[VIDEO] Quels tarifs pour une secrétaire indépendante ?

Faire appel à une secrétaire indépendante vous confère un avantage indéniable par rapport au recrutement en CDI/Interim, que ce soit en matière de coûts ou de flexibilité. En effet, que ce soit pour une mission ponctuelle ou longue, vous payez uniquement pour la prestation effectuée (pas de coûts de recrutement, de formation, de turn over ou encore de charges patronales). À la clé, un budget maîtrisé et des prestations d’externalisation administrative de qualité ! Mais alors, à quel coût ?

La définition des tarifs pour une prestation de secrétariat est soumise à plusieurs critères, c’est ce que vous allez découvrir dans cet article.

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Quel tarif et taux horaire pour une secrétaire indépendante ?

Les tarifs d’une secrétaire indépendante sont compris entre 20 et 50 euros bruts de l’heure. Différents éléments rentrent en jeu quant à la définition des tarifs pour une prestation de secrétariat.

Une secrétaire indépendante peut vous épauler pour de nombreuses tâches administratives. Du traitement des courriers et e-mails à la prise de rendez-vous, en passant par les travaux de secrétariat courant ou de secrétariat comptable, les missions sont très variées et peuvent être complexes. Votre secrétaire indépendante peut aussi se spécialiser (juridique, médical, associatif…).

La complexité des missions, les compétences requises, la localisation du poste ou encore la taille de la structure qui emploi sont des critères qui peuvent faire évoluer les tarifs d’une secrétaire indépendante. Notez qu’une prestation à distance peut être plus onéreuse qu’une prestation sur site car il n’y a pas de coûts de déplacements à prendre en compte.

Des majorations sont aussi possibles, en fonction des compétences requises (par exemple, une secrétaire à la formation juridique peut réaliser des missions plus qualifiées) et du moment où a lieu la prestation.

Tarif d’une secrétaire indépendante à la journée ou à la tâche

Pour une mission d’une journée, les coûts peuvent aller de 200 € à 350 €. Certains facturent aussi à la demi journée.

Il peut exister une facturation à la tâche. C’est le cas par exemple pour les micro tâches ou bien les travaux de longue haleine comme le traitement de texte, la rédaction de comptes-rendus en passant par la mise en place de relance d’impayés ou la tenue d’une permanence téléphonique. Ce mode de facturation est cependant assez peu répandu et les tarifs sont alors très variables (pour le traitement de courriers ou d’e-mails par exemple, on peut compter environ entre 5 et 15 € par courrier).

Quelles sont les majorations possibles pour une secrétaire freelance ?

Il faut s’attendre à des coûts supplémentaires en fonction de certains critères :

• Majoration (entre 15% et 50%) pour des missions à réaliser sous 24 h/48 h, le week-end et les jours fériés ;
• Majoration (environ 20%) en fonction de l’expertise de l’assistante (en ce qui concerne le secrétariat juridique notamment).

Les charges en freelance : explications

Lors d’une prestation de services, le client n’a pas de charges patronales à payer puisque le freelance ne fait pas partie de sa masse salariale, il est considéré comme fournisseur. Cependant, le chiffre d’affaires du prestataire est soumis à des charges prélevées par l’URSAFF mensuellement ou trimestriellement. Celle-ci représente actuellement 21,1% du chiffre d’affaire et augmenteront d’ici 2026 jusqu’à 26%.

Ces charges, importantes, expliquent des tarifs qui paraissent plus élevés que ceux du salariat. Les tarifs freelance horaires débutants sur le marché correspondent environ au SMIC majoré de 20%. En comparant avec ce que coûte un salarié, une fois les coûts RH, avantages sociaux et charges réintégrés, les entreprises se rendent compte qu’elles ont tout à gagner à faire faire appel à un freelance.

Vous pouvez faire la simulation ce que vous coûte un salarié juste ici.

Comment optimiser le coût d’une secrétaire indépendante ?

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Nous avons comparé deux solutions de secrétariat externalisé pour vous

Officéo vous explique sa solution d’externalisation de tâches administratives en la comparant à deux solutions différentes : Intérim et CDD/CDI.
Quels avantages vous offre la solution Officéo et pourquoi devriez-vous opter pour celle-ci ?
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Officéo vs une plateforme de freelancing, ça donne quoi ?

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Faire appel à un assistant indépendant Officéo pour son assistance administrative

Chez Officéo, nous sommes conscients que la gestion administrative peut être une douleur pour beaucoup, mais mal opérée, elle peut devenir très onéreuse.

Vous recherchez un assistant indépendant qualifié qui saura répondre à votre besoin, mais vous ne trouvez pas votre bonheur dans le freelancing, ni dans l’intérim ? Ras le bol des no-show ou de manière générale du manque de fiabilité ? Vous voulez pouvoir faire confiance à votre assistant et bénéficier d’un service complet et continu ?

Officéo est un service clé en main, expert et agile mais aussi fiable.

Notre entreprise vous offre un service de prestation qui s’appuie sur le travail d’un assistant administratif indépendant ou d’un squad/binôme d’assistants, en fonction de votre besoin. Nos assistants sont des professionnels aguerris à votre secteur de métier. Leurs compétences ont été vérifiées en amont par nos soins, à travers une batterie de tests.

Nos Accounts Managers sont tiers de confiance entre vous et l’assistant. Ils s’assurent de la qualité du travail fourni lors de la mission en récoltant vos retours (par téléphone, email ou applicatif dédié). Après chaque mission, un compte-rendu auquel vous avez accès dans votre espace personnel et sécurisé est rédigé par l’assistant.

Une surcharge de travail inattendue ? Une absence de votre assistant ? Ou un souhait stratégique d’externaliser une fonction administrative pour vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée ? Pas de souci, votre contrat de prestation s’adapte à votre besoin et est modulable à tout moment.

En cas d’imprévu, nous sommes en capacité de remplacer immédiatement l’assistant, en assurant la continuité de service. Enfin, nous nous adaptons à votre structure : l’assistant peut tout aussi bien travailler 50h par semaine que 50h par mois, et ceci de manière ponctuelle ou dans la durée.

Officéo, c’est aussi un service sans frais masqués : pas de coûts RH (recrutement, turn-over), pas de charges patronales… Faire appel à notre service (s’appuyant sur des secrétaires administratifs  indépendants), c’est ne faire face à aucun coût fixe : ils sont tous variables.

Vous souhaitez un devis ou bien découvrir nos services ? Contactez nous !

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Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain, cliente Officéo

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Officéo, comment ça marche ?

Conçue pour qu’elle soit experte, moins coûteuse que l’intérim, plus fiable qu’un freelance en direct et plus souple qu’un CDD, notre solution d’assistance administrative s’engage à vous satisfaire en toutes circonstances. Faites-nous confiance, et choisissez à présent de vous recentrer sur ce que vous faites de mieux : votre métier.

Pour votre entreprise : pas d’engagement de volume horaire ou de durée : c’est vous qui décidez !
Assistant, en fonction de vos disponibilités, Officéo vous propose le volume de missions le plus adapté, avec des facturations garanties chaque mois.

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Vous êtes secrétaire freelance : comment calculer et facturer une prestation administrative ?

Vous souhaitez devenir secrétaire ou assistante administrative freelance avec une expertise : comptable, juridique, médiale ou commerciale mais vous ne savez pas comment établir vos tarifs ?

Sachez qu’en tant que secrétaire indépendante, vous êtes libre de fixer vos tarifs. Pour cela, il faut considérer plusieurs critères :

• Les cotisations sociales à déclarer à l’URSSAF ;
• Les charges professionnelles liées à votre activité (frais de déplacement, frais téléphoniques, assurances, équipements, etc.)
• L’exonération de charges patronales pour les entreprises qui font appel à vos services ;
• Les contraintes et les difficultés des missions confiées ;
• Le délai d’exécution et l’urgence de la mission ;
• Votre niveau d’expérience.

À noter que vos tarifs peuvent aussi varier en fonction des missions confiées, de la localisation géographique, ou encore du domaine d’activité dans lequel vous aurez à exercer.

Comment facturer une prestation de service ?

En tant que secrétaire administratif freelance, il existe pour vous différentes solutions pour facturer vos prestations :

Cas de figure	Explications
Facturation au temps passé sur la tâche	Nombreux sont les assistants administratifs indépendants qui mettent en place un tarif horaire ou journalier (par exemple pour une journée de 8h). Pour cela, vous affichez un prix pour un nombre d’heures définies sur le devis, le nombre d’heures que vous estimer nécessaire pour faire la mission.
Facturation à la tâche	Vous attribuez un tarif unitaire à une quantité (par exemple pour 10 pages). Ce peut être en fonction par exemple du nombre de saisie sur Word ou Excel, du nombre de devis ou factures, du nombre de relances d’impayées, etc…
Facturation au forfait	Ici, il s’agit de définir un forfait ou un montant fixe pour une demi journée, ou journée ; C’est un type de facturation qui convient parfaitement si vous devez mener des missions récurrentes chez vos clients.

Plusieurs modes de facturation s’offrent ainsi à vous, choisissez la solution la plus adéquate selon votre besoin. La plus commune est la facturation au temps passé.

Étudiez le marché

Avant de fixer vos prix, observez bien les tarifs pratiqués par vos confrères. Un prix de prestation trop élevé pourrait impacter votre clientèle, un prix de prestation trop bas pourrait tout simplement biaiser l’offre globale.

Prévoyez vos charges

Une grande partie des revenus passent dans les charges à payer aux impôts. Le taux change en fonction du statut de l’entreprise, prenez toutefois en compte les frais suivants lors de l’établissement des tarifs :

• Frais bancaires, frais d’assurances ;
• Cotisations sociales ;
• Frais de communication ;
• Formation ;
• Déplacement.

Pensez par la même occasion aux périodes creuses dans le cadre de votre activité. Le travail administratif, la prospection, la préparation des devis ou les remplacements sont souvent plébiscités en dehors des grosses missions ou des grandes périodes d’activité.

Travailler avec Officéo en tant qu’indépendant

Vous êtes déjà secrétaire indépendante mais vous avez du mal à trouver de clients ? Vous n’arrivez pas à trouver de missions qui vous correspondent ? Pourquoi ne pas faire appel à Officéo ? Vous bénéficier de tous les avantages du freelancing mais plus simplement ! Vous n’avez plus à prospecter, vous vous assurez des revenus en fin de mois et dites adieu à la solitude que peut procurer l’indépendance !  Alors pourquoi ne pas tenter l’aventure ?

Quel statut juridique pour devenir secrétaire à son compte ?

De manière générale, les secrétaires indépendantes optent pour le statut juridique de “micro-entrepreneur” aussi appelé “auto-entrepreneur”. Ce choix est motivé par la simplicité de la procédure pour se lancer et la non nécessité d’investissements à réaliser (procédure peu coûteuse).

Il faut se rendre sur le site du Centre de Formalité des Entreprises pour faire sa déclaration en ligne en tant que micro-entrepreneur, et c’est tout !

D’autres solutions sont possibles comme : la création d’une entreprise Individuelle ou d’une société commerciale (EURL, SAS, SASU, SARL, SA) mais le statut de micro-entreprise reste le plus privilégié auprès des secrétaires indépendantes !

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