▷ Organisez un déplacement professionnel efficacement | Officéo
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Organisation d'un voyage, d'un déplacement professionnel ?

Tournez-vous vers un assistant Officéo qui s'en chargera pour vous.

Vous êtes un professionnel libéral (avocat, médecin, architecte…) ou une grande entreprise, TPE/PME ? Vous connaissez un fort pic d’activité professionnel ? Vous êtes débordé et n’avez pas le temps de prendre en charge l’organisation d’un voyage personnel ou déplacement professionnel. Confiez cette tâche à un(e) assistant(e) Officéo, elle se chargera d’organiser pour vous votre déplacement professionnel dans les moindres détails, afin que vous puissiez faire votre trajet l’esprit léger.


Vecteurs de réussite et de performance, vos déplacements professionnels témoignent de la croissance de votre entreprise et de sa santé financière. Concilier politique de voyage de votre entreprise et spécificités de chaque voyageur est d’une importance cruciale. Optimisez votre efficacité opérationnelle, sans affecter votre masse salariale ni vos budgets. Choisissez l’efficacité d’une assistance administrative externalisée.

Maîtrisez le budget de votre organisation de déplacements professionnels

secretaire-urgentLa majorité des frais associés à des déplacements professionnels sont liés aux dépenses imputées au logement et au transport. Anticiper les options possibles permet de limiter ces frais. Quand toutes vos équipes sont affectées à des missions prioritaires, choisissez de déléguer cette organisation. Vous pouvez vous concentrer sur vos tâches à forte valeur ajoutée, alors que votre futur(e) assistant(e)se charge de la logistique et de l’administratif de votre déplacement professionnel.

Votre temps est précieux. Le temps d’une mission, nous vous permettons de garder vos objectifs de croissance en tête, tout en permettant à un(e) spécialiste de l’Office Management d’optimiser votre voyage. Faites le choix d’une solution rapide, flexible et sans embauche.

Officéo met à votre disposition sous 48h et partout en France un(e) assistant(e) expérimenté selon vos besoins. Il/Elle dispose du savoir-faire et des ressources nécessaires à l’organisation d’un déplacement professionnel réussi.

Ca m’intéresse

L’organisation de vos voyages d’affaires gérée de A à Z, sans embaucher

Avec votre assistant(e) externalisé(e), votre organisation est orchestrée pour que vous puissiez réaliser votre travail dans les temps impartis. Les événements associés au déplacement sont centralisés pour une gestion logistique parfaite. Vous profitez ainsi des meilleurs prix au cours de votre voyage, avec des déplacements rationalisés. Les prestations dont vous avez besoin sont choisies pour que vous partiez l’esprit serein.

C’est pour cette raison qu’il est préférable de laisser l’organisation de votre déplacement professionnel à des assistants compétents. Votre assistant(e) Officéo s’occupera pour vous des moindres détails techniques et logistiques. Elle se charge de :

  • Trouver les billets d’avion ou de train aux meilleurs prix,
  • Choisir un hôtel selon votre goût au plus près de vos lieux de rendez-vous,
  • Sélectionner un restaurant où vous pouvez inviter vos clients l’esprit tranquille,
  • Réserver un ou plusieurs bus pour assurer et optimiser les déplacements de vos équipes,
  • Créer un planning de vos déplacement professionnel et créer un programme sur mesure adaptée à votre activité professionnelle,
  • Préparer un dossier complet dans le cadre du budget que vous aurez défini.

Que ce soit à l’étranger ou en province, votre assistante se charge de tout pour que votre déplacement professionnel se passe dans les meilleures conditions, en fonction du droit des lois et spécificités locales.

Planifiez vos activités de service

Pour maintenir l’efficacité de service pendant l’absence des salariés en déplacement, votre assistant(e) prend également en charge les impératifs suivants :

  • Modifications et suivi des agendas des responsables restés sur place. Libérations, reports et gestion des rendez-vous altérés par le déplacement professionnels.
  • Suivi administratif des dossiers laissés en cours durant la période d’absence.
  • Information sur les consignes en cas d’urgence et communications appropriées en interne.
  • Déplacement de rendez-vous deux jours après le retour prévu pour stabiliser la fin du déplacement.

Besoin d’aller plus loin une fois le déplacement professionnel achevé ? Après le déplacement, votre assistant(e) récupère et contrôle les fiches de frais de déplacement et les justificatifs. Les documents appropriés sont transmis aux services comptabilité et RH pour remboursement. Cette gestion permet de réduire le délai de remboursement des notes de frais, de renforcer le respect des politiques de l’entreprise. Vous améliorez la visibilité sur la nature et l’évolution des frais professionnels, avec l’assistance appropriée.

Si besoin, un compte-rendu est établi pour information aux hiérarchies concernées. L’assistant(e) rassemble les informations, les mets en forme et les organise pour éventuelle réunion de travail.


Témoignage de Françoise Fley, responsable comptable pour l’agence de voyage « Private Golf Key »

O. : Comment avez vécu votre expérience du service Officéo ?

F.F. : Mon expérience a été très satisfaisante. Officéo possède une équipe accueillante et chaleureuse. Quant à ma secrétaire, celle-ci a été efficace et amplement à la hauteur de mes attentes par son côté sérieux et précis. Elle a su s’adapter à un secteur assez spécifique qu’est l’organisation d’évènements golfiques.


En plus de la prise en charge de vos déplacements professionnels, vos assistants Officéo peuvent également vous venir en aide sur les services suivants :

Pour bénéficier de notre solution experte, sans embauche et rapide à mettre en place, cliquez sur le bouton “NOUS CONTACTER” via le bandeau ci-dessous. Nous nous chargeons de prendre contact au moment le plus opportun pour vous.

Vous pouvez également nous joindre par téléphone au 01 49 70 98 63.

Officéo, comment ça marche ?


Nous qualifions votre demande avec vous et vous présentons la personne adaptée à votre besoin.


Votre assistant vient dans vos locaux ou travaille à distance pour vous.


Vous payez uniquement le temps de travail effectif de votre assistant.

Pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !

Dites m’en plus


Déjà un virtuose dans l’organisation de voyages d’affaires
… et si vous donniez un nouveau souffle à votre carrière ?

Vous êtes déjà assistant(e) administratif(ive), bras droit à temps plein sur des fonctions supports en entreprise : donnez une nouvelle dimension à votre vie professionnelle. Officéo est à la recherche constante d’Office Managers et experts dans l’assistance administrative.

N’hésitez plus, une nouvelle aventure vous attends :

  • Travaillez sans prospecter.
  • Sécurisez vos revenus.
  • Partagez, échangez, rencontrez.

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Notre conseiller clientèle vous rappellera conformément à votre souhait.
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