[Comment faire un suivi de facturation ?] Exemple tableau EXCEL ✅

Vous ne vous y retrouvez pas parmi toutes vos factures ? Que ce soit des factures clients ou fournisseurs, un bonne gestion et un suivi permanent est primordial. Un suivi de factures permet par exemple de savoir quel client nous devons relancer et quelles sont les échéances à venir. Petit tour de piste pour savoir comment faire un suivi factures avec Excel.

 Bien évidemment, il existe de nombreux logiciels de facturation simple ou ERP. Néanmoins si vous cherchez un outil gratuit et efficace, Excel peut tout à fait vous convenir.

Définition du suivi de facturation

Le suivi de facturation est une mission principale dans la gestion commerciale de votre business. Il s’agit de la mise en place d’un processus qui permet de suivre les factures clients, fournisseurs, etc. pour s’assurer du respect des délais de paiement et du suivi des encaissements. 

Le suivi de facturation centralise les informations qui permettent de gérer les délais de paiement et le suivi des encaissements. Le suivi de facturation offre la possibilité de savoir en temps réel quand une facture a été payée et par qui et c’est ce qui permet pr la suite de gérer sa trésorerie.

Effectuer un tableau de suivi de commande fournisseur sous Excel

Pour un suivi de facturation efficace, il est généralement conseillé de bien distinguer la facture client et fournisseur. Un tableau de suivi comporte les éléments suivants :

1. le numéro de facture ;
2. la date de la facture ;
3. le nom du client ;
4. le montant de la facture ;
5. le jour de règlement ;
6. l’état de règlement.

En fonction de l’activité de l’entreprise concernée, il est également possible d’ajouter une colonne « services » ou « prestations ». Ce tableau de suivi peut être complété par une colonne relative au type de règlement (chèque, virement etc).

Exemple de tableau de suivi de commande fournisseur sous Excel

N’oubliez pas de mettre à jour ce tableau de manière quotidienne. Grâce à un suivi régulier, plus besoin de reprendre toutes vos factures pour trouver le dernier montant facturé à tel client. Afin de gagner un temps précieux, il est possible de créer amont un tableau référençant toutes les colonnes pouvant être à choix multiples : les services, produits, le type de règlements, etc. Toutes les données fixes d’une facture peuvent être insérées dans une liste déroulante. Le montant final et le numéro de la facture ne sont pas des données figées, elles nécessitent d’être tapées directement.

Manipulations Excel pour créer le tableau de commande fournisseur

1. Créez une nouvelle feuille Excel dans votre tableur à part avec, par exemple, la liste des prestations de l’entreprise (cette feuille est nommé Ensemble des prestations)
2. Créez une colonne Prestations et lister toutes les services de l’entreprise (exemple : standard téléphonique, gestion administrative etc).
3. Retournez sur votre feuille Suivi de facturation clients, par exemple le suivi de facture clients. Sélectionnez l’ensemble de la colonne Prestation (de A jusqu’à Z de préférence).
4. Rendez vous dans Données puis Validation des données. Sélectionnez Liste à partir d’une plage de cellules. Pour sélectionner l’ensemble de la liste de vos prestations, cliquez sur le petit icône , une nouvelle petite fenêtre s’ouvre. Rendez-vous sur la feuille de calcul Ensemble des prestations puis sélectionnez l’ensemble de la colonne et cliquez sur le Ok de la nouvelle petite fenêtre.
5. Retournez sur la feuille Suivi de facturation clients sous Excel et cliquez sur Enregistrez. Là, une petite flèche apparaîtra dans l’ensemble de votre colonne Prestation.

Vous êtes sous l’eau quant au suivi de la facturation de votre entreprise ? Une aide administrative experte ne serait pas de refus ? Faites appel à nous pour vous libérer de ces tâches chronophages et vous dégager du temps qualifié à consacrer aux activité à plus forte valeur ajoutée.

J’ai besoin d’aide pour un suivi des factures

Tips pour mettre en place un bon suivi de facturation

Afin de mettre en place un bon suivi de facturation, une bonne organisation interne est cruciale.

Il faut que l’entreprise définisse une méthode à suivre et utiliser des outils performants et adaptés à sa stratégie.  Pour un suivi de facturation performant et efficace, il faut définir les principes fondateurs.

Il est également indispensable de définir les conditions générales de ventes concernant la facturation :

• L’acompte à verser à la signature du devis ;
• Le délai ;
• Le paiement en plusieurs fois ;
• L’indemnité de retard ;
• La date limite de paiement.

Le suivi des factures fournisseurs Excel

Le même suivi de facturation peut être établi pour les factures fournisseurs. Ce tableau de bord permet d’avoir toujours un œil sur les factures de livraisons, commandes, chantiers, location de matériels etc. Ce tableau de suivi fournisseurs comporte généralement les mêmes éléments qu’un suivi de factures clients :

1. le numéro de factures fournisseurs ;
2. la date d’émission ;
3. le nom des fournisseurs ;
4. les montants HT et TTC ;
5. l’échéance de chaque facture ;
6. le jour de règlements.

Un exemple :

Le tableau échéancier de paiement Excel

Pour gérer efficacement vos factures, la création d’un tableau échéancier est d’une grande utilité pour connaître l’ensemble les échéances de vos factures clients. Ce type de tableur est très utile si plusieurs versements sont à effectuer. Un tableau de suivi permet de voir rapidement le reste à payer et les pénalités en cas de retard de paiement. Pour calculer rapidement le montant du reste à payer et les pénalités de retard, il vous suffit de faire des calculs élémentaires tels que :

• Soustraction : =D2–E2 ; 
• Pour la pénalité de paiement, il suffit de multiplier (le montant TTC x le taux des pénalités de retard) multiplier par (le nombre de jours de retard/365). Un exemple : le client Conforto a 21 de retards sur son deuxième versement. Le calcul est à entrer dans la barre de formule : =(D4*5%)*(21/365).

Comment faire une facture sur Excel ?

Encore une fois, de nombreux logiciels de facturation existe pour établir rapidement et efficacement une facture. Certaines entreprises de petites et moyennes tailles peuvent avoir recours à Excel dans un soucis d’économie. Pour rappel, une facture comporte les mentions obligatoires suivantes :

Créez votre facture sous format Excel en indiquant toutes ces informations. Il n’existe pas de format normalisé. Cependant, il est nécessaire de créer un tableau intelligible avec des bordures différentes. Habituellement, les factures sont imprimées. Si vous souhaitez que toutes les lignes de la feuille de calcul n’apparaissent pas dans un soucis esthétique, sélectionnez une Couleur de remplissage blanc.

En plus de vous libérer du temps consacré à la gestion des achats et à la administrative, votre assistant(e) Officéo vous vient en aide sur les tâches ADV suivantes :

• L’assistante ADV ;
• La gestion des devis, des commandes ;
• Le suivi de paiement ;
• La relance facture impayée et le suivi des litiges ;
• Le recouvrement à l’amiable ;
• La gestion des litiges clients ;
• Le traitement des réclamations clients.

Prenez contact avec notre entreprise d’assistance administrative et comptable via ce formulaire ou au 01 49 70 98 63. Nous évaluerons ensemble le périmètre de votre besoin et y apporterons une solution sans embauche, rapide et adaptée à vos besoins.

Questions fréquentes