[Lettre de relance facture impayée] 1re relance : modèle gratuit

-Officéo vous accompagne pour mettre en place une politique de relance de factures impayées solide, et efficace.-

Dès le début de votre activité professionnelle, la gestion des relances clients est à construire avec sérieux. Ceci, pour deux raisons. Mettre en place de manière ultérieure serait plus compliquée. Les clients seront par ailleurs avertis d’un tel changement. 

Un tel revirement pourrait jouer en votre défaveur. Par ailleurs, mettre en place une politique de relance en cours d’activité est plus fastidieux. Découvrez ici la première lettre de relance.

 

La procédure de relance de facture impayée

Trouver le bon timing

Dans la rédaction de vos accords, notez une date limite : en cas de dépassement de cette limite, vous serez en droit d’envoyer une première relance. Dans tous les cas, il est important de réagir rapidement. Plus vous attendez dans la relance de votre client, plus vous induisez que son cas de retard a peu d’importance.

Utiliser le bon mode de communication

Votre client ne paie pas, la procédure de relance est activée. Il est en effet temps d’envoyer un premier courrier de relance. Quel mode de communication utiliser ? Le courrier recommandé avec accusé de réception est une valeur sûre. Vous pouvez également choisir un contact par mail, en mettant vos supérieurs en copie. Vous pouvez choisir de commencer par appeler votre client. Ainsi, après avoir commencé votre appel, il est désormais temps d’écouter votre client. Il possède les informations que vous cherchez, vous devez donc faire preuve d’une attention particulière. La suite de la procédure dépend de votre écoute et de la gestion de la situation avec justesse et fermeté. C’est pourquoi le courrier est bien plus souvent utilisé : plus simple, plus efficace et plus fiable, pour les plus grosses structures c’est le mode de communication privilégié.

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Ca m’intéresse

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Quel est l’objectif d’une lettre de relance pour facture impayée : 1re relance ?

Une lettre de relance pour une facture impayée sert à :

• Rappeler au client son obligation de paiement de dette 

La première lettre de relance est la première étape de la procédure de recouvrement à l’amiable d’une créance. La lettre a pour but de rappeler au client que le délai de paiement de la facture est dépassé et qu’il doit régler sa dette au plus vite.

La réclamation du paiement d’une créance est conditionnée à ces trois critères : la créance doit être certaine, elle doit être liquide et enfin exigible.

• Maintenir une bonne relation avec le client

La première lettre de relance vous aidera à vous faire payer tout en préservant une bonne relation avec le client.

• Prouver vos tentatives

Si jamais vous devez avoir recours à un recouvrement judiciaire, la lettre de relance vous servira de preuve au tribunal afin de prouver vos tentatives d’obtention de paiement. Il est donc important de bien les conserver.

• Faire des économies et gagner du temps

La première lettre de relance est rapide à rédiger, ne nécessite aucun coût et s’avère très efficace. Vous aurez donc non seulement un gain d’argent mais aussi de temps.

Quelle alternative à la 1re lettre de relance pour facture impayée ?

La 1^re, 2^e et 3^e lettres de relances ne sont pas toutes obligatoires pour effectuer une procédure de recouvrement amiable. Vous avez toujours la possibilité de relancer de manière officieuse le client et lui laisser le temps nécessaire pour vous payer.

Par ailleurs, il est recommandé d’entamer une relance le plus rapidement possible et de le faire en respectant la procédure. Cela dans le but de réunir des preuves si jamais vous deviez recourir à une procédure de recouvrement judicaire.

Il existe deux alternatives à la lettre de relance pour facture impayée :

• Un logiciel de facturation ou de facturation afin de prévenir les impayés automatiquement avec un système de relances intégré. Ce qui vous permettra d’anticiper les impayés et d’éviter les procédures de recouvrement.
• Faire appel à un prestataire externe qui va s’occuper pour vous de toute la procédure de recouvrement de vos impayés.

Modèle de lettre pour une première relance de facture impayée

Rédiger des communications de relance de paiement peu s’avérer délicat, sinon fastidieux. Nous vous indiquons donc ci-après les informations à faire figurer sur le message, ainsi que quelques conseils de rédactions. Enfin, vous pourrez utiliser cela comme modèle de lettre ou de courriel de relance (voire de mise en demeure).

Informations à insérer dans la rédaction de votre lettre de relance

Concrètement, la première lettre de relance doit signifier à votre client le fait qu’il y ait retard de paiement. Doivent figurer les informations suivantes :

• Le numéro de la facture ;
• La date de la facture ;
• Le montant de la facture ;
• La date d’échéance de la facture.

Vous trouverez un modèle de lettre de première relance d’impayés. Cette ressource met en forme les informations essentielles, est gratuite, et peut vous servir d’exemple à tout moment.

Modèle de lettre d’une première relance d’impayé

Nom de votre entreprise Adresse de votre entreprise Code posta – Ville Téléphone- Mail N°Siret

Nom du client/nom de l’entreprise du client Adresse du client Code postal – Ville

Objet : Lettre de relance n°1 pour la facture n°[insérer le numéro de la facture] PJ : Photocopie de la facture n°1[insérer le numéro de la facture]

Madame, Monsieur,

À ce jour, nous n’avons pas reçu le paiement de la facture n°[insérer le numéro de la facture] en date du [insérer la date de la facture]. Cette facture est d’un montant de [insérer le montant de la facture]. Cette facture arrivait à échéance le [insérer la date d’échéance prévue dans le contrat].

Nous vous demandons de bien vouloir procéder au règlement le plus rapidement possible. Vous trouverez ci-joint une photocopie de la facture concernée par notre demande. Veuillez ne pas tenir compte de cette première relance si le règlement a été adressé avant la réception de ce courrier.

Tout notre service reste à votre disposition dans l’hypothèse d’éventuelles questions.

Nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’assurance de nos salutations les meilleures. [Signature] [Prénom NOM]

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Les démarches avant d’envoyer une seconde lettre de relance

Dans le cas où votre client ne donne pas suite à l’envoi d’une première lettre de relance, deux possibilités s’offrent à vous :

1. Envoyer une deuxième lettre de relance de facture impayée, puis une troisième lettre de relance.
2. Envoyer une mise en demeure de payer.

En effet, si le premier courrier de relance ne trouve pas de réponse, vous êtes en droit de faire suivre une lettre d’avertissement. La deuxième lettre de relance se veut plus ferme. Toujours dépourvue d’agressivité, le contenu doit informer le débiteur de votre intention de recourir à des professionnels de recouvrement si nécessaire. Ou le cas échéant, de moyens appropriés (avocat, huissier de justice ou organisme de recouvrement).

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Questions fréquentes