Qu’est-ce que le métier de secrétaire comptable ?

Le secrétaire comptable supporte l’entreprise pour ses tâches administratives liées au secrétariat comptable en fonction du besoin. Par exemple, il peut s’occuper de l’accueil des clients mais aussi suivre la trésorerie de l’entreprise.

[VIDEO] Secrétaire comptable : fiche métier

Un secrétaire comptable, est un membre du personnel de soutien qui effectue diverses tâches administratives pour le service comptable d’une entreprise. Il aide à créer et à tenir à jour les dossiers financiers et participe au processus de tenue de livres.

Quel est son rôle principal ?

• Sa mission principale est de veiller à ce que le service de comptabilité fonctionne de manière harmonieuse et efficace. Cela implique de suivre toutes les transactions financières afin que les dossiers de l’entreprise soient exacts à tout moment. Les comptables comptent sur les secrétaires pour leur fournir des informations précises afin qu’ils puissent accomplir leurs tâches rapidement et avec précision.

Dans quels secteurs d’activité s’exerce ce métier ?

Ce métier s’exerce dans tous les secteurs. Dans le secteur financier, il peut être chargé de prendre des notes pendant les réunions avec les clients et de les compiler dans des rapports qui peuvent être utilisés par les gestionnaires.

Dans un environnement industriel, un secrétaire comptable peut être chargé de gérer les niveaux d’inventaire et de suivre les articles qui doivent être commandés aux fournisseurs pour que la production puisse se poursuivre comme prévu. On peut bien sûr également lui confier des missions comme la création de rapports sur les performances ou les prévisions de ventes en fonction des tendances passées et des conditions actuelles du marché.

Un secrétaire facturier travaillant dans le secteur de la santé aura par exemple pour tâche de fixer des rendez-vous et de prendre les paiements des patients qui ont des plans d’assurance prépayés ou qui n’ont pas d’assurance du tout. Un aspect important de cette charge est de devoir garder la trace des services qui ont déjà été fournis afin de ne pas les dupliquer plus tard (ce qui pourrait conduire à des problèmes d’assurance).

Où exerce-t-elle ?

Les secrétaires comptables travaillent dans divers environnements, notamment dans des entreprises privées et dans des organisations gouvernementales ou sans but lucratif. Le travail est largement similaire dans tous ces endroits : l’assistant comptable aide à maintenir les comptes en ordre, suit les paiements et les dépenses et s’assure que les livres sont équilibrés à la fin de chaque mois.

La plus grande différence entre le poste de secrétaire comptable d’une entreprise privée et celui d’un organisme public est le degré d’autonomie dont il dispose pour prendre des décisions sur la manière dont les choses doivent être faites. Dans de nombreux cas, un secrétaire comptable qui travaille pour une entreprise privée aura plus de liberté pour effectuer des changements de son propre chef que ceux qui travaillent pour des agences gouvernementales ou des organisations à but non lucratif, car il y a moins de règlements à suivre.

Ils travaillent également dans différentes régions du pays en fonction de leur lieu de résidence : certains peuvent travailler dans de grandes villes comme Paris ou même à l’étranger, tandis que d’autres peuvent se retrouver à vivre et à travailler plutôt en province et dans des villes plus petites.

Les missions d’un secrétaire comptable

Un assistant comptable est une personne qui travaille dans un bureau de comptabilité, elle reçoit, organise et stocke des documents. Elle répond également aux questions des clients et des autres employés.

Les fonctions d’un assistant comptable dépendent de son rôle dans l’entreprise. Certains secrétaires peuvent s’occuper du service à la clientèle, tandis que d’autres n’effectuent que des tâches administratives comme le classement ou la réponse au téléphone.

Les secrétaires comptables travaillent en étroite collaboration avec les comptables, qui sont chargés de vérifier les états financiers et de préparer les déclarations fiscales. Ces professionnels ont généralement de nombreuses années d’expérience dans les domaines de la comptabilité et de la finance avant de travailler eux-mêmes comme comptables ; cependant, certaines personnes commencent comme secrétaires avant d’accéder à des rôles à plus haute responsabilité !

Les compétences d’un secrétaire comptable

Les compétences techniques d’un secrétaire comptable

Les compétences d’un secrétaire en comptabilité sont très importantes pour le succès de toute entreprise. Ils sont responsables de la tenue des dossiers, de la saisie des données et d’autres tâches qui permettent d’organiser les finances d’une entreprise. Voici quelques-unes des compétences les plus importantes à posséder :

• Organisation : la capacité à suivre plusieurs projets à la fois et à s’assurer de leur bon déroulement est indispensable ;
• Maîtrise des outils informatiques : toutes les entreprises utilisent quotidiennement des outils informatiques pour la charge administrative.
• Le souci du détail : un bon secrétaire comptable repère les erreurs ou les incohérences dans les documents avant qu’elles ne causent des problèmes en cours de route.

Les qualités requises d’un un secrétaire comptable

Un secrétaire comptable efficace doit avoir d’excellentes aptitudes relationnelles et être capable de s’adapter rapidement à des circonstances changeantes.

La personne appropriée à ce métier doit également être capable de bien s’organiser et anticiper son temps afin de se concentrer sur la tâche à accomplir, et de faire plusieurs choses à la fois si nécessaire. C’est un véritable couteau suisse !

En tant qu’assistant de la direction, vous travaillerez souvent en étroite collaboration avec d’autres personnes de votre bureau ou de votre entreprise, ce qui nécessite d’excellentes compétences interpersonnelles : être patient, compréhensif et écouter attentivement les autres collaborateurs.

Vous serez parfois amener à traiter avec des clients. Vous devrez toujours les mettre à l’aise tout en respectant leurs besoins et leurs préoccupations.

 

Les outils à maîtriser en tant que secrétaire comptable

Pour réussir dans ce poste, le secrétaire comptable devra avoir de solides compétences en informatique et être familier avec les divers logiciels utilisés par les comptables. Outre ces exigences de base, il existe également plusieurs autres outils qui vous aideront à devenir un secrétaire facturier plus efficace. La liste suivante comprend certains des outils les plus importants pour votre travail :

• Suite Microsoft Office ;
• Système de gestion de base de données (DMS) comme Microsoft Access, MySQL ou SQLite3 ;
• Logiciel de feuille de calcul, comme Excel ou OpenOffice Calc ;
• Logiciel de gestion de la relation client (CRM) tel que Salesforce ou Zoho CRM.

Voici quelques conseils pour choisir le bon logiciel :

1. Recherchez des programmes qui ont été mis à jour récemment. Cela vous permettra de vous assurer qu’ils sont compatibles avec tous vos systèmes actuels, ainsi qu’avec les nouvelles technologies qui pourraient être introduites à l’avenir ;
2. Assurez-vous que vous pouvez accéder au logiciel à tout moment et en tout lieu, même si vous n’êtes pas au travail ! Si vous ne pouvez pas vous rendre au travail, il est important que toutes vos données soient facilement accessibles, où que vous soyez et quel que soit le type d’appareil que vous utilisez (iPad ou ordinateur portable).

Comment devenir secrétaire comptable ?

La formation pour devenir secrétaire comptable

Pour vous qualifier au mieux à ce métier, privilégiez les études par des formations officielles. Par exemple, les parcours les plus courants sont BTS Gestion de la PME-PMI, ainsi que la Comptabilité et gestion.

D’autres voies de formations sont aussi possibles, comme un BTS/DUT assistant de direction, ou alors une première expérience comme gestionnaire de paie. Soyez certains qu’avec ces exemples de formations vous pourrez obtenir ce métier.

Quel est le salaire d’un secrétaire comptable ?

Ils sont l’épine dorsale de tout cabinet comptable, mais combien gagnent-ils ?

La plupart des gens pensent que les secrétaires comptables gagnent un salaire en fonction de leur titre de poste, mais en réalité, c’est plus compliqué que cela. Le salaire d’un secrétaire comptable dépend de nombreux facteurs, notamment du fait qu’il travaille pour une entreprise publique ou privée..

Pour faire simple, en début de carrière, comptez un salaire d’environ 1400€ voire 1600€ en brut. Après quelques années d’expérience le salaire se rapprochera de 2000€ par mois, et en moyenne il est d’environ 1700€ mensuels net.

Quelles sont les évolutions professionnelles possibles ?

Vous êtes secrétaire comptable et vous vous demandez quelle orientation professionnelle prendre ? Peut-être cherchez-vous un moyen de faire progresser votre carrière et d’aller au-delà du rôle de secrétaire facturier. Vous serez peut-être intéressé de savoir qu’il existe de nombreuses options, en fonction de vos intérêts et de vos compétences.

Vers quels métiers et secteurs puis-je me diriger ?

Voici quelques-unes des voies les plus courantes pour les personnes qui ont suivi une partie ou la totalité de leur formation d’assistant de direction :

• Directeur de la comptabilité : ces gestionnaires supervisent les opérations financières des entreprises ou des organisations. Ils s’assurent que tous les documents et registres sont à jour et que les finances de l’organisation sont gérées correctement. Cela peut inclure la gestion des budgets, l’embauche de nouveaux employés et la supervision de leur formation, le développement de nouvelles stratégies pour améliorer l’efficacité ou la productivité, et plus encore ;
• Auditeur : les vérificateurs examinent les données financières des entreprises ou d’autres institutions pour s’assurer qu’elles sont exactes et correctes. Les vérificateurs travaillent très régulièrement avec les comptables pour s’assurer qu’ils font leur travail correctement. Ils travaillent également avec des avocats, si nécessaire, pour les aider à préparer des dossiers contre des fraudeurs présumés devant les tribunaux.

Par où commencer sa voie vers l’indépendance ?

Afin de s’installer en tant qu’assistant indépendant ou assistant freelance vous devez suivre certaines étapes nécessaires :

• Une formation sur un domaine particulier ou un aspect non maîtrisé ;
• Une étude de marché pour votre projet ;
• Une étude économique qui comprend un business plan et un plan financier ;
• L’achat de matériels nécessaires ; ordinateur, imprimante, etc. ;
• Le choix du statut juridique (micro-entrepreneur généralement) et l’enregistrement auprès de l’URSSAF ;
• Le lancement de l’activité et la prospection pour avoir des clients.

Exercer le métier d’un secrétaire comptable en freelance

Le métier de secrétaire comptable indépendant est un excellent moyen de se faire une place dans le monde de la comptabilité, mais il offre également de nombreux avantages qui en valent la peine des années après avoir décroché votre premier emploi.

Voici pourquoi vous devriez envisager de devenir secrétaire comptable freelance :

• Vous en apprendrez plus sur la comptabilité que vous ne l’auriez jamais cru possible. Lorsque vous travaillez avec un large éventail de clients, chacun ayant ses propres besoins et exigences, vous devez trouver des moyens de répondre à ces besoins tout en gardant les choses suffisamment simples pour qu’ils puissent les comprendre facilement. Vous aurez ainsi une compréhension plus approfondie du fonctionnement de la comptabilité que n’importe quelle personne qui ne fait qu’apprendre les ficelles du métier !
• C’est flexible ! Vous n’êtes pas lié à un horaire de bureau ou à un temps de déplacement, ce qui signifie que s’il se passe quelque chose d’autre dans votre vie (par exemple, un événement familial), vous n’aurez pas de difficulté à vous adapter à cet événement – vous pouvez simplement vous occuper de ce qui doit être fait au moment où cela doit être fait !

Vous ne vous ennuierez jamais ! Une chose qui rend de nombreux emplois si ennuyeux est le fait qu’ils sont si routiniers : chaque jour ressemble exactement à celui qui l’a précédé ! Travailler en tant que secrétaire comptable indépendant est un excellent moyen de percevoir un revenu pendant que vous êtes à l’école ou à la recherche d’un emploi. C’est également parfait si vous voulez compléter votre revenu, et c’est facile à faire !

 

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Le secrétaire comptable en trois points