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Comment créer un suivi des factures dans un fichier Excel ?

tableau de suivi de facture excelVous ne vous y retrouvez pas parmi toutes vos factures ? Que ce soit des factures clients ou fournisseurs, un bonne gestion et un suivi permanent est primordial. Un suivi de factures permet par exemple de savoir quel client nous devons relancer et quelles sont les échéances à venir. Petit tour de piste pour savoir comment faire un suivi de factures avec Excel.

Bien évidemment, il existe de nombreux logiciels de facturation simple ou ERP. Néanmoins si vous cherchez un outil gratuit et efficace, Excel peut tout à fait vous convenir.

Le suivi des factures clients Excel

Pour un suivi de facture efficace, il est généralement conseillé de bien distinguer la facture client et fournisseur. Un tableau de suivi comporte les éléments suivants :

  1. le numéro de facture ;
  2. la date de la facture ;
  3. le nom du client ;
  4. le montant de la facture ;
  5. le jour de règlement ;
  6. l’état de règlement.

En fonction de l’activité de l’entreprise concernée, il est également possible d’ajouter une colonne « services » ou « prestations ». Ce tableau de suivi peut être complété par une colonne relative au type de règlement (chèque, virement etc).

Voici un exemple de tableau Excel :

comment faire un suivi de factures clients

N’oubliez pas de mettre à jour ce tableau de manière quotidienne. Grâce à un suivi régulier, plus besoin de reprendre toutes vos factures pour trouver le dernier montant facturé à tel client.

Afin de gagner un temps précieux, il est possible de créer amont un tableau référençant toutes les colonnes pouvant être à choix multiples : les services, produits, le type de règlements etc. Toutes les données fixes d’une facture peuvent être insérées dans une liste déroulante. Le montant final et le numéro de la facture ne sont pas des données figées, elles nécessitent d’être tapées directement.

Pour cela :

  1. Créez une nouvelle feuille Excel à part avec, par exemple, la liste des prestations de l’entreprise (cette feuille est nommé Ensemble des prestations)
  2. Créez une colonne Prestations et lister toutes les services de l’entreprise (exemple : standard téléphonique, gestion administrative etc).
  3. Retournez sur votre feuille Suivi de facture clients, par exemple le suivi de facture clients. Sélectionnez l’ensemble de la colonne Prestation (de A jusqu’à Z de préférence).
  4. Rendez vous dans Données puis Validation des données. Sélectionnez Liste à partir d’une plage de cellules. Pour sélectionner l’ensemble de la liste de vos prestations, cliquez sur le petit icône , une nouvelle petite fenêtre s’ouvre. Rendez vous sur la feuille de calcul Ensemble des prestations puis sélectionnez l’ensemble de la colonne et cliquez sur le Ok de la nouvelle petite fenêtre.
  5. Retournez sur la feuille Suivi de factures clients et cliquez sur Enregistrez. Là, une petite flèche apparaîtra dans l’ensemble de votre colonne Prestation.

Le suivi des factures fournisseurs Excel

Le même suivi de facture peut être établi pour les factures fournisseurs. Ce tableau de bord permet d’avoir toujours un œil sur les factures de livraisons, commandes, chantiers, location de matériels etc.

Ce tableau de suivi fournisseurs comporte généralement les mêmes éléments qu’un suivi de factures clients :

  1. le numéro de factures fournisseurs ;
  2. la date d’émission ;
  3. le nom des fournisseurs ;
  4. les montants HT et TTC ;
  5. l’échéance de chaque facture ;
  6. le jour de règlements.

Un exemple :

suivi de factures fournisseurs

 

Le tableau échéancier de paiement Excel

Pour gérer efficacement vos factures, la création d’un tableau échéancier est d’une grande utilité pour connaître l’ensemble les échéances de vos factures clients. Ce type de tableur est très utile si plusieurs versements sont à effectuer. Un tableau de suivi permet de voir rapidement le reste à payer et les pénalités en cas de retard de paiement.

créer un tableau d'échéances

Pour calculer rapidement le montant du reste à payer et les pénalités de retard, il vous suffit de faire des calculs élémentaires tels que :

  • Soustraction : =D2E2 ; 
  • Pour la pénalité de paiement, il suffit de multiplier (le montant TTC x le taux des pénalités de retard) multiplier par (le nombre de jours de retard/365). Un exemple : le client Conforto a 21 de retards sur son deuxième versement. Le calcul est à entrer dans la barre de formule : =(D4*5%)*(21/365).

Comment faire une facture sur Excel ?

Encore une fois, de nombreux logiciels de facturation existe pour établir rapidement et efficacement une facture. Certaines entreprises de petites et moyennes tailles peuvent avoir recours à Excel dans un soucis d’économie. Pour rappel, une facture comporte les mentions obligatoires suivantes :

MentionsPrécisions
La date d’émissionLe jour où la facture a été transmise au facturé
La numérotationUn numéro unique attribuée à chaque facture
La date de vente ou de prestationLe jour où la vente ou la prestation a été conclue
L’identité du facturéLe nom ou la dénomination sociale.
L’adresse (une adresse de facturation peut-être rajoutée si celle-ci est différente de l’adresse du facturé).
Le numéro de SIRET et SIREN s’il s’agit d’un fournisseur.
L’identité du professionnelLe nom du professionnel.
Le numéro de SIREN et SIRET.
Le numéro individuel d’identification à la TVACela ne concerne pas les factures inférieures à 150€ hors taxes
La désignation du produit ou de la prestationLe nom et la nature du produit.
Pour une prestation : la main-d’oeuvre et matériaux utilisés.
Un décompte détaillé du produit ou de la prestationLe détail en quantité et prix du produit ou de la prestation
Le prix catalogueLe prix unitaire de chaque produit ou prestation sans TVA
La majorationLes éléments ajoutés au prix catalogue (comme les frais de transports)
La réduction de prixLes possibles réductions, rabais
Le taux de TVAEn fonction du statut juridique, le professionnel libéral peut être exonéré de la TVA
La somme totale à payer HT et TTC
La date du règlement

 

Créez votre facture sous format Excel en indiquant toutes ces informations. Il n’existe pas de format normalisé. Cependant, il est nécessaire de créer un tableau intelligible avec des bordures différentes. Habituellement, les factures sont imprimées. Si vous souhaitez que toutes les lignes de la feuille de calcul n’apparaissent pas dans un soucis esthétique, sélectionnez une Couleur de remplissage blanc.

 



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