[Gestion d’agenda] Les 6 meilleurs outils pour planifier

Dans un environnement professionnel, de nombreuses personnes doivent travailler ensemble pour atteindre des objectifs communs. Un agenda bien géré facilite la coordination des horaires, la planification de réunions et la gestion des disponibilités, favorisant ainsi la collaboration au sein de l’entreprise.

 

La semaine commence, chacun a des millions de choses à gérer. Vous aussi, mais cette fois, c’est vous qui vous collez à la gestion d’agenda de vos collègues. Comment faire ca en ayant une méthode rationnelle, organisée, et adaptée à ses besoins comme au nombre d’agendas à gérer ? Officéo vous répond.

J’ai besoin d’aide pour gérer mon agenda

Qu’est-ce que la gestion d’agenda ?

L’agenda est un outil d’organisation indispensable pour toutes les entreprises et toutes les structures nécessitant de la planification et de l’organisation au quotidien dans la gestion de leur activité.

Gérer un agenda offre de nombreux avantages pour les dirigeants d’entreprises et directeurs. En effet, la gestion d’un agenda leur permet de profiter davantage d’efficacité et d’organisation dans leur quotidien professionnel et d’avoir une vision claire sur leur travail et leur emploi du temps.

Le rôle de l’assistant dans la gestion d’agenda

L’assistant est là pour gérer ce que son bras droit n’a pas le temps de faire. Gagner du temps, c’est important, mais l’assistant sait le faire mieux que les autres. Et pour cause, ses skills de ninja de l’organisation lui permettent de jongler d’un emploi du temps à l’autre, en prenant les bons rendez-vous, aux bonnes plages horaires, et aux bons endroits, sans accrocs.

Le système de réservation est son domaine dans la gestion d’agenda en entreprise. Que ce soit pour simplifier et optimiser des missions en arrangeant au mieux les plannings, ou en faisant circuler les bonnes informations au bon moment pour que tous soient opérationnels : l’assistant est là, et il veille à la bonne gestion du temps.

Quelles sont ses armes ? Les calendriers partagés, les carnets d’adresses, les logiciels de planification, ou encore une application web pour gérer des événements. Que ce soit une gestion de planning accordé avec un standard téléphonique, ou un bureau, chaque outil pouvant permette une bonne coordination est utilisé. Mais ceci, nous y revenons un peu plus loin sur cette page…

Les bonnes pratiques de gestion d’agenda

Personnaliser la gestion

Dans une entreprise ou un organisme, chaque collaborateur a une gestion du temps et des tâches qui lui est propre. Pour gérer les agendas de différentes personnes, il est toujours de bon augure de tenir compte de ces différents comportements. Certains apprécient des programmations aux heures de pause à midi, d’autres préfèrent gérer les rendez-vous en fin de journée. Alors, comment savoir quand est le moment le plus opportun pour caler des rendez-vous et réunions ? Et oui, gérer le temps, c’est aussi gérer de l’humain !

Communiquer efficacement

Pour les collaborateurs qui se déplacent régulièrement, chaque changement de programme doit pouvoir être communiqué rapidement. Pareil pour que l’information passe d’un département d’entreprise à l’autre. Que ce soit par l’intranet ou avec des outils de messagerie instantanée, un emploi du temps bien géré est actualisée dans les meilleures conditions, sinon en temps réel.

Le boîte à outils de l’assistant pour un agenda bien géré

Le partage d’agenda

L’agenda partagé vous permet de gérer et planifier des tâches, rendez-vous, en n’oubliant pas les événements qui concernent d’autres personnes. Un calendrier partagé en ligne permet en effet d’accéder à une vision globale de l’ensemble des activités au sein de votre entreprise.

Les avantages ?

Vous tenez toute une équipe informée. Le multi-planning est une méthode d’organisation collaborative qui permet une gestion du temps à plusieurs. Les notifications envoyées permettent de tenir au courant les collaborateurs. Ils peuvent être informés de prochains événements, peuvent soumettre une remarque ou suggestion sans créer de longues boucles de mails. Les ressources utilisateurs sont transparentes et visibles par tous.

Vous pouvez créer un agenda partagé par projet. En effet, vous n’avez pas nécessairement à vous contraindre au format « 1 personne = 1 agenda ». Dans le cadre de suivi de nombreux dossiers ou d’organisation de projets divers, les emplois du temps peuvent se synchroniser plus facilement quand ils sont partagés en ligne. Les échéances sont clairement exposées.

Vous organisez efficacement les réunions et les événements. Pour trouver un créneau horaire qui convient à tous, quoi de mieux d’avoir un aperçu de tous les agendas à la fois ? La gestion d’équipe devient plus simple et fluide. Vous pouvez prendre des rendez-vous en l’absence d’une personne sans prendre le risque de faire une erreur. En effet, si vous souhaitez par exemple connaître les disponibilités d’un collègue à son retour de congés, par besoin de l’appeler pour lui demander si vous avez accès à son calendrier.

Les applications pour prioriser les tâches

Il y a des applications pour tout. Plutôt que de les multiplier comme il est si aisément possible de le faire, pensez à faire une sélection selon vos besoins d’organisation réels. Un bon outil choisi vous fera gagner un temps précieux. En paramétrer 10 à la fois, bien évidemment, risque d’avoir les effets inverses.

Dans un premier temps, comment savoir quelles sont les actions à prioriser dans un emploi du temps ? La célèbre matrice d’Eisenhower est un bon exemple. Avec ce type de méthode, vous pouvez rapidement décider de l’ordre de priorité de vos tâches récurrentes comme journalières, et arranger votre temps et celui des autres en conséquence. Cette matrice découpe 4 niveaux de priorité :

• Les tâches urgentes et importantes : à réaliser en priorité ;
• Des tâches peu urgentes mais importantes : à reporter ;
• Les tâches urgentes et peu importantes : à déléguer si possible ;
• Des tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes : à reporter ou annuler.

Passons maintenant aux outils :

Outil	Description
Asana	Asana est un outil de gestion de tâches et projets qui rend  la communication et la collaboration au sein des équipes très simple et intuitive
Zoho Projects	Un logiciel de projet et de collaboration de Zoho. Il se compose de quatre modules de base, disponibles aussi bien dans les versions payantes que dans la version gratuite. Les modules inclus dans  sont : tâches et jalons, documents, calendriers de projet et réunions et forums
Podio	Une plateforme de gestion de projet qui comporte toutes les fonctionnalités sociales et collaboratives afin d’optimiser l’efficacité et faciliter l’échange, le partage et la collaboration des utilisateurs
Wrike	Logiciel complet de collaboration et de gestion de projet. Dans dans l’espace de travail de Wrike, sont réunis tous les emplois du temps mis à jours, les tâches, les discussions et les dossiers.
Any.do	Un outil web de gestion des tâches, avec synchronisation des données d’applications externes pour téléphones et tablettes aussi bien sur iOS que sur Android et navigateurs web
Calendly	Un logiciel de planification qui permet l’organisation des réunions et des rendez-vous entre les collaborateurs ou entre des entreprises et leurs clients.

Et en bonus pour ceux et celles qui ont quand même plein d’applications à la fois : GetStation. Disponible sur OS et Windows, il centralise les web-apps en une seule et même interface.

L’assistant pour déléguer

Et oui, vous l’avez vu venir ! Officéo vous propose de goûter au plaisir de déléguer vos tâches administratives, et même la gestion d’agenda. Oubliez les aller-retours de mails de vos collègues, les heures perdues à chercher les bonnes informations, organiser au mieux les plannings sans pouvoir avancer sur des dossiers plus prioritaires. Avec un assistant indépendant, vous pouvez gagner du temps et vous concentrer sur les tâches à forte valeur ajoutée, inscrites dans l’évolution de votre métier.

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Témoignage de Pierre Granges, responsable IT dans le département Support & Sourcing chez Allianz France et client Officéo

O. : Quels sont les avantages de notre solution d’externalisation administrative ? 

P.G. : Trouver un prestataire comme Officéo nous a permis de variabiliser notre support administratif et donc d’optimiser nos coûts fixes.

J’ai fait l’expérience d’un prestataire qui a effectué les missions avec les bons profils, en réponse à nos besoins et en synergie totale avec les équipes internes en place. 

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Vous consacrez trop de temps à certains tâches chronophages et cela vous détourne ainsi de votre métier ? Officéo vous apporte une solution premium, efficace et répondant à vos besoins.

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Pour aller plus loin

• Quels sont les outils pour une réunion à distance
• Quel matériel utiliser pour suivre une réunion à distance
• 3 solutions pour gérer son agenda
• Les 7 activités les plus chronophages au bureau, et comment les gérer
• Réussir une réunion virtuelle du début à la fin
• Vidéoconférence en entreprise : 5 raisons de s’y mettre

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La gestion de planning en 3 points