[ENTREPRISES] Pourquoi externaliser ? 2 principales raisons

-comment se préparer pour une telle organisation ?-

Économies d’échelle, réduction des coûts, gains de performances, recentrage sur le cœur de métier : les grandes entreprises et les PMI peuvent considérer la stratégie d’externalisation à un moment clé de la croissance d’entreprise.

Pourquoi externaliser ?

Les raisons d’économies d’échelle et de réduction des coûts sont fortement ancrées dans les motivations des décideurs en entreprise. Toutefois, elles ne sont pas les seules à expliquer ce choix pour cette forme d’organisation.

1. Le cabinet Ernst & Young démontre dans ses études que l’optimisation des performances globales de l’entreprise et l’accès à des compétences spécifiques constituent des leviers tout aussi importants.
2. Dans les faits, force est de constater qu’au delà des économies supposées ou réalisées, l’entreprise donneuse d’ordre souhaite avant tout atteindre un niveau d’excellence qu’il aurait été impossible à atteindre en se reposant sur les métiers en interne seuls.

Exemple d’externalisation

Le fabricant d’articles de sport Puma a externalisé le transport, la production et la distribution de ses produits auprès de 80 prestataires différents. Communiquant avec le système informatique du siège, ils sont arrivés à une division par trois des coûts. Les retards de livraison ont été réduits, les ventes ont progressé.

Par ailleurs, les coûts environnementaux s’en sont trouvé amoindris. En effet « si Puma avait dû supporté les coûts environnementaux de ses propres activités ainsi que ceux de ses fournisseurs, ses revenus auraient chuté de plus de deux tiers » (Source : Financial Times, 2013).

Certains secteurs industriels sont plus ou moins concernés que d’autres par l’externalisation, notamment lorsque des compétences très spécifiques sont impliquées, comme les technologies de l’information ou dans des secteurs concurrentiels. C’est le cas par exemple de l’industrie pharmaceutique, où l’externalisation est un vrai levier pour conquérir des parts de marché.

Les fonctions dites « périphériques » d’une entreprise sont plus généralement considérées. Citons par exemple les services de gardiennage, de nettoyage ou de restauration, qui peuvent faire l’objet d’une sous-traitance. Les fonctions spécifiques comme la logistique ou l’informatique sont elles aussi largement externalisées.

Est-ce que tout secteur peut être externalisé ?

Théoriquement, oui. Des tâches administratives à la fonction d’expert-comptable, en passant par la relation client, la supply chain, la gestion des ressources humaines et bien d’autres encore. Cependant, des précautions sont à prendre dans le cadre d’une opération d’externalisation. Les fonctions faisant parti de l’activité principale de l’entreprise donneuse d’ordres sont à distinguer des fonctions secondaires. La première n’est pas externalisable. Une sélection se fait encore selon le marché, la concurrence, les risques, et les objectifs de l’entreprise.

Comment externaliser ?

Il arrive que des entreprises ayant fortement externalisé fassent après marche arrière. La principale cause est le manque de préparation. Dans beaucoup de situations, soit l’entreprise a mal identifié les objectifs, ou n’a pas su trouver le bon fournisseur et les bénéfices attendus n’ont pas été atteints. Il peut arriver que la baisse des coûts ait été considérée avec trop d’importance.

La rigueur dans le choix d’un prestataire externe et le suivi régulier des contrats sont la clé d’une infogérance réussie. En effet, après la signature des contrats, des problèmes peuvent guetter les TPE et PME. Il est impératif de suivre au quotidien le travail des prestataires. Cette vigilance doit être redoublée quand l’entreprise est de petite taille, car le rapport de force n’est pas toujours de son côté. Les sociétés de services ont tendance à réserver les compétences les plus pointues aux plus grosses structures.

Afin de garder la maîtrise d’ouvrage, l’entreprise peut organiser une réunion hebdomadaire pour faire le point. De nombreuses entreprises n’ont pas toujours le temps, ou les compétences suffisantes en interne pour suivre les contrats. Elles ne doivent alors externaliser à un ou des sous-traitants que les fonctions qu’elles sont capables de maîtriser.

Comment ça marche ?

À vos marques, prêts, externalisez !

Quand externaliser ?

Dans certaines situations, l’infogérance se fait sous forme de « mouroir » : l’entreprise choisi de confier à l’extérieur des systèmes en fin de carrière pour se concentrer sur la mise en place de nouveaux systèmes. Ces nouveaux systèmes destinés à les remplacer, le type de contrat d’externalisation est donc temporaire.

Est-ce là pourtant le seul bon moment pour considérer l’externalisation en entreprise ? Loin de là, car il s’agit d’une stratégie que chaque entreprise peut s’approprier pour répondre à des impératifs et des objectifs marqués dans le temps.

Une entreprise peut faire le choix d’une externalisation d’exploitation. Elle demande à un prestataire de service de gérer par exemple un parc d’ordinateurs et d’en assurer la maintenance. Cette forme d’externalisation est choisie par les PME n’ayant pas encore les ressources pour avoir une gestion aussi cruciale en interne.

Avec une externalisation applicative, l’entreprise confie à un prestataire l’ensemble d’un service et ses applications pour se concentrer son activité principale. Ceci survient quand l’entreprise donneuse d’ordre souhaite entièrement se décharger de cette gérance. Les structures procèdent souvent par étapes. Une fonction est d’abord déléguée, et en cas de succès une autre, et ainsi de suite.

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