Réussir votre externalisation de services [EN 5 ÉTAPES CLÉS]

Pour une entreprise, externaliser ses services, c’est transférer une ou plusieurs activités vers un prestataire extérieur compétent et disponible. Cette stratégie encore appelée l’outsourcing peut être exploitée par les sociétés à tous les niveaux. Les solutions d’externalisation administrative sont un véritable élément de compétitivité et une source de souplesse lorsque les activités connaissent une grande fluctuation. Mais sa mise en place n’est pas de tout repos. Pour y parvenir, nous vous proposons quelques astuces pratiques qui vous seront certainement utiles.

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L’externalisation : définition

L’externalisation est un processus par lequel une société décide de confier une activité ou une fonction précise initialement traitée par son personnel en interne à un prestataire externe. Dans la plupart des cas, les prestataires extérieurs offrant des services d’externalisation sont des spécialistes dans leur domaine. Ils sont ainsi en mesure d’apporter une excellente valeur ajoutée à l’entreprise qui les contacte.

Si l’externalisation est appréciée et adoptée par différentes structures, c’est parce qu’elle présente de nombreux points forts :

•  Elle permet à l’entreprise qui l’adopte de se concentrer davantage sur son cœur de métier et gagner du temps ;
• Une PME ayant recourt à l’externalisation de service a de fortes chances de renforcer sa position concurrentielle sur le marché. Elle se concentre davantage sur les activités principales qui pourraient contribuer à son plein développement.
• L’entreprise qui externalise réduit également les frais de personnel tout en minimisant les flux de trésorerie.
• Elle a la possibilité d’obtenir de nouvelles compétences avec un petit budget et sans embaucher de nouveaux salariés.
• Le prestataire spécialisé peut contribuer à l’apport de nouvelles compétences au personnel de la société.

5 étapes pour réussir son externalisation de services

Toute opération d’outsourcing nécessite une certaine préparation pour garantir sa réussite. L’entreprise qui désire adopter cette solution de compétitivité peut par exemple procéder par étape pour s’assurer de sa réussite.

1. Définir ses besoins

C’est la première étape, elle est déterminante pour la réussite de l’opération. Le chef d’entreprise qui externalise se voit ici dans l’obligation de prendre du recul tout en faisant le point sur le fonctionnement de son entreprise. Il cible toutes les activités qui font partie intégrante du cœur de métier de la société ; elles doivent être séparées des tâches secondaires, celles pouvant être confiées sans réduire la productivité même du personnel. Il peut être important de se poser les bonnes questions. Le chef d’entreprise peut se poser des questions sur les activités qui ne sont pas rentables et celles chronophages en personnel et en temps. 

Une sérieuse analyse des résultats de l’entreprise qui externalise s’impose dans ce cas. Il faudra également cibler ses attentes vis-à-vis du prestataire extérieur. Le chef d’entreprise peut veiller à l’élaboration d’un cahier des charges ou d’une fiche de mission pour la cause.

2. Choisir le bon prestataire externe

La deuxième grande étape consiste à opter pour le prestataire idéal. Il doit s’agir d’un prestataire de confiance pour établir une relation client-fournisseur optimale. Le chef d’entreprise doit également veiller à ce que ses critères d’exigence relatifs à la qualité de travail soient en harmonie avec le mode de fonctionnement du prestataire. 

Il faudra considérer le prix, mais il ne doit pas être le seul élément déterminant du choix. En réalité, plusieurs prestataires externes peuvent proposer un prix alléchant tout en fournissant un service peu fiable. Ce n’est pas pour autant que le chef d’entreprise doit opter pour un professionnel proposant un prix exorbitant. Une comparaison de plusieurs offres semble être l’une des meilleures options pour dénicher le bon prestataire au bon tarif.

Par ailleurs, une société à taille humaine avec une bonne reconnaissance dans son domaine peut être l’une des meilleures options. Le chef d’entreprise doit prendre le temps d’analyser le degré de satisfaction des anciens clients du prestataire externe en consultant par exemple son site internet. Lire les témoignages et commentaires des internautes peut fournir des informations clés sur la bonne foi et la qualité des services du prestataire.

3. Mettre en place un contrat d’externalisation précis

Externaliser est une opération qui doit être scellée par un contrat rédigé clairement avec toutes les précisions. Il est important qu’il reflète les exigences de la société, le niveau de qualité et de performance qu’attend la société. Il met en exergue le planning des missions et leur durée. Le contrat mentionne le coût de la prestation et les éléments quantifiables qui serviront à savoir si le service est acceptable ou non.

4. S’adapter en interne aux changements entrainés par l’outsourcing

Lorsque les services seront externalisés, des changements majeurs se remarqueront dès les premiers instants au sein même de l’entreprise. L’organisation de la structure en sera impactée. Le mode de fonctionnement de chaque collaborateur doit désormais adhérer à ce nouveau style de gestion. 

Le chef d’entreprise peut, avant même que l’externalisation soit effective, repartager les tâches relatives au cœur de métier de la société à ses collaborateurs. Par ailleurs, pour le suivi régulier des tâches externalisées, il sera important d’utiliser un logiciel adapté. Le chef d’entreprise garantit la transparence de la prestation tout en sécurisant les échanges. 

5. Se concentrer sur le cœur de métier de l’entreprise

Les tâches secondaires étant externalisées, c’est le moment de mettre à profit le gain de temps découlant de cette solution pour recentrer la société sur les activités les plus importantes. Le personnel libre suite à l’externalisation de certains services se verra fournir de nouvelles missions. Dans certains cas, il faudra former le personnel disponible pour le rendre plus productif. 

Externaliser des services avec réussite demande de la préparation. Le chef d’entreprise doit commencer par définir ses besoins de manière précise en réfléchissant aux tâches à confier. Le choix de son prestataire extérieur doit impérativement être fondé sur des critères principaux.

Quels services externaliser ?

Toutes les activités peuvent être externalisées. Mais avant d’opter pour ce choix, il convient au chef d’entreprise de réfléchir sur les services les plus opportuns à externaliser. L’entreprise peut ainsi externaliser :

• Le service marketing ;
• La gestion de la paie ;
• La sécurité ;
• La gestion des achats ;
• La gestion RH ,
• La gestion et la maintenance informatique ;
• La comptabilité ;
• Le service commercial ;
• Le standard téléphonique ;
• La saisie des données ;
• L’accueil physique. 

Il convient de préciser que notre liste n’est pas exhaustive et qu’il existe encore une multitude de services et de tâches que l’entreprise peut déléguer à un tiers.

Quels types de services externaliser grâce à Officéo ?

• Le secrétariat courant et expert de votre entreprise ;
• L’assistance de direction ;
• La gestion des process achats, approvisionnement & supply chain ;
• Le sourcing, contrats et négociations ;
• La gestion budgétaire de votre entreprise ;
• La gestion de la relation client de votre entreprise ;
• La gestion commerciale et administrative ;
• La gestion de la comptabilité des clients/fournisseurs ;
• L’administration des ventes ;
• La gestion de projets et organisations d’événements, etc.

De nombreuses tâches administratives et fonctions support peuvent êtres externalisées grâce à Officéo. Profitez d’une aide taillée sur-mesure pour répondre à tous vos besoins à court ou long terme. L’externalisation des processus administratifs proposée par Officéo vous libère du temps qualifié et vous permet de gagner en productivité et en souplesse opérationnelle. 

Quels sont les avantages de l’externalisation ?

L’externalisation offre de nombreux avantages aux entreprises qui sont davantage motivées pour externaliser une partie ou la totalité de leurs fonctions support administratives :

Une prestation qui s’adapte aux besoin du client

Des experts qui vous permettent de mieux gérer tous les aspects administratifs de votre entreprise quel que soit le type de besoin, quel que soit son besoin et quel que soit le lieu.

Une assistance sur-mesure au quotidien

Vous obtenez ce dont vous avez besoin, quand vous l’avez besoin grâce à des profils choisis pour vous. Donnez à vos collaborateurs et managers les moyens de se concentrer sur leur cœur de métier, même en période de pic d’activité.

Un gain de temps et de productivité

L’externalisation vous permet de gagner du temps que vous pouvez consacrer au développement de votre entreprise. Le temps consacré à des tâches administratives chronophage est alors basculé sur des stratégies et des axes de développement prioritaires pour votre entreprise. L’externalisation vous dégage du temps pour des tâches avec une plus grande valeur ajoutée.

Mettez de côté les frais de recrutements, l’éventuel back-up en cas d’absence, la formation, le coût d’éventuelles pénalités financières. L’externalisation vous permet une économie de 20 à 30%. Votre budget est rationalisé.

Une meilleure prise de décision

La prise de décision et gestion efficace de votre masse salariale devient plus fluide. Vous gagnez en visibilité sur les flux internes grâce à une assistance sur vos fonctions supports. Une externalisation stratégique permet un suivi quand un employé est absent ou quitte l’entreprise : vous avez alors un suivi et un service à votre écoute à tout moment grâce à une externalisation des services administratifs appropriée.

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