Combien de temps garder les documents d’entreprise

Quelle que soit la forme d’une entreprise, certains documents demandent à être conservés plus longtemps que d’autres. C’est la raison laquelle on y trouve souvent un archivage entier sur les documents administratifs internes. Toutefois la conservation des documents doit suivre certaines règles de classement, comme le nombre d’années à respecter. Ce dernier doit être bien cerné en se référant aux codes dédiés.

La durée de conservation des documents comptables d’entreprise

Parmi les documents à conserver, ceux de la comptabilité doivent respecter un temps précis. Selon le code du commerce, les livres et registres comptables doivent être gardés au moins 10 ans à partir de la clôture de ces derniers. Ces documents sont relatifs à des documents d’investissements tels que :

• Les contrats d’investissements ;
• Documents relatifs à l’acquisition et cession de biens fonciers et immobiliers ;
• Contrats et documents relatifs aux participations ;
• Notifications d’acquisition d’autres immobilisations.

Ils sont également attribués à des dossiers reliés aux contrats variés ordre comme :

• Contrats d’assurance ;
• Demandes de prêt, d’emprunt et d’avance, les marchés ;
• Contrats de leasing ;
• Les devis signés ;
• Factures fournisseurs et clients ;
• Bons de commande, de réception et de livraison.

Tout ce qui est dossier de fiscalité doit également être archivé au moins sur un délai de conservation minimale de 10 ans. Ces dossiers se rapportent aux pièces justificatives de TVA et aux documents concernant les taxes, les impôts et les droits.

Combien de temps garder les relevés bancaires ? 

Les dossiers bancaires, que ce soit les remises en banque, les ordres de virement, les avis de débits et crédit, les relevés bancaires, les avis de débit d’agios, les échelles d’intérêts et toutes les autres pièces bancaires doivent être classées. Toutes les autres pièces bancaires doivent être classées. Pour classer vos papiers vous pouvez utiliser un trieur, trouvable facilement en papeterie.

La durée légale pour les documents sociaux

De nombreux dispositifs se rapportant aux classements et conservations des documents administratifs ont été élaborés.

• Le premier concerne les dossiers du personnel comme les pièces comptables sur les salaires, les honoraires et le livre de paie. Il s’agit de l’article L3245-1 du Code du travail qui stipule une durée de 5 ans pour les garder.
• Pour les pièces liées aux statuts de la société, l’article 2224 du Code Civil prévoir cinq années pour la sauvegarde de ces éléments. Il est à noter que cela prend effet au moment du retrait de la société RCS.
• Tous les registres des procès–verbaux peuvent, pour leur cas, être conservés également pendant cinq ans selon l’article 2224 du Code Civil.
• Les différents rapports comme celui du gérant, du Conseil d’administration ainsi que des commissaires en compte ont 3 ans de durée de conservation. L’article L235-9 du Code de Commerce le stipule.

Pour tous les autres documents sociaux comme les registres des titres nominatifs ainsi que les rapports divers, ils peuvent être gardés pendant 30 ans.

Combien de temps garder les documents comptables ? 

En général,tous les documents qui touchent ce domaine sont à conserver pendant 10 ans. L’article 123-22 du Code du Commerce révèle de plus amples détails sur cette durée.

En tout cas, parmi les pièces qui peuvent être gardées pendant cette durée, on peut citer :

• Livre journal ;
• Balance générale annuelle ;
• Comptes auxiliaires ;
• Inventaires ;
• Bilans et comptes de résultats.

Concernant les documents sur les activités commerciales

En se référant à l’article L 123-22 du Code du Commerce, on parvient à une durée légale de 10 ans pour les pièces se rattachées aux activités commerciales. C’est le cas notamment des :

• Commandes des clients ;
• Accords industriels ;
• Commandes des fournisseurs ;
• Contrats commerciaux ;
• Documents des douanes.

Quant à tous les documents relatifs aux actions et parts sociales, et selon l’article 2224 du Code Civil, il y a possibilité de les garder de 5 à 20 ans tout au plus.

La durée de conservation des autres documents

Les dossiers concernant les actions et parts sociales doivent être mis de côté au moins 5 ans après leur cession ou de leur placement et au plus après 20 ans. Pour chaque type de document commercial, il faut compter 10 ans de classement.

Tout ce qui est contrats, copies de lettres envoyées et reçus de nature commerciale demandent 10 ans de classement minimum dans la loi des archives des entreprises.

Les documents qui sont relatifs au personnel demandent 5 ans de conservation. Sont concernés : le registre et état du personnel, les livres de paies, les documents comptables des traitements de salaire, les reçus pour solde de tout compte, les certificats de travail, les bordereaux de paiement des cotisations sociales, les journaux récapitulatifs des charges sociales et les fiches fiscales par salarié. Il en va de même pour les contraventions, primes, déclarations de revenus, allocations, chèques, et talons qui doivent être conservés eux aussi pendant 5 ans.

Les bulletins de paie se conservent pendant 10 ans, les fiches individuelles de répartition de la participation et de l’intéressement 30 ans et les dossiers d’accidents du travail ou de maladie professionnelle donnant lieu à réparation sont gardés à durée illimitée.

Combien de temps garder les papiers de l’Urssaf ?

Les documents justificatifs concernant l’Urssaf doivent être conservés au moins 6 ans à compter de la date de leur établissement. Il s’agit des papiers relatifs au recouvrement ou au contrôle des cotisations sociales. 

Comment de temps garder les papiers d’entreprise fermée ?

Pour les documents à conserver après une liquidation judiciaire, les délais de conservation sont les mêmes que ceux indiqués au dessus. Il est primordial de conserver les documents d’entreprise après une liquidation ou une radiation. Tous les documents juridiques sont à garder pendant 5 ans après la liquidation d’une entreprise, tout comme les contrats commerciaux et avec des non-commerçants. Les actes de propriété immobilière ou de bien figurant sur le bilan sont à garder à perpétuité.

Que faire des archives après une liquidation judiciaire ?

Vous devez attendre 5 ans avant de vous débarrasser de documents juridiques suite à une liquidation d’entreprise. Les documents concernés sont :

• Statuts de société d’origine, ou statut modifiés ;
• Registre des procès-verbaux et paraphés ;
• Registre et documents relatifs aux actions, parts sociales, etc.

Passé cette date, vous pouvez procéder à la destruction de ces documents, sans encourir de poursuite.

---

Officéo s’occupe de vos tâches bureautiques et administratives

Besoin de faire de tri parmi tous les courriers administratifs qui s’accumulent ? Vous souhaitez faire une numérisation de nombreux documents à valeur juridique avant d’archiver ? Officéo a mis en place une solution d’externalisation flexible, experte et à la mise en œuvre rapide. Nous mettons à votre disposition des assistants qualifiés pour se charger de vos tâches administratives.

• Secrétariat ;
• Gestion comptable & financière ;
• Gestion de projets ;
• Gestion des achats ;
• ADV / Relation client.

J’aimerai externaliser un service