Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document récapitulatif des dépenses professionnelles engagées par un employé. Elle doit être accompagnée des justificatifs originaux (factures, reçus, etc.) pour être valide. La gestion des notes de frais englobe plusieurs étapes :

• La collecte des justificatifs (l’employé doit conserver tous les justificatifs de ses dépenses professionnelles) ;
• Le remplissage de la note de frais (l’employé remplit un formulaire de note de frais, en indiquant la nature, la date et le montant de chaque dépense) ;
• La validation de la note de frais (par le supérieur hiérarchique de l’employé, qui se charge de vérifier la conformité des dépenses avec la politique de l’entreprise) ;
• Le remboursement des frais (l’entreprise rembourse l’employé des dépenses validées) ;
• La comptabilisation des frais (les dépenses sont enregistrées dans la comptabilité de l’entreprise).

Comment améliorer la gestion des notes de frais ?

Plusieurs outils et pratiques peuvent faciliter la gestion des notes de frais :

• L’utilisation de logiciels de gestion des notes de frais : ces logiciels permettent de dématérialiser les notes de frais, de simplifier le processus de validation et de faciliter la comptabilisation des dépenses ;
• La mise en place d’une politique de frais claire : cela précise les types de dépenses remboursées, les plafonds applicables et les modalités de remboursement ;
• La formation des employés : Il est important de former les employés aux règles de l’entreprise en matière de notes de frais et à l’utilisation des outils de gestion.

Qu’est-ce qu’un logiciel de notes de frais ?

Un logiciel de notes de frais est un outil numérique conçu pour simplifier et automatiser la gestion des dépenses professionnelles des employés au sein d’une entreprise. Il offre une solution centralisée pour enregistrer, suivre et approuver les notes de frais, tout en réduisant considérablement le temps et les efforts nécessaires pour ce processus. Ces logiciels permettent généralement aux employés de saisir leurs dépenses via une interface intuitive, souvent accessible depuis un smartphone ou une tablette, en prenant simplement en photo leurs reçus ou factures. Les informations sont ensuite extraites automatiquement grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR), ce qui facilite la saisie et réduit les erreurs.

Les logiciels de notes de frais offrent de nombreux avantages :

• Un gain de temps : en automatisant de nombreuses tâches manuelles, telles que la saisie des données, la vérification des justificatifs et le calcul des remboursements, ils permettent de gagner un temps précieux pour les employés et les équipes comptables ;
• Une réduction des erreurs : grâce à l’extraction automatique des données et les contrôles intégrés qui minimisent les erreurs de saisie et de calcul, garantissant ainsi l’exactitude des remboursements ;
• Une meilleure gestion des dépenses : ils offrent une visibilité en temps réel sur les dépenses professionnelles, ce qui permet aux entreprises de mieux maîtriser leurs budgets et d’identifier les sources d’économies potentielles ;
• Une simplification du processus d’approbation : ils permettent de mettre en place des workflows d’approbation personnalisés, ce qui facilite la validation des notes de frais par les managers et réduit les délais de remboursement.
• Une conformité : en respectant les réglementations en matière de notes de frais et de TVA, en fournissant des pistes d’audit complètes et en garantissant la traçabilité des dépenses.

Quelles sont les principales fonctionnalités d’un logiciel de notes de frais ?

Bien sûr, voici les principales fonctionnalités que l’on retrouve généralement dans un logiciel de notes de frais :

Fonctionnalités de base

• Saisie des dépenses;
• Gestion des reçus (grâce à la numérisation et au stockage des reçus) ;
• Flux d’approbation (définition de circuits d’approbation et envoi de notifications aux employés et aux managers pour les notes de frais en attente d’approbation) ;
• Suivi des remboursements (demandes, validations, rappels) ;
• Gestion des budgets (fixer des budgets pour les dépenses professionnelles et suivre leur réalisation et envoi d’alertes en cas de dépassement de budget) ;

Fonctionnalités avancées

• Gestion des voyages (réservations et suivi des dépenses du voyage) ;
• Intégration des cartes de paiement (utilisation de cartes de paiement professionnelles directement liées au logiciel pour faciliter le suivi des dépenses et rapprochement automatique des transactions effectuées avec les cartes de paiement et des notes de frais) ;
• Intégration comptable (exportation des données de notes de frais vers le logiciel comptable de l’entreprise et automatisation de l’enregistrement des dépenses dans la comptabilité).

Quels logiciels utiliser ? 9 logiciels efficaces de notes de frais

Les logiciels les plus utilisées sont appréciées pour leur facilité d’utilisation. La diversité des options proposées dans le traitement des frais et des demandes de remboursement compte également.

Spendesk

Solution complète pour la gestion des dépenses d’entreprise, Spendesk offre un large éventail de fonctionnalités, allant des notes de frais aux cartes de paiement pour employés, en passant par la gestion des factures et des budgets. Il s’adresse particulièrement aux PME et ETI.

Mooncard

Plateforme de gestion des dépenses tout-en-un, Mooncard propose des cartes de paiement pour les employés, un logiciel de notes de frais intégré et des outils de gestion de la flotte automobile. Il convient aux entreprises de toutes tailles.

Jenji

Logiciel de notes de frais simple et intuitif, Jenji permet de numériser les reçus, de saisir les dépenses et de suivre les remboursements en temps réel. Il est adapté aux petites entreprises et aux indépendants.

N2F

Solution de notes de frais mobile et collaborative, N2F facilite la saisie des dépenses, la gestion des reçus et le suivi des remboursements. Il s’adresse aux entreprises de toutes tailles.

Expensya

Logiciel de gestion des dépenses qui simplifie le suivi des dépenses professionnelles, la numérisation des reçus et la génération de rapports. Il convient aux entreprises de toutes tailles.

Cleemy  

Solution de notes de frais de Lucca, Cleemy offre une interface intuitive, des fonctionnalités de gestion des reçus et des outils de reporting. Il est particulièrement adapté aux PME.

Rydoo 

Plateforme de gestion des voyages et des dépenses, Rydoo permet de gérer les notes de frais, les réservations de voyage et les dépenses de déplacement. Il s’adresse aux entreprises de toutes tailles.

Notilus

Logiciel de gestion des frais professionnels de Cegid, Notilus offre des fonctionnalités de notes de frais, de gestion des voyages et de reporting. Il convient aux PME et aux grandes entreprises.

Zoho Expense

Solution de gestion des dépenses qui simplifie la saisie des notes de frais, la numérisation des reçus et le suivi des remboursements. Il convient aux entreprises de toutes tailles.

Comparatif de ces logiciels

Logiciels	Points forts	Prix
Spendesk	Solution complète, gestion des budgets, interface intuitive	À partir de 8€ / utilisateur / mois
Mooncard	Cartes de paiement intégrées, gestion de flotte, prix compétitif	À partir de 5€ / utilisateur / mois
Jenji	Simplicité d’utilisation, idéal pour les TPE	À partir de 10€ / utilisateur / mois
N2F	Mobile-first, collaboratif, prix attractif	À partir de 4,90€ / utilisateur / mois
Expensya	OCR performant, automatisation des tâches	À partir de 6€ / utilisateur / mois
Cleemy	Interface ergonomique, adapté aux PME	À partir de 6€ / utilisateur / mois
Rydoo	Spécialisé dans la gestion des voyages	À partir de 6€ / utilisateur / mois
Notilus	Intégration avec les logiciels Cegid	Sur devis
Zoho Expense	Bon rapport qualité-prix, fonctionnalités complètes	À partir de 5€ / utilisateur / mois

Conseils pour choisir son logiciel

• Définissez vos besoins : quelles fonctionnalités sont essentielles pour vous ? Avez-vous besoin de cartes de paiement, de gestion des voyages, d’une intégration comptable spécifique ?
• Testez les logiciels : la plupart des éditeurs proposent des versions d’essai gratuites. Profitez-en pour tester les interfaces et les fonctionnalités.
• Comparez les prix : les tarifs varient considérablement d’un logiciel à l’autre. Comparez les offres en fonction de vos besoins et de votre budget.
• Lisez les avis d’utilisateurs : consultez les avis en ligne pour vous faire une idée de l’expérience des autres utilisateurs.

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Pour aller plus loin

• Les 10 règles pour un suivi de budget en or
• Les règles à suivre pour bien gérer ses notes de frais