[Comment faire un suivi de facturation ?] Exemple tableau EXCEL✅

Le suivi de facturation est une pratique essentielle pour les entreprises de toutes tailles. Il s’agit du processus de suivi et de gestion des factures émises aux clients afin de garantir que les paiements sont effectués en temps voulu.

 

Vous ne vous y retrouvez pas parmi toutes vos factures ? Que ce soit des factures clients ou fournisseurs, une bonne gestion et un suivi permanent est primordial. Un suivi de factures permet par exemple de savoir quel client nous devons relancer et quelles sont les échéances à venir. Petit tour de piste pour savoir comment faire un suivi factures avec Excel !

J’ai besoin d’aide pour un suivi des factures

 

Qu’est-ce qu’un suivi de facturation ?

Le suivi de facturation est une mission principale dans la gestion commerciale de votre business. Il s’agit de la mise en place d’un processus qui permet de suivre les factures clients, fournisseurs, etc. pour s’assurer du respect des délais de paiement et du suivi des encaissements. 

Le suivi des factures centralise les informations qui permettent de gérer les délais de paiement et le suivi des encaissements. Le suivi de facturation offre la possibilité de savoir en temps réel quand une facture a été payée et par qui, permettant par la suite de gérer sa trésorerie.

Comment créer un tableau de suivi de facturation efficace avec Excel ?

Pour un suivi de facturation efficace, il est généralement conseillé de bien distinguer la facture client et fournisseur. Un tableau de suivi comporte des éléments tels que le numéro de facture, la date de la facture, le nom du client ou encore le montant de la facture par exemple.

En fonction de l’activité de l’entreprise concernée, il est également possible d’ajouter une colonne « services » ou « prestations ». Ce tableau de facture peut être complété par une colonne relative au type de règlement (chèque, virement etc).

Exemple de tableau de suivi de commande fournisseur sous Excel

N’oubliez pas de mettre à jour ce tableau de manière quotidienne. Grâce à un suivi régulier, plus besoin de reprendre toutes vos factures pour trouver le dernier montant facturé à tel client. Afin de gagner un temps précieux, il est possible de créer en amont un tableau référençant toutes les colonnes pouvant être à choix multiples : les services, produits, le type de règlement, etc. Le montant final et le numéro de la facture ne sont pas des données figées, elles nécessitent d’être tapées directement.

Manipulations Excel pour créer le tableau de commande fournisseur

1. Créez une nouvelle feuille Excel dans votre tableur à part avec, par exemple, la liste des prestations de l’entreprise (cette feuille est nommé Ensemble des prestations)
2. Créez une colonne Prestations et lister tous les services de l’entreprise (exemple : standard téléphonique, gestion administrative etc).
3. Retournez sur votre feuille Suivi de facturation clients, par exemple le suivi de facture clients. Sélectionnez l’ensemble de la colonne Prestation (de A jusqu’à Z de préférence).
4. Rendez vous dans Données puis Validation des données. Sélectionnez Liste à partir d’une plage de cellules. Pour sélectionner l’ensemble de la liste de vos prestations, cliquez sur la petite icône , une nouvelle petite fenêtre s’ouvre. Rendez-vous sur la feuille de calcul « Ensemble des prestations » puis sélectionnez l’ensemble de la colonne et cliquez sur le Ok de la nouvelle petite fenêtre.
5. Retournez sur la feuille « Suivi de facturation clients » sous Excel et cliquez sur « Enregistrez ». Là, une petite flèche apparaîtra dans l’ensemble de votre colonne Prestation.

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Vous êtes sous l’eau pour mettre en place un suivi de la facturation de votre entreprise ? Une aide administrative experte ne serait pas de refus ? Faites appel à nous pour vous libérer de ces tâches chronophages et vous dégager du temps qualifié à consacrer aux activité à plus forte valeur ajoutée.

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Tips pour mettre en place un fichier pour un bon suivi de facture client

Afin de mettre en place un suivi de facturation, une bonne organisation interne est cruciale.

Il faut que l’entreprise définisse une méthode à suivre et utiliser un logiciel de facturation performant et adapté à sa stratégie.  Pour un suivi de facturation performant et efficace, il faut définir les principes fondateurs.

Il est également indispensable de définir les conditions générales de ventes concernant la facturation :

• L’acompte à verser à la signature du devis ;
• Le délai ;
• Le paiement en plusieurs fois ;
• L’indemnité de retard ;
• La date limite de paiement.

Comment suivre les factures fournisseurs ?

Le même suivi de facturation peut être établi pour les factures fournisseurs. Ce tableau de bord permet d’avoir toujours un œil sur les factures de livraisons, commandes, chantiers, location de matériels etc. Ce tableau de suivi fournisseurs comporte généralement les mêmes éléments qu’un suivi de factures clients :

1. le numéro de factures fournisseurs ;
2. la date d’émission ;
3. le nom des fournisseurs ;
4. les montants HT et TTC ;
5. l’échéance de chaque facture ;
6. le jour de règlements.

Un exemple :

Comment faire un tableau de facturation en ligne de suivi client Excel ?

Pour gérer efficacement vos factures, la création d’un tableau échéancier est d’une grande utilité pour connaître l’ensemble des échéances de vos factures clients. Ce type de tableur est très utile si plusieurs versements sont à effectuer. Un tableau de suivi permet de voir rapidement le reste à payer et les pénalités en cas de retard de paiement.

Comment faire une facture sur le logiciel Excel ?

Un logiciel de facturation est indispensable pour établir rapidement et efficacement une facture. Certaines entreprises de petites et moyennes tailles peuvent avoir recours à Excel dans un soucis d’économie. Pour rappel, une facture comporte les mentions obligatoires suivantes :

Mentions	Précisions
La date d’émission	Le jour où la facture a été transmise ou facturée
La numérotation	Un numéro unique attribuée à chaque facture
La date de vente ou de prestation	Le jour où la vente ou la prestation a été conclue
L’identité du facturé	Le nom ou la dénomination sociale. L’adresse (une adresse de facturation peut-être rajoutée si celle-ci est différente de l’adresse du facturé). Le numéro de SIRET et SIREN s’il s’agit d’un fournisseur.
L’identité du professionnel	Le nom du professionnel. Le numéro de SIREN et SIRET.
Le numéro individuel d’identification à la TVA	Cela ne concerne pas les factures inférieures à 150€ hors taxes
La désignation du produit ou de la prestation	Le nom et la nature du produit. Pour une prestation : la main-d’oeuvre et matériaux utilisés.
Un décompte détaillé du produit ou de la prestation	Le détail en quantité et prix du produit ou de la prestation
Le prix catalogue	Le prix unitaire de chaque produit ou prestation sans TVA
La majoration	Les éléments ajoutés au prix catalogue (comme les frais de transports)
La réduction de prix	Les possibles réductions, rabais
Le taux de TVA	En fonction du statut juridique, le professionnel libéral peut être exonéré de la TVA
La somme totale à payer HT et TTC
La date du règlement

Créez votre facture sous format Excel en indiquant toutes ces informations. Il n’existe pas de format normalisé. Cependant, il est nécessaire de créer un tableau intelligible avec des bordures différentes. Habituellement, les factures sont imprimées. Si vous souhaitez que toutes les lignes de la feuille de calcul n’apparaissent pas dans un soucis esthétique, sélectionnez une Couleur de remplissage blanc.

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Modèle Excel de suivi facturation [Gratuit]

Découvrez notre exemple de processus de facturation client à télécharger (format Excel)

Modèle de suivi facturation en format Excel

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Et comment ça marche concrètement ?

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• L’assistante ADV ;
• La gestion des devis, des commandes ;
• Le suivi de paiement ;
• La relance facture impayée et le suivi des litiges ;
• Le recouvrement à l’amiable ;
• La gestion des litiges clients ;
• Le traitement des réclamations clients.

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Questions fréquentes