Préparation et envoi des devis et commandes

Vous connaissez un pic d’activité ? Vous n’arrivez à gérer vos commandes et les devis s’accumulent ? Cependant vous n’avez pas le temps de les traiter et embaucher une personne vous est impossible. Choisissez une aide administrative experte pour un processus de traitement d’une commande client et une gestion des devis optimales.

Profitez de l’expertise Officéo pour la gestion de vos
commandes clients

Si vous souhaitez pérenniser votre activité professionnelle, une gestion des commandes clients ainsi que fournisseurs est essentielle. Souvent mal établi, le processus de gestion demande un certain temps de traitement dont vous manquez peut être.

Déléguez le management de vos commandes et devis à l’un(e) de nos assistant(e)s Officéo. Pour vous, il ou elle se charge de toute la procédure de commande de la préparation des commandes aux expéditions, en passant par le traitement des commandes urgentes.

Votre secrétaire s’occupe de saisir les commandes et de traiter les bons de commande. Il ou elle prend également en charge le suivi de commande. Votre assistant(e) Officéo maîtrise toutes les étapes du traitements des demandes et les classe. Fini le temps perdu à chercher un numéro de suivi.

Quel que soit le nombre de commandes, votre assistant(e) vous permet de libérer du temps pour améliorer la qualité de votre service client et accélérer la transmission des commandes passées, y compris les commandes urgentes. Vos délais de traitement sont ainsi réduits.

Des devis sur mesure : la clé de votre activité

Le rôle de votre assistant(e) Officéo est de s’assurer que tous vos devis feront la satisfaction de vos (futurs) clients ! Il ou elle sait gérer l’établissement des modèles de devis, que ce soit à destination des professionnels comme des particuliers. Rapide et efficace, votre secrétaire Officéo prend en charge la demande de devis et de l’éditer.

De part son expertise, votre assistant(e) est à l’écoute de vos clients afin d’établir un devis sur mesure, quel que soit sa nature (devis travaux, devis plomberie, devis santé, devis peinture, etc.) selon votre prestation de service. Il ou elle se charge d’informer au préalable vos clients de la facturation des devis selon vos consignes commerciales.

En n’omettant aucune des mentions obligatoires, votre secrétaire fournit à vos client un devis détaillé en calculant le montant estimé avec la TVA. Grâce à son professionnalisme, vous êtes assuré de la validité de chaque devis.

Vos devis sont classés pour vous permettre de retrouver facilement chaque document grâce au numéro de devis. Vos méthodes et procédures sont respectées, quel que soient vos modalités de facturation (logiciel de devis, saisie automatique d’informations, etc).

Les garanties Officéo

Ces clients nous font confiance

Le traitement de vos devis maîtrisé

Votre assistant(e) ADV indépendante assure chaque gestion de devis avec la même efficacité. La demande de votre client est enregistrée pour garantir une réactivité en toutes circonstances grâce à son expertise et sa maîtrise des outils informatiques parfaitement maîtrisés.

Chaque envoi de devis ou de prise de commande est accompagné d’un courrier circonstancié pour personnaliser le service envisagé auprès de vos clients dans un soucis de satisfaction client. Le traitement des commandes clients et la gestion commerciale de votre entreprise est fait selon vos stocks, l’approvisionnement possible grâce à un suivi de vos tableaux de bords pour une aisance opérationnelle réelle.

Votre assistant(e) s’adapte à vos méthodes de travail, que votre traitement soit effectué manuellement ou par automatisation, avec un logiciel de gestion. Si aucun processus n’a été mis en place pour la gestion des devis, il ou elle se charge d’en établir à votre demande, comme un tableau de bord de suivi des devis.

La solution Officéo gère en toute souplesse tous les mouvements de matériels ou de services, les envois de devis et la réception et exécution de commandes. Une bonne gestion de votre processus de traitement des commandes et devis, c’est l’assurance de conserver une relation client sereine.

Témoignage de Serge Estrade, directeur d’Abeillon et client Officéo

O. : Pourriez-vous nous donner une anecdote illustrant votre expérience du service ?

S.E. : Il y a quelques temps, j’ai été informé que mon assistante Officéo devait prendre un congé maternité. J’ai immédiatement eu, en parallèle, la confirmation qu’une remplaçante disposant des mêmes compétences viendrait la remplacer, avec une période de passation non facturée. Officéo sait s’adapter à un problème pour y trouver une solution dans un temps record. C’est cette réactivité qui m’a convaincu et qui illustre parfaitement mon expérience avec Officéo.

Témoignage complet 

Les avantages d’un(e) assistant(e) Officéo

L’administration des ventes, c’est notre business

En plus de la gestion des devis, Officéo vous propose d’autres solutions pour optimiser votre administration des ventes :

• L’assistance ADV ;
• La gestion des devis, des commandes ;
• Le suivi des factures clients (suivi de facture sur Excel);
• Le suivi des paiements clients et la relance paiement ;
• Le traitement des réclamations clients ;
• Le recouvrement à l’amiable ;
• Le traitement des impayés ;
• Les modèles de devis (meilleurs logiciels) ;
• Comment faire un devis ?

Ca m’intéresse