Quelles sont les meilleures applications de gestion de notes de frais ?
La gestion et le remboursement des notes de frais peuvent devenir un véritable casse-tête au sein d’une entreprise. Pour gagner du temps, il est possible de recourir à des applications adaptées. Ces dernières facilitent le traitement des notes de frais.
Utiliser un logiciel ou une application pour gérer les notes de frais
Au sein d’une entreprise, certaines dépenses engagées concernent son fonctionnement direct. D’autres par contre, bien qu’en y participant, touchent d’autres aspects. C’est le cas par exemple des dépenses effectuées par les salariés pour le compte de la structure. Ce sont les notes de frais. Lorsqu’elles sont justifiées, elles sont remboursables. Leur suivi doit être rigoureux et ponctuel. C’est là tout l’intérêt d’un logiciel de gestion de frais.
La gestion des notes de frais avec une application Open Source
Une application Open Source de traitement des frais est un logiciel sous licence que vous pouvez adapter à votre activité et à vos besoins. Lorsque vous téléchargez et installez l’application, vous devez vous occuper de la personnalisation des paramètres pour faire une note. Vous créez donc un gestionnaire sur mesure pour l’intérêt de l’entreprise. Les spécificités que vous apportez améliorent la gestion des frais. Les mises à jour et le stockage des données de l’outil à la charge de l’entreprise.
La gestion des notes de frais avec une solution SaaS
Le « Software as a Service » est une solution qui vient répondre aux difficultés et limites des logiciels gestion notes de frais Open Source. Ce sont des logiciels avec une panoplie de fonctions intégrées. Ils sont prêts à l’emploi dès leur installation. Leur tableau de bord est simple à comprendre. Ils ne requièrent pas d’aptitudes techniques spécifiques. Ils sont faits pour l’utilisateur lambda.
Ces outils de gestion automatisée des frais conviennent à des structures (Pme, PMI, libéral du chiffre ou libéral du droit) dont les collaborateurs sont très souvent en déplacement. L’accessibilité est telle que le logiciel peut être utilisé partout et par n’importe quel employé.
Le principal inconvénient des logiciels SaaS de traitement des frais engagés, c’est que vous devez vous adapter à ce qui vous est proposé. Aucune personnalisation n’est possible en dehors des offres de l’application. La sécurité de vos données est prise en charge par autrui.
La gestion avec d’autres types de logiciels
Il existe un grand nombre de gestionnaires de notes de frais sur internet. Leur utilisation vous évite la saisie des notes de frais à la main. Ils visent à faciliter vos activités au quotidien en vous apportant des solutions simples et efficaces. C’est le cas de :
Les gestionnaires comme Onexpense et Jenji ont développé des applications mobiles. Ces dernières contribuent au calcul automatique des frais à rembourser à chaque employé.
Le top 10 des applications de notes de frais
Les applications les plus utilisées sont appréciées pour leur facilité d’utilisation. La diversité des options proposées dans le traitement des frais et des demandes de remboursement compte également.
Onexpense
ONexpense est une solution de gestion de notes de frais internationale, disponible sur PC ou smartphone via une application mobile. Vous prenez simplement votre ticket de caisse ou facture en photo et l\’application reconnaît la dépense grâce à son intelligence artificielle, y compris la multi TVA. Deux formules sont disponibles : ONexpense Entreprise à partir de 2,9 € HT par utilisateur par mois (en paiement annuel) ONexpense Archivage Probant à partir de 4,4 € HT par utilisateur par mois (en paiement mensuel) Un mois d’essai gratuit. La formule Archivage Probant vous donne la possibilité de conserver et stocker les documents à valeur légale. L’application permet de calculer automatiquement les IK (indemnités kilométriques) en utilisant le barème URSAF, mais aussi permet l’export des données vers votre logiciel comptable. Cette application s’adresse donc aux indépendants, TPE et PME de taille moyenne.
Izyfrais
Spendesk
Spendesk est aussi une bonne alternative. Il est large, complet et propose bien plus que la gestion des notes de frais de l’entreprise. Ce logiciel vous permet ainsi de gérer toutes les dépenses professionnelles de celle-ci.
Il existe plusieurs autres outils qui facilitent le contrôle des frais et la gestion des déplacements et des kilomètres parcourus. Vous en trouverez également pour la gestion des voyages et la gestion des justificatifs des dépenses. Certains offrent une version gratuite ou une période d’essai gratuit pendant que d’autres sont uniquement payants. Le choix du logiciel de gestion automatisée des notes de frais doit cependant être fait en fonction de vos réels besoins. Pour vous en sortir, il peut être nécessaire de demander l’accompagnement d’un expert-comptable.
N2F
N2F est un logiciel comptable avec une bonne disponibilité en plusieurs langues. Il aide à traiter de manière optimale tous les types de frais, particulièrement ceux engagés lors des déplacements à l’international. Il est également accessible hors ligne. La numérisation des frais est automatisée pour gagner du temps.
Jenji
Avec des fonctions simplifiées, Jenji est l’un des meilleurs logiciels de comptabilité sur le marché. Cet outil sert au traitement en temps réel et remboursement avec diligence des notes de frais. Il aide aussi à la mise à jour des comptes et aux écritures comptables. C’est un véritable atout pour le service comptable. De plus, son paramétrage ne requiert pas de connaissances techniques approfondies. Les mises à jour du logiciel sont automatiques.
Evoliz
L’application Evoliz vous permet de photographier vos notes de frais et autre type de dépense comme les factures. Cette application permet d’effectuer un traitement automatique des données pour ainsi relier votre bannette à votre logiciel comptable.
Elle fonctionne en mode « hors connexion » pour permettre de simplifier le traitement des dépenses au quotidien sans connexion internet. Vous ne risquez plus perdre un justificatif ou ne pas obtenir un remboursement avec cette application. Un outil de reconnaissance optique de caractère y est intégré pour faciliter la lecture des données. Il existe une version destinée aux expert comptables.
Cleemy
Cleemy vous offre plusieurs fonctionnalités d’un logiciel de gestion des notes de frais. Vous avez à portée de main tous vos justificatifs dématérialisés et une possibilité d’approbation par le manager. Cette application vous propose également une imputation en comptabilité générale et analytique.
Cleemy est l’une des applications des logiciels RH Lucca, donc vous devriez utiliser cette application si votre entreprise a recours à la solution Lucca.
Expensify
En plus de gérer vos justificatifs de dépense, l’application Expensify propose de nombreuses fonctionnalités comme les notification de vol, les retards à l’embarquement ou le tracking via GPS pour les frais kilométriques.
Vous pouvez aussi agencer les services en fonction de votre secteur d’activité pour ne mettre en évidence que ce qui est important pour vous.
Concur
L’application Concur est intégrée à SAP et elle est très utilisée par les ETI et les grands groupes. Cette application vous offre une solution complète de gestion des frais. Vos employés ont la possibilités de prendre en photo leurs justificatifs directement depuis l’application et les responsables ont une meilleure visibilité pour les examiner et les approuver. Ainsi, ils peuvent par la suite effectuer le remboursement.
Notilus
Notilus permet de rationaliser le processus de gestion des voyages d’affaires et des frais liés à ceux-ci. Ce logiciel de gestion des dépenses existe en mode intranet, mais aussi en SasS. Une simple photo d’une facture permet d’obtenir les informations essentielles sans une quelconque saisie manuelle.
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