Pourquoi faire une externalisation comptable ?

Pour une entreprise, faire une externalisation comptable consiste à confier la gestion de sa comptabilité à un prestataire extérieur. Si la solution séduit de plus en plus de sociétés, c’est bien parce qu’elle présente de nombreux avantages.

Adopter cette stratégie demande de l’organisation et de la rigueur. Il sera nécessaire de faire le point sur divers éléments clés tout en veillant au choix du prestataire extérieur idéal.

L’externalisation comptable : qu’est-ce que c’est ?

Externaliser sa comptabilité, c’est transférer celle-ci vers un prestataire extérieur pour sa tenue en bonne et due forme. Le Business Process Outsourcing est parfaitement défini pour répondre aux exigences du donneur d’ordre. L’entreprise est en mesure de confier tout ou partie de sa comptabilité. Pour une mission de cette envergure, elle peut recourir aux compétences :

• D’un cabinet d’expertise comptable ;
• D’un comptable qualifié ;
• D’une association de gestion spécialisée en comptabilité, etc.

Avec la démocratisation du secteur et de l’univers des autoentrepreneurs, il est possible de demander l’intervention d’un prestataire situé dans un pays étranger. Le chef d’entreprise peut également demander l’externalisation des ressources humaines accompagnée d’une externalisation de la production afin de mieux assurer la restructuration de sa société.

Quelles sont les tâches comptables pouvant être externalisées ?

Plusieurs services de la comptabilité peuvent être externalisés. Parmi les missions comptables pouvant être confiées à un prestataire extérieur, il y a :

• La gestion des immobilisations ;
• La gestion de la fiscalité ;
• Les travaux d’inventaire ;
• Le lettrage des comptes ;
• L’établissement de la liasse fiscale ;
• L’établissement des comptes annuels.

Une entreprise peut également décider d’externaliser la saisie comptable regroupant :

• La comptabilisation des frais généraux ;
• La comptabilisation des achats ;
• La comptabilisation de la trésorerie ;
• La comptabilisation des ventes ;
• La comptabilisation de la paie ;
• La comptabilisation des opérations relatives aux déclarations de TVA.

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Quels sont les intérêts de l’outsourcing en comptabilité ?

Les entreprises ont recours à l’externalisation comptable et à l’externalisation de leur logistique dans le but de réaliser des économies lorsqu’elles ont un budget restreint. Cette opération permet en effet à l’entreprise qui l’adopte de faire baisser ses dépenses financières. Il faut dire qu’il est particulièrement coûteux de maintenir un service comptable opérationnel durant plusieurs années.

De plus, la comptabilité est une discipline en constante évolution. Sa maitrise peut poser problème à certains égards. En faisant appel aux compétences d’un prestataire spécialisé, l’entreprise commanditaire peut avoir la garantie de bénéficier de compétences supérieures et à jour dans le domaine. La société a aussi la garantie de la réalisation des déclarations dans les meilleurs délais ; elle évite les éventuelles sanctions liées au retard.

Pourquoi faire une externalisation comptable ?

Plusieurs raisons peuvent conduire une entreprise à l’adoption d’une opération d’outsourcing comptable comme d’une externalisation de ses salariés. 

Pour faire face à un manque de ressources internes

L’externalisation comptable à l’instar de l’externalisation du comité de l’entreprise peut être la solution idéale face à un manque conséquent de ressources humaines et matérielles internes. Le professionnel extérieur est spécialisé dans le domaine ; il est alors en mesure de fournir des services de qualité. Il respecte les normes en vigueur pour la tenue d’une comptabilité en bonne et due forme.

Pour éviter toute erreur

En comptabilité, les petites erreurs peuvent coûter cher. Il est alors préférable de les éviter en confiant la gestion de la comptabilité à un expert dans le domaine. L’entreprise commanditaire a ainsi la certitude qu’elle ne sera pas amenée à faire face à de lourdes sanctions. Mais pour cela, il sera nécessaire de demander l’intervention d’un professionnel ayant fait ses preuves et dévoué à son métier. 

Pour respecter les obligations légales en matière de comptabilité

En matière comptable, les obligations de déclarations obéissent à un calendrier défini et précis. Les oublis et retards, aussi petits qu’ils soient, exposent à diverses pénalités de retard et amendes. L’entreprise les évite avec le concours d’un prestataire extérieur qualifié.

Pour se concentrer sur son cœur de métier

La gestion de la comptabilité est une activité qui demande beaucoup de temps. Il faut être minutieux pour éviter les erreurs. Lorsqu’une société décide de déléguer les tâches administratives et comptables à un professionnel extérieur, elle se donne l’opportunité de concentrer ses ressources internes sur les activités principales qui lui permettront d’être plus compétitive sur le marché.

Quels sont les avantages de l’outsourcing en comptabilité ?

L’externalisation comptable est une solution de compétitivité qui attire l’attention de plusieurs sociétés en raison de ses nombreux avantages.

Dans un premier temps, l’externalisation comptable permet de faire de meilleures économies avec une légère restructuration de l’entreprise. Les coûts de cette méthode sont réduits. C’est un avantage qui n’est pas des moindres, car la société fait moins de dépenses par rapport à un professionnel recruté en interne. C’est plusieurs centaines d’euros économisés, car l’entreprise ne gère pas une charge salariale. De plus, elle n’est pas soumise à l’obligation de fournir un local meublé à son professionnel étant donné que celui-ci est à l’extérieur de l’entreprise. Elle fait ainsi des économies en matière de place, par conséquent en loyer. 

L’externalisation comptable évite de recruter un professionnel à l’interne. La société ne fait plus face aux éventuels problèmes pouvant naitre d’un CDD ou CDI des experts en interne. Avec un contrat d’externalisation comptable, lorsque la prestation ne convient pas aux exigences prévues, la relation peut être rompue. 

L’externalisation comptable est également une solution permettant à une entreprise d’optimiser son temps de travail et de la consacrer pleinement au cœur de son métier. La gestion comptable étant déléguée, elle peut se concentrer sur les principales activités qui devront lui permettre d’atteindre plus aisément ses objectifs. Le chef d’entreprise peut communiquer avec son professionnel comptable extérieur par chats, mails ou visioconférences à tout moment lorsqu’il y a des urgences. 

Que mentionner dans le contrat d’externalisation comptable ?

L’établissement d’une relation entre une société et un prestataire comptable extérieur doit être concrétisé par la signature d’un contrat : la lettre de mission. Cette lettre formalise la relation et donne tous les détails sur les missions confiées. Elle informe également sur les diverses obligations de chacune des parties sans oublier de mentionner les honoraires. 

Le contrat d’externalisation comptable regroupe aussi des informations sur la société commanditaire. Il mentionne alors :

• Sa raison sociale ;
• Sa forme juridique ;
• Son secteur d’activité ;
• La taille de son effectif ;
• Le nombre total de ses factures ;
• Le nombre total de ses pièces comptables, sociales et fiscales ;
• Le nombre total de ses fiches de paie.

Le contrat définit également les conditions dans lesquelles les missions comptables seront réalisées. Ce document est un élément qui marque la différence entre externalisation et sous-traitance.

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Les limites de l’outsourcing en comptabilité

L’externalisation de la comptabilité présente des points forts, mais elle a aussi quelques limites qu’il sera nécessaire de prendre en compte. 

Par exemple, il y a un nombre important de prestataires extérieurs sur le marché. Il ne sera pas alors aisé de déterminer les professionnels des arnaqueurs. Face à ce problème majeur, l’un des conseils à suivre est de s’assurer de la réputation et de l’expérience du professionnel prétendant au contrat. 

Il peut également être complexe de choisir entre un prestataire extérieur installé dans un pays étranger et un prestataire local. Dans la plupart des cas, un prestataire étranger peut être une meilleure option lorsqu’il faudra principalement faire des économies. Mais le donneur d’ordre doit s’assurer que celui-ci sera en mesure de cerner et de comprendre toutes les règles administratives et comptables applicables sur son territoire.

Plusieurs autres risques sont aussi à considérer. Les plus importants sont relatifs à la dépendance vis-à-vis du prestataire et la fuite de données professionnelles.

Externalisation comptable : comment bien s’organiser ?

Une externalisation comptable doit être bien organisée pour garantir la réussite de l’opération. Une bonne organisation permet de bénéficier d’une excellente visibilité sur le déroulement du processus et sur l’ensemble des missions confiées au prestataire extérieur. Pour commencer, il sera alors indispensable d’établir une liste complète des missions comptables sans oublier de mentionner leur nature. 

Le montant de chaque prestation doit être fourni avec la plus grande précision. De plus, en matière d’externalisation comptable certaines tâches peuvent être confiées à l’expert extérieur pendant que d’autres seront traitées à l’interne. Mais il est également possible de confier toute la comptabilité au professionnel.

Il sera également important de définir un moyen de suivi. Celui-ci permettra au donneur d’ordre de veiller à la bonne exécution des missions externalisées. L’entreprise doit mettre en place un système assez pratique lui permettant d’avoir accès à sa comptabilité à tout instant.

Externalisation comptable : comment choisir le prestataire extérieur idéal ?

Le choix d’un bon prestataire extérieur doit se faire suivant certains critères, car la diversité des offres disponibles sur le marché ne facilite pas les choses.

Tenir compte de l’expérience du prestataire

Le donneur d’ordre doit s’assurer que le prestataire extérieur de son choix jouisse d’une certaine expérience dans le domaine. Celui-ci doit avoir réuni quelques années d’existence. Il peut en effet être dangereux de confier sa comptabilité à un débutant. Pour veiller à éviter cela, il peut être nécessaire de faire des recherches sur le prestataire, ses années de services, les clients déjà servis sans oublier de tenir compte de leurs témoignages.

Vérifier la méthodologie de travail du prestataire extérieur

Une méthodologie de travail transparente et limpide est l’idéal. Pour s’en assurer la société donneuse d’ordre doit comprendre le mode de fonctionnement de son prestataire. Il faudra à tout prix se poser la question de savoir si les compétences de ce professionnel permettront d’atteindre les objectifs prévus. 

Tenir compte du décalage horaire

Il ne doit pas être trop important, car en matière de comptabilité, il sera nécessaire de communiquer presque tout le temps avec le prestataire extérieur. Le donneur d’ordre doit alors privilégier un professionnel situé à proximité, le décalage horaire ne doit pas être de plus de 3 heures. 

Comparer les prix

Avant tout choix, une petite comparaison des prix proposés dans le domaine peut s’avérer nécessaire. Évidemment, le prix n’est pas un critère très déterminant dans le choix du prestataire idéal. Mais la comparaison permet d’éviter de payer trop cher pour une prestation donnée.

Une externalisation comptable présente de nombreux avantages pour l’entreprise donneuse d’ordre. Mais elle doit veiller au bon choix de son prestataire extérieur sans oublier de préparer le backsourcing.

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