[VIDÉO] L’externalisation de la fonction comptable expliquée en 1 min !

Qu’est-ce que l’externalisation de la comptabilité ?

Externaliser la comptabilité consiste à confier tout ou partie de cette fonction à un expert-comptable. Concrètement, cela signifie déléguer les tâches comptables à un professionnel indépendant, qui exerce depuis son propre cabinet, sur la base d’un contrat de prestation. Cette externalisation peut porter sur la tenue quotidienne des comptes, la préparation des déclarations fiscales, l’établissement du bilan ou encore le suivi des obligations sociales. Adaptée aux petites comme aux grandes structures, cette solution offre un gain de temps, de fiabilité et une meilleure maîtrise des risques comptables.

Voici un aperçu général du processus, adaptable en fonction des matières comptables externalisées :

1. Élaboration de la lettre de mission : Un document contractuel fixe les services externalisés (saisie, déclarations, bilans), les responsabilités de chacun et les tarifs.
2. Transmission des documents comptables : L’entreprise transmet ses pièces (factures, relevés…) au prestataire selon une fréquence définie (mensuelle, trimestrielle…).
3. Traitement des opérations : Le prestataire assure la saisie, la tenue des comptes et les obligations fiscales/sociales, en conformité avec la législation.
4. Production des états financiers : Il peut fournir bilan et compte de résultat, transmis ensuite aux autorités fiscales.
5. Suivi et conseil : Des recommandations personnalisées peuvent être proposées (gestion, fiscalité), selon le niveau de service choisi.
6. Révision et ajustements : Les prestations peuvent être adaptées au fil du temps en fonction des besoins de l’entreprise.

Quels domaines de sa comptabilité une entreprise peut-elle externaliser  ?

L’externalisation de la comptabilité peut être séparée en deux parties distinctes, en fonction du type de missions confiées au prestataire externe. D’une part, il y a les missions spécialisées qui requièrent une expertise approfondie, souvent pour des tâches complexes et stratégiques. D’autre part, on retrouve les tâches opérationnelles, qui concernent la gestion quotidienne de la comptabilité.

Parmi les missions spécialisées, on retrouve notamment :

• La gestion des immobilisations ;
• La gestion de la fiscalité ;
• Les travaux d’inventaire ;
• L’établissement de la liasse fiscale ;
• L’établissement des comptes annuels.

En ce qui concerne les tâches opérationnelles et récurrentes, elles incluent :

• La comptabilisation des frais généraux ;
• La comptabilisation des achats ;
• La comptabilisation de la trésorerie ;
• La comptabilisation des ventes ;
• La comptabilisation de la paie ;
• Le lettrage des comptes ;
• La comptabilisation des opérations relatives aux déclarations de TVA.

On peut choisir d’externaliser totalement sa comptabilité  au risque d’un moindre contrôle direct sur certaines données sensibles ou juste certaines tâches (on parle alors d’externalisation partielle). Cette dernière permet de conserver un contrôle stratégique sur les fonctions clés tout en bénéficiant d’un soutien spécialisé, mais nécessite toutefois une coordination étroite entre les équipes internes et le prestataire.

Qu’est-ce que l’assistance comptable ?

L’assistance comptable est un service conçu pour soutenir les entreprises dans la gestion quotidienne de leur comptabilité. Ce service inclut des tâches telles que la saisie des écritures, la gestion des factures, les rapprochements bancaires, ou encore la préparation des pièces justificatives. Il permet de maintenir une base comptable bien organisée et conforme aux normes. L’assistance comptable peut être assurée par différents intervenants : un prestataire externe, un indépendant spécialisé, ou un collaborateur au sein d’un cabinet d’expertise comptable. Ce service apporte une réelle souplesse aux entreprises, qui peuvent ajuster le niveau d’accompagnement selon leurs besoins.

La relation entre l’assistance comptable et l’expert-comptable

L’assistance comptable et l’expert-comptable travaillent généralement de manière complémentaire. Tandis que l’assistance prend en charge les tâches opérationnelles, l’expert-comptable se concentre sur les missions à forte valeur ajoutée, comme la révision des comptes, la certification ou le conseil fiscal. Il n’est pas rare que certains cabinets délèguent eux-mêmes ces tâches à des aides-comptables internes, preuve qu’elles ne nécessitent pas systématiquement l’intervention d’un expert. Externaliser directement ces missions à un prestataire dédié permet donc de réduire les coûts, tout en assurant une gestion comptable rigoureuse. L’expert-comptable reste ainsi mobilisé uniquement lorsque c’est réellement pertinent.

Quel est le coût de l’externalisation de la comptabilité ?

(source : Companeo)

Le tarif d’un service d’externalisation comptable peut varier de 50 € à plus de 150 € HT de l’heure, selon la nature des prestations et le profil de l’entreprise. Plusieurs éléments expliquent ces écarts de prix :

• La taille de l’entreprise : une structure plus grande génère davantage d’opérations et de complexité.
• Le type de mission : saisie, déclarations fiscales, établissement du bilan, audit, optimisation, etc.
• Le volume et la fréquence : plus les documents sont nombreux ou récurrents, plus le coût augmente.
• Le niveau d’expertise requis : comptabilité simple ou traitement de normes complexes (fiscalité internationale, IFRS…).
• Le mode de tarification :
  – À l’heure : souple mais variable,
  – Au forfait : plus lisible, adapté aux prestations définies.

• Le degré de digitalisation : les cabinets en ligne ou outils automatisés permettent souvent de réduire les coûts.

Externalisation comptabilité : comment choisir le prestataire extérieur idéal ?

Voici quelques conseils pour choisir le bon prestataire :

• Tenir compte de l’expérience du prestataire : Lorsque vous externalisez votre comptabilité, choisissez un prestataire avec une solide expérience. Une entreprise comptable bien établie offre plus de garanties en termes de fiabilité et de compétence. Avant de vous engager, vérifiez l’ancienneté du prestataire et consultez les témoignages de clients pour évaluer sa capacité à gérer des projets similaires au vôtre.
• Vérifier la méthodologie de travail du prestataire : La méthodologie de travail du prestataire doit être transparente et en adéquation avec vos attentes. Avant de signer, assurez-vous de bien comprendre comment il gère les tâches comptables, communique, et quels outils technologiques il utilise. Une méthode claire et structurée est essentielle pour répondre efficacement à vos besoins.
• Tenir compte du décalage horaire : Lors de l’externalisation, le décalage horaire entre vous et le prestataire peut affecter la communication. Pour éviter des retards, privilégiez un prestataire situé dans un fuseau horaire proche du vôtre. Un décalage important peut compliquer les échanges, surtout pour des réponses urgentes.
• Comparer les prix : Avant de choisir un prestataire, comparez les tarifs du marché pour vous assurer de ne pas payer trop cher. Cela vous donnera une idée des prix standards et vous aidera à évaluer le rapport qualité-prix. Cependant, n’oubliez pas que la qualité du service doit primer sur le coût.

Pourquoi choisir Officéo pour l’externalisation de son assistance comptable ?

Le choix d’externalisation du volet administratif de sa comptabilité ne doit pas être pris à la légère. En effet, le prestataire d’externalisation choisi doit répondre à certains critères.

Opter pour une solution comme Officéo, c’est opter pour un service fiable et de qualité.

En effet, Officéo met à disposition des assistants administratifs et comptables de référence, qualifiés et formés aux métiers de la comptabilité. Nos assistants comptables sont dotés d’un savoir-faire et d’une connaissance accrue du secteur de chaque client.

En faisant confiance à un assistant comptable Officéo, vous faites confiance à des profils experts dans l’assistanat comptable, sélectionnés pour vous et pour votre secteur d’activité. Les intervenants Officéo sont disponibles selon vos besoins sur un mode ultra-flexible grâce à une solution modulable. Vous n’avez aucun engagement de volume horaire ou de durée, vous pouvez ajuster les missions d’une semaine à l’autre pour adapter les ressources à vos pics et creux d’activité. Grâce à une mise à disposition sous 48 heures, vous avez entre les mains une solution ultra-rapide.

Cerise sur le gâteau, Officéo vous épargne les étapes fastidieuses d’un recrutement chronophage et toutes les formalités administratives afférentes.

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Témoignage de Laëtitia Maussant, responsable comptabilité générale et d’établissement chez Saint-Gobain et cliente Officéo

O. : Comment quantifiez-vous ce qu’Officéo vous a apporté ?

L.M. : Avoir une collaboratrice extérieure à la société a une influence bénéfique sur les employés internes. Ils se comportent mieux avec elle. La charge de travail est également mieux gérée. Sur des tâches très consommatrices de temps, Officéo me permet de gagner 30 % sur mon temps de travail.

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Officéo, comment ça marche ?

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En bref

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