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Comment réussir votre externalisation de services

assistante-pme-rapidePour une entreprise, externaliser ses services, c’est transférer une ou plusieurs activités vers un prestataire extérieur compétent et disponible. Cette stratégie encore appelée l’outsourcing peut être exploitée par les sociétés à tous les niveaux. Les solutions d’externalisation sont un véritable élément de compétitivité et une source de souplesse lorsque les activités connaissent une grande fluctuation. Mais sa mise en place n’est pas de tout repos. Pour y parvenir, nous vous proposons quelques astuces pratiques qui vous seront certainement utiles.

L’externalisation : qu’est-ce que c’est ?

L’externalisation est un processus par lequel une société décide de confier une activité ou une fonction précise initialement traitée par son personnel en interne à un prestataire externe. Dans la plupart des cas, les prestataires extérieurs offrant des services d’externalisation sont des spécialistes dans leur domaine. Ils sont ainsi en mesure d’apporter une excellente valeur ajoutée à l’entreprise qui les contacte.réussir externalisation de services

Si l’externalisation est appréciée et adoptée par différentes structures, c’est parce qu’elle présente de nombreux points forts. Dans un premier temps, elle permet à l’entreprise qui l’adopte de se concentrer davantage sur son cœur de métier ; elle gagne alors en temps. Une PME faisant recourt à l’externalisation de service a de fortes chances de renforcer sa position concurrentielle sur le marché. Elle se concentre davantage sur les activités principales qui pourraient contribuer à son plein développement

L’entreprise réduit également les frais de personnel tout en minimisant les flux de trésorerie. Avec un petit budget, il lui est possible d’obtenir de nouvelles compétences sans embaucher de nouveaux salariés. Le prestataire spécialisé peut contribuer à l’apport de nouvelles compétences au personnel de la société. 

Quels services externaliser ?

Toutes les activités peuvent être externalisées. Mais avant d’adopter ce choix, il convient au chef d’entreprise de porter ses réflexions sur les réelles opportunités dont il peut jouir en choisissant tel ou tel service. L’entreprise peut ainsi externaliser :

  • Le service marketing ;
  • La gestion de la paie ;
  • La sécurité ;
  • La gestion des achats ;
  • La gestion et la maintenance informatique ;
  • La comptabilité ;
  • Le service commercial ;
  • Le standard téléphonique ;
  • La saisie des données ;
  • L’accueil physique. 

L’entreprise peut recourir à l’intervention d’un prestataire extérieur pour la création et la gestion de son site web. Les tâches relatives à la gestion des pages sur les réseaux ainsi qu’à l’archivage des documents ou données peuvent être confiées. Il convient de préciser que notre liste n’est pas exhaustive. 

Les étapes pour réussir son externalisation de services

Toute opération d’outsourcing nécessite une certaine préparation pour garantir sa réussite. L’entreprise qui désire adopter cette solution de compétitivité peut par exemple procéder par étape pour s’assurer de sa réussite.

Définir ses besoins

C’est la première étape, elle est déterminante pour la réussite de l’opération. Le chef d’entreprise se voit ici dans l’obligation de prendre du recul tout en faisant le point sur le fonctionnement de son entreprise. Il cible toutes les activités qui font partie intégrante du cœur de métier de la société ; elles doivent être séparées des tâches secondaires, celles pouvant être confiées sans réduire la productivité même du personnel. Il peut être important de se poser les bonnes questions. Le chef d’entreprise peut se poser des questions sur les activités qui ne sont pas rentables et celles chronophages en personnel et en temps. 

Une sérieuse analyse des résultats de l’entreprise s’impose dans ce cas. Il faudra également cibler ses attentes vis-à-vis du prestataire extérieur. Le chef d’entreprise peut veiller à l’élaboration d’un cahier des charges ou d’une fiche de mission pour la cause.

Choisir le bon prestataire externe

La deuxième grande étape consiste à opter pour le prestataire idéal. Il doit s’agir d’un prestataire de confiance pour établir une relation client-fournisseur optimale. Le chef d’entreprise doit également veiller à ce que ses critères d’exigence relatifs à la qualité de travail soient en harmonie avec le mode de fonctionnement du prestataire. 

Il faudra considérer le prix, mais il ne doit pas être le seul élément déterminant du choix. En réalité, plusieurs prestataires externes peuvent proposer un prix alléchant tout en fournissant un service peu fiable. Ce n’est pas pour autant que le chef d’entreprise doit opter pour un professionnel proposant un prix exorbitant. Une comparaison de plusieurs offres semble être l’une des meilleures options pour dénicher le bon prestataire au bon tarif.

Par ailleurs, une société à taille humaine avec une bonne reconnaissance dans son domaine peut être l’une des meilleures options. Le chef d’entreprise doit prendre le temps d’analyser le degré de satisfaction des anciens clients du prestataire externe en consultant par exemple son site internet. Lire les témoignages et commentaires des internautes peut fournir des informations clés sur la bonne foi et la qualité des services du prestataire.

Mettre en place un contrat d’externalisation précis

L’externalisation doit être scellée par un contrat rédigé clairement avec toutes les précisions. Il est important qu’il reflète les exigences de la société, le niveau de qualité et de performance qu’attend la société. Il met en exergue le planning des missions et leur durée. Le contrat mentionne le coût de la prestation et les éléments quantifiables qui serviront à savoir si le service est acceptable ou non. 

S’adapter en interne aux changements entrainés par l’outsourcing

Lorsque les services seront externalisés, des changements majeurs se remarqueront dès les premiers instants au sein même de l’entreprise. L’organisation de la structure en sera impactée. Le mode de fonctionnement de chaque collaborateur doit désormais adhérer à ce nouveau style de gestion. 

Le chef d’entreprise peut, avant même que l’externalisation soit effective, repartager les tâches relatives au cœur de métier de la société à ses collaborateurs. Par ailleurs, pour le suivi régulier des tâches externalisées, il sera important d’utiliser un logiciel adapté. Le chef d’entreprise garantit la transparence de la prestation tout en sécurisant les échanges. 

Se concentrer sur le cœur de métier de l’entreprise

Les tâches secondaires étant externalisées, c’est le moment de mettre à profit le gain de temps découlant de cette solution pour recentrer la société sur les activités les plus importantes. Le personnel libre suite à l’externalisation de certains services se verra fournir de nouvelles missions. Dans certains cas, il faudra former le personnel disponible pour le rendre plus productif. 

Une externalisation de services réussie demande de la préparation. Le chef d’entreprise doit commencer par définir ses besoins de manière précise en réfléchissant aux tâches à confier. Le choix de son prestataire extérieur doit impérativement être fondé sur des critères principaux.


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