[GRATUIT] Lettre de relance facture impayée : 2ème relance

-Officéo vous accompagne pour mettre en place une politique de relance de factures impayées solide, et efficace.-

Relancer plusieurs fois les clients en retard de paiement est rarement une habitude à prendre. En effet, vous risquez d’habituer les mauvais payeurs à attendre l’arrivée de plusieurs relances avant de procéder au règlement des factures. Il est préférable d’envoyer une première lettre de relance, suivie d’une 2ème, avec un timing approprié. Dans certaines conditions, une mise en demeure immédiate peut se justifier.

Dans un cycle de ressources pour vous aider à construire une procédure de relance solide, découvrez à présent comment piloter votre 2ème lettre de relance.

Rappel sur la procédure de relance

Envoyer une lettre de relance pour une facture impayée est une procédure très courante. Elle permet de déterminer la raison pour laquelle un de vos clients ne paie pas. Ce peut être un simple oubli de sa part, des difficultés financières temporaires, ou un désaccord sur le prix.

Si votre client ne paie pas suite à la relance que vous avez envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception, il est légitime de passer à la vitesse supérieure. Vous êtes en droit d’envoyer une 2ème relance ou une mise en demeure par courrier recommandé avec accusé de réception.

En effet, en l’absence de réponse à la première lettre, le 2ème courrier précise qu’à défaut de règlement, une procédure de mise en demeure ou une procédure judiciaire peut être engagée.

La seconde relance est plus ferme, mais dépourvue d’agressivité. Le client débiteur est informé de l’intention de recourir à des solutions pour recouvrer la créance s’il n’y procède pas de lui-même.

Avant d’envoyer la 2ème relance d’impayé

Avant de procéder à l’envoi de la deuxième relance, en tant que créancier vous devez avoir effectué certaines démarches.

N’hésitez pas à recourir à des appels téléphoniques. Tentez d’entrer au contact de vive voix avec le client concernant cette facture impayée. Un contact par téléphone permet également de juger de la bonne foi d’un client. Un interlocuteur absent, des messages laissés sans réponse, une secrétaire peu coopérative, la ligne « coupée » : ce sont tout autant d’indices qui peuvent vous alerter sur la situation, et vous décider à engager un recouvrement judiciaire direct, ou non.

À cette même occasion, vous pouvez envoyer une première lettre de relance de paiement selon les informations que vous avez récoltées. Si cette dernière est restée sans réponse, alors vous pouvez engager l’envoi d’une seconde missive.

Le délai pour une relance de facture impayée

Pour échelonner vos modalités de relance, gardez à l’esprit les délais autorisés pour réclamer une facture. Libre à votre entreprise de répartir les relances dans le délai imparti. En matière commerciale, les délais sont différents par rapport à une prescription civile.

Face à une facture restée impayée, un délai de 2 ans permet de saisir les autorités pour recouvrer la créance. Ceci, quand le débiteur est un consommateur. Quand le débiteur est un professionnel, le délai est poussé à 5 ans. Le délai est le même pour une société commerciale ou un commerçant.

Chaque vendeur (de service ou de produit) fixe des délais de paiement qui lui sont propres. Vous pouvez choisir de la fixer à 60 jours après la date d’émission de la facture. Le cycle de relance d’impayés peut alors démarrer passé cette période de 60 jours.

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Ca m’intéresse

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Modèle de lettre pour une relance facture impayée 2ème rappel

Nom de votre entreprise
Adresse de votre entreprise
Code posta – Ville
Téléphone- Mail
N°Siret

Nom du client/nom de l’entreprise du client
Adresse du client
Code postal – Ville

Objet : Lettre de relance n°2 pour la facture n°[insérer le numéro de la facture] PJ : Photocopie de la facture n°1[insérer le numéro de la facture] + photocopie de la lettre de relance n°1

Madame, Monsieur,

Nous vous avions demandé de procéder au paiement de la facture n°[insérer numéro de la facture] d’un montant de [insérer montant de la facture] par courrier, en date du [insérer la date de la première relance].

Ainsi, sauf erreur de notre part, nous sommes au regret de constater qu’aucun paiement n’a été effectué pour régler cette facture. Nous vous demandons de bien vouloir régler cette situation, et procéder au règlement de la somme due.

Vous trouverez en attaché de ce courrier, une photocopie de la facture concernée et une copie de la première lettre de relance qui vous a été envoyée.

Si vous avez procéder au règlement avant la réception de ce courrier, veuillez ne pas tenir compte de cette lettre.
Tout notre service reste à votre disposition dans l’hypothèse d’éventuelles questions.

Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’assurance de nos salutations les meilleures.
[Signature] [Prénom NOM]

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Les démarches si la 2ème relance de facture impayée échoue

Voici les possibilités courantes résumées :

1. Envoyer une troisième lettre de relance.
2. Envoyer une mise en demeure de payer.

La troisième lettre de relance d’impayé est rarement utilisée. Pourtant, face à une situation d’impayé avec un client de longue date, ce peut être nécessaire. Concernant la mise en demeure de payer, elle met un terme aux échanges amiables. Vous avez alors la possibilité de saisir les juges, obtenir une injonction de payer et ainsi demande l’exécution forcée.

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Pour résumer