite un casse-tête… Officéo peut vous aider à assurer un suivi rigoureux des règlements des factures fournisseurs, parfois rébarbatif, mais indispensable à la vie de toute entreprise et ainsi respecter vos délais.


Paiement des factures fournisseurs : la solution Officéo

gestion des notes de fraisOubliez les impayés ou factures oubliées, votre assistant s’occupe pour vous du règlement des factures fournisseurs, assure le suivi des échéances de paiement. En cas de problème, il les rapproche de votre état de trésorerie, vous alerte et vous fait un état des lieux de la situation, vous offrant ainsi le temps nécessaire pour trouver une solution.

Par ailleurs il est également force de proposition s’il faut trouver une solution en cas de retard ou de difficultés de paiement. Par exemple, en cas de retard de paiement votre assistant mettra en place un échéancier détaillant les sommes dues. Il pourra répondre à votre besoin d’informations chiffrées externes et internes afin de mesurer la performance de l’organisation et disposer des données nécessaires à la prise de décision. Vous aurez alors tous les indicateurs de pilotage pour mesurer l’efficience de notre service de comptabilité.

Finis les agios et les lettres recommandées, tout est une question d’organisation. Vous pourrez enfin travailler l’esprit libre et vous consacrer à votre cœur de métier.

La solution Officéo vous assurera un suivi des fournisseurs et une vision précise de vos dépenses à venir et votre banquier gardera le sourire.

Votre assistant administratif pourra aussi grâce à ses compétences de soutien en comptabilité analytique se charger du suivi des factures et des relances de paiements en cas d’impayés. Il pourra également assumer la gestion et l’enregistrement d’avoir et de facture fournisseur.

  • Un archivage et une dématérialisation des factures électroniques comme des factures papier effectués selon votre politique de conservation de documents ;
  • Une coordination avec les écritures comptables et l’administration fiscale suivant la gestion de trésorerie réalisée ;
  • Un suivi de chaque facture clientcommande fournisseur et des délais de traitement au moyen de tableaux de bord efficaces.

Résultat : un worflow plus fluide entre les acteurs du processus de règlement des factures fournisseurs. Une meilleure gestion de chaque processus métier du circuit de validation. Des gains de productivités croissants pour un retour sur investissement réel.


Nos garanties professionnelles

Sourcing premium

  • Nous sélectionnons, pour vous, des profils hautement qualifiés,
  • Des assistants immédiatement opérationnels, qui connaissent votre métier.

Solution ultra-flexible

  • 100% à la carte : vous ne payez qu’au temps de travail effectué,
  • Aucun frais d’entrée, coût annexe ou engagement dans la durée.

Solution simple et sûre

  • Un seul interlocuteur : quel que soit le nombre d’assistants et l’éventail de compétences que nous mettons à votre disposition,
  • Des garanties juridiques concernant le travail dissimulé, le délit de marchandage ou la requalification en contrat de travail.

Rapidité et ubiquité

  • Mise à disposition de nos assistants sous 48H si besoin,
  • Un service disponible partout en France.

Optimiser ses processus administratifs en trois questions

  • ❓ Quelles sont les bénéfices d’une externalisation pour le règlement des factures fournisseurs ?

    En déléguant cette fonction à un prestataire qualifié, vous gagnez du temps sur vos propres missions. Vos retards de paiement envers vos fournisseurs ne seront plus qu’un lointain souvenir. De plus, l’externalisation peut éviter une augmentation de la masse salariale et des coûts fixes.

  • 💡 Qui peut se charger de la gestion des factures fournisseurs ?

    Afin de respecter les délais et les conditions de paiement d’une facture, un assistant comptable ou un Office Manager possèdent les compétences adéquates pour cette mission. Un assistant indépendant peut parfaitement endosser cette responsabilité, notamment si cette tâche ne nécessite que quelques heures par semaine.

  • ❗️ Un assistant peut-il prendre en charge l’ensemble des règlements de factures ainsi que la comptabilité ?

    Tout à fait. Connaissant sur le bout des doigts les délais de paiement applicables entre entreprises et les mentions obligatoires sur une facture, nos assistants peuvent se charger de toutes les factures. Les opérations courantes de comptabilité peuvent être confiées à l’un de nos Office Manager.

  • ⭐️ Quels sont les délais de paiement applicables entre entreprises ?

    Entre professionnels, le délai de règlement est de 30 jours à comtper de la date de réception des marchandises ou du service. Le délai ne peut dépasser 60 jours à compter de l’émission de la facture.

  • 🚀 Quels sont les mentions obligatoires sur une facture ?

    – Date de facture ;
    – Numéro de facture ;
    – Date de vente/prestation de service ;
    – Identité du vendeur/prestataire ;
    – Identité de l’acheteur/client ;
    – Numéro du bon de commande ;
    – Numéro d’identification à la TVA ;
    – Désignation et décompte des produits/services ;
    – Prix catalogue ;
    – Taux de TVA applicable ;
    – Réduction de prix ;
    – Somme totale HT et TTC.


Officéo vous propose d’autres solutions pour externaliser vos services généraux d’Office Management, parmi ceux concernant la gestion des fournisseurs :

Officéo répond à vos questions et vous fait bénéficier d’une solution d’externalisation administrative flexible, experte, et à la mise en œuvre rapide.

Vous pouvez nous joindre à votre convenance du lundi au vendredi de 9h à 19h au 01 49 70 98 63.

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