Les avantages de l’externalisation des services administratifs
Chaque entreprise est libre d’externaliser la gestion de ses services administratifs. Toutefois, cette solution s’adresse principalement aux artisans, aux professions libérales ou aux chefs de petites entreprises, qui n’ont pas le temps, pas l’envie ou pas les compétences pour gérer l’organisation administrative. Il s’adresse également aux directeurs de BU de grandes entreprises qui souhaitent gagner en souplesse opérationnelle tout en maîtrisant leurs coûts afin de libérer du temps qualifié.
Si l’externalisation de la comptabilité est relativement courante pour une entreprise, confier la gestion des services administratifs à un(e) assistant(e) de direction externe est plus rare. Pourtant, cette solution présente de nombreux avantages. Qui peut donc faire appel à un assistant de direction externe ?
Pourquoi externaliser ?
Les raisons qui peuvent pousser un professionnel à faire appel à une assistante administrative externe sont nombreuses. Il peut s’agir d’un volume de travail insuffisant, d’un budget restreint, d’un manque de visibilité sur l’évolution de l’entreprise ou pour les plus grandes entreprises, le souhait d’optimiser la productivité de certains de leurs services : commercial, RH…
Gestion selon vos besoin
Des experts locaux vous permettent de mieux gérer tous les aspects de la conformité et performance administrative. En toutes circonstances.
Assistance au quotidien
Vous obtenez ce dont vous avez besoin, quand vous l’avez besoin grâce à des profils choisis pour vous. Donnez à vos collaborateurs et managers les moyens de se concentrer sur leur cœur de métier, même en période de forte activité.
Gain de temps, retour sur investissement
Vous restez concentré sur le développement de votre entreprise. Le temps consacré à des tâches administratives chronophage est alors basculé sur des stratégies et des axes de développement prioritaires pour votre entreprise. L’externalisation vous dégage du temps pour des tâches avec une plus grande valeur ajoutée.
Mettez de côté les frais de recrutements, l’éventuel back-up en cas d’absence, la formation, le coût d’éventuelles pénalités financières. L’externalisation vous permet une économie de 20 à 30%. Votre budget est rationalisé.
Meilleure prise de décision
La prise de décision et gestion efficace de votre masse salariale devient plus fluide. Vous gagnez en visibilité sur les flux internes grâce à une assistance sur vos fonctions supports. Une externalisation stratégique permet un suivi quand un employé affecté tombe malade ou décide de quitter l’entreprise : vous avez alors un suivi et un interlocuteur à votre écoute à tout moment grâce à une externalisation des services administratifs appropriée.
Est-ce adapté à mes besoins ?
Suivons le cas d’une externalisation du service de paie. Chaque type de structure d’entreprise peut tirer un avantage à l’externalisation de la paie des employés. Bien que le secteur d’activité ainsi que l’emplacement géographique de l’entreprise importe peu, il est particulièrement recommandé de faire appel à un service d’externalisation de paie dans les cas suivants :
- Le déploiement du personnel administratif, RH ou financier en interne ne permet pas une gestion de la paie en toutes circonstances ;
- Les équipes et tâches stratégiques sont orientée vers d’autres missions;
- L’entreprise est présente à l’échelle nationale voire internationale mais aucun expert en gestion de paie n’est affecté aux pôles concernés ;
- En cas de reprise d’activité suite à un sinistre, la continuité de garantie de la paie devient un plan prioritaire ;
- La conformité des réglementations actuelles et annoncées est à suivre.
Avantages d’un assistant administratif externe
Confier la gestion des services administratifs à un prestataire externe comporte plusieurs avantages.
Ainsi,le professionnel a la possibilité de se consacrer entièrement à son activité principale, sans perdre de temps dans la gestion administrative. Il lui est alors possible de se spécialiser davantage, ce qui constitue un atout important. Par ailleurs, l’assistant administratif assure un travail de qualité grâce à des compétences adaptées, ce qui limite les risques d’erreurs administratives.
Autre avantage de l’assistant administratif externe : il intervient uniquement quand ses services sont demandés. Pour le professionnel, cela représente une meilleure maîtrise de son budget, puisqu’il ne paye le prestataire uniquement pour le travail effectué, en fonction de ses besoins.
Enfin, en faisant appel à un assistant administratif externe, le professionnel crée une ouverture de son entreprise vers l’extérieur : toute collaboration est une expérience enrichissante.
Inconvénients de la sous-traitance : exemple de la gestion de la paie
Le changement de fournisseur peut s’avérer compliqué lorsqu’une relation s’est établie auprès d’un prestataire spécifique. Autre inconvénient à prendre en compte au moment de définir les besoins en externalisation de paie, est la maîtrise des compétences. Passer par une externalisation de paie dans un service RH entraîne une baisse des compétences sociales et juridiques en interne. Les termes du contrat liant les deux parties sont à expliciter à ce sujet pour garder le contrôle en toutes circonstances.
Par ailleurs, selon les besoins en interne, cet argument présenté comme un inconvénient peut être moindre : les économies financières et opérationnelles prioritaires peuvent s’en trouver largement optimisées pour compenser ce changement interne.
Méthodologie pour une externalisation des services administratifs réussie
Une fois que le partenaire d’externalisation a été choisi, la méthode à suivre se déploie en plusieurs étapes. Les phases distinctes permettent d’engager et maintenir une externalisation administrative efficace, à tout moment.
Préparation
Préparer l’externalisation des services administratifs passe par une première identification. L’entreprise choisissant de soulager ses fonctions supports rassemble et communique au prestataire un état des lieux précis. Tous les éléments en main, l’analyse des éléments permet de réaliser un audit et un devis fiables, sans pour autant impliquer un engagement immédiat.
Mise en production
La mise en production varie en fonction de la complexité et du nombre de fonctions à externaliser. Officéo garanti une réactivité de mise en service sous 48h. Un premier essai a lieu, permettant de faire remonter les premières performances dès le début.
Démarrage du service
Le prestataire d’externalisation administrative et l’entreprise valident le déploiement de la solution. La ou les missions sont alors engagées pour un déploiement rapide.
Suivi
L’externalisation des services administratifs est à suivre tout au long de la collaboration. Que celle-ci soit ponctuelle, ou récurrente, un suivi solide de la satisfaction de l’entreprise est crucial.
