ASSISTANT ?
Par ici
ENTREPRISE ?
On vous rappelle
01 49 70 98 63
(lun-ven / 9h-19h)
ENTREPRISE ?
Contactez-nous
ASSISTANT ?
Par ici
01 49 70 98 63 (lun-ven / 9h-19h)phone (1)phone-hover (1) On vous rappelle ?picto-formulaire-clientpicto-formulaire-client-hover

Réussir votre externalisation de services [EN 5 ÉTAPES CLÉS]

externalisationPour une entreprise, externaliser ses services, c’est transférer une ou plusieurs activités vers un prestataire extérieur compétent et disponible. Cette stratégie encore appelée l’outsourcing peut être exploitée par les sociétés à tous les niveaux. Les solutions d’externalisation sont un véritable élément de compétitivité et une source de souplesse lorsque les activités connaissent une grande fluctuation. Mais sa mise en place n’est pas de tout repos. Pour y parvenir, nous vous proposons quelques astuces pratiques qui vous seront certainement utiles.

L’externalisation : qu’est-ce que c’est ?

L’externalisation est un processus par lequel une société décide de confier une activité ou une fonction précise initialement traitée par son personnel en interne à un prestataire externe. Dans la plupart des cas, les prestataires extérieurs offrant des services d’externalisation sont des spécialistes dans leur domaine. Ils sont ainsi en mesure d’apporter une excellente valeur ajoutée à l’entreprise qui les contacte.

Si l’externalisation est appréciée et adoptée par différentes structures, c’est parce qu’elle présente de nombreux points forts :

  •  Elle permet à l’entreprise qui l’adopte de se concentrer davantage sur son cœur de métier et gagner du temps ;
  • Une PME ayant recourt à l’externalisation de service a de fortes chances de renforcer sa position concurrentielle sur le marché. Elle se concentre davantage sur les activités principales qui pourraient contribuer à son plein développement.
  • L’entreprise qui externalise réduit également les frais de personnel tout en minimisant les flux de trésorerie.
  • Elle a la possibilité d’obtenir de nouvelles compétences avec un petit budget et sans embaucher de nouveaux salariés.
  • Le prestataire spécialisé peut contribuer à l’apport de nouvelles compétences au personnel de la société.

Les étapes pour réussir son externalisation de services

Toute opération d’outsourcing nécessite une certaine préparation pour garantir sa réussite. L’entreprise qui désire adopter cette solution de compétitivité peut par exemple procéder par étape pour s’assurer de sa réussite.

Définir ses besoins

C’est la première étape, elle est déterminante pour la réussite de l’opération. Le chef d’entreprise qui externalise se voit ici dans l’obligation de prendre du recul tout en faisant le point sur le fonctionnement de son entreprise. Il cible toutes les activités qui font partie intégrante du cœur de métier de la société ; elles doivent être séparées des tâches secondaires, celles pouvant être confiées sans réduire la productivité même du personnel. Il peut être important de se poser les bonnes questions. Le chef d’entreprise peut se poser des questions sur les activités qui ne sont pas rentables et celles chronophages en personnel et en temps. 

Une sérieuse analyse des résultats de l’entreprise qui externalise s’impose dans ce cas. Il faudra également cibler ses attentes vis-à-vis du prestataire extérieur. Le chef d’entreprise peut veiller à l’élaboration d’un cahier des charges ou d’une fiche de mission pour la cause.

Choisir le bon prestataire externe

La deuxième grande étape consiste à opter pour le prestataire idéal. Il doit s’agir d’un prestataire de confiance pour établir une relation client-fournisseur optimale. Le chef d’entreprise doit également veiller à ce que ses critères d’exigence relatifs à la qualité de travail soient en harmonie avec le mode de fonctionnement du prestataire. 

Il faudra considérer le prix, mais il ne doit pas être le seul élément déterminant du choix. En réalité, plusieurs prestataires externes peuvent proposer un prix alléchant tout en fournissant un service peu fiable. Ce n’est pas pour autant que le chef d’entreprise doit opter pour un professionnel proposant un prix exorbitant. Une comparaison de plusieurs offres semble être l’une des meilleures options pour dénicher le bon prestataire au bon tarif.

Par ailleurs, une société à taille humaine avec une bonne reconnaissance dans son domaine peut être l’une des meilleures options. Le chef d’entreprise doit prendre le temps d’analyser le degré de satisfaction des anciens clients du prestataire externe en consultant par exemple son site internet. Lire les témoignages et commentaires des internautes peut fournir des informations clés sur la bonne foi et la qualité des services du prestataire.

Mettre en place un contrat d’externalisation précis

L’externalisation doit être scellée par un contrat rédigé clairement avec toutes les précisions. Il est important qu’il reflète les exigences de la société, le niveau de qualité et de performance qu’attend la société. Il met en exergue le planning des missions et leur durée. Le contrat mentionne le coût de la prestation et les éléments quantifiables qui serviront à savoir si le service est acceptable ou non. 

S’adapter en interne aux changements entrainés par l’outsourcing

Lorsque les services seront externalisés, des changements majeurs se remarqueront dès les premiers instants au sein même de l’entreprise. L’organisation de la structure en sera impactée. Le mode de fonctionnement de chaque collaborateur doit désormais adhérer à ce nouveau style de gestion. 

Le chef d’entreprise peut, avant même que l’externalisation soit effective, repartager les tâches relatives au cœur de métier de la société à ses collaborateurs. Par ailleurs, pour le suivi régulier des tâches externalisées, il sera important d’utiliser un logiciel adapté. Le chef d’entreprise garantit la transparence de la prestation tout en sécurisant les échanges. 

Se concentrer sur le cœur de métier de l’entreprise

Les tâches secondaires étant externalisées, c’est le moment de mettre à profit le gain de temps découlant de cette solution pour recentrer la société sur les activités les plus importantes. Le personnel libre suite à l’externalisation de certains services se verra fournir de nouvelles missions. Dans certains cas, il faudra former le personnel disponible pour le rendre plus productif. 

Une externalisation de services réussie demande de la préparation. Le chef d’entreprise doit commencer par définir ses besoins de manière précise en réfléchissant aux tâches à confier. Le choix de son prestataire extérieur doit impérativement être fondé sur des critères principaux.

Quels services externaliser ?

Toutes les activités peuvent être externalisées. Mais avant d’opter pour ce choix, il convient au chef d’entreprise de réfléchir sur les services les plus opportuns à externaliser. L’entreprise peut ainsi externaliser :

  • Le service marketing ;
  • La gestion de la paie ;
  • La sécurité ;
  • La gestion des achats ;
  • La gestion RH ,
  • La gestion et la maintenance informatique ;
  • La comptabilité ;
  • Le service commercial ;
  • Le standard téléphonique ;
  • La saisie des données ;
  • L’accueil physique. 

Il convient de préciser que notre liste n’est pas exhaustive et qu’il existe encore une multitude de services et de tâches que l’entreprise peut déléguer à un tiers.

Comment procéder à l'externalisation des services dans son entreprise

Quels services externaliser grâce à Officéo ?

Les tâches administratives et comptables s’entassent et vous éloignent de plus en plus de votre coeur de métier ? Vous souhaitez augmenter votre productivité et gagner un temps considérable dans la réalisation de tâches secondaires et sans forte valeur ajoutée ? Une aide aministrative ne serait pas de refus ?
Officéo est justement là pour vous apporter le soutien administratif dont vous avez besoin au quotidien dans la réalisation de vos tâches. Que votre besoin soit urgent, ponctuel ou récurrent, sur une courte ou une longue durée, Officéo s’adapte à vos besoins pour guider votre entreprise vers ses objectifs.
Notre solution vous permet d’externaliser sur un mode ultra-flexible et vous apporte une assistance administrative dans toutes vos fonctions support :
  • Le secrétariat courant et expert de votre entreprise ;
  • L’assistance de direction ;
  • La gestion des process achats, approvisionnement & supply chain ;
  • Le sourcing, contrats et négociations ;
  • La gestion budgétaire de votre entreprise ;
  • La gestion de la relation client de votre entreprise ;
  • La gestion commerciale et administrative ;
  • La gestion de la comptabilité des clients/fournisseurs ;
  • L’administration des ventes ;
  • La gestion de projets et organisations d’événements, etc.

De nombreuses tâches administratives et fonctions support peuvent êtres externalisées grâce à Officéo. Profitez d’une aide taillée sur-mesure pour répondre à tous vos besoins à court ou long terme. L’externalisation des processus administratifs proposée par Officéo vous libère du temps qualifié et vous permet de gagner en productivité et en souplesse opérationnelle


Pourquoi faire appel à Officéo ?

Sourcing premium

  • Nous sélectionnons, pour vous, des profils hautement qualifiés,
  • Des assistants immédiatement opérationnels, qui connaissent votre métier.

Solution ultra-flexible

  • 100% à la carte : vous ne payez qu’au temps de travail effectué,
  • Aucun frais d’entrée, coût annexe ou engagement dans la durée.

Rapidité et ubiquité

  • Mise à disposition de nos assistants sous 48H si besoin,
  • Un service disponible partout en France.

Solution simple et sûre

  • Un seul interlocuteur : quel que soit le nombre d’assistants et l’éventail de compétences que nous mettons à votre disposition,
  • Des garanties juridiques concernant le travail dissimulé, le délit de marchandage ou la requalification en contrat de travail.

[Plus d’infos sur nos garanties juridiques et conformité RH sur notre FAQ].


Pour en savoir plus 

Sur les stratégies en entreprises
Sur l’externalisation des services en entreprise
Sur la mise en place d’une stratégie d’externalisation
Gagnez en productivité.
On se charge de votre administratif.
NOUS CONTACTER