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Externalisation : quels sont les avantages et inconvénients ?

Depuis quelques années, les nombreux avantages de l’externalisation nous montre clairement qu’elle n’est plus simplement réservée qu’aux grandes entreprises. Les TPE/PME profitent pleinement de ses avantages et finissent par s’y attacher dans la durée. Mais quels seraient les tâches et services que vous pourriez externaliser et quels sont les avantages que vous pourriez en tirer ? Découvrons ensemble toutes les facettes de l’externalisation des services. 

Je souhaite externaliser une fonction support de mon entreprise

Externalisation : quel intérêt pour les TPE/ PME ?

processus d'externalisationQuelle que soit la taille de votre entreprise, il y arrive toujours un moment où il n’est pas ou plus possible de tout réaliser en interne sans modifier le fonctionnement de l’entreprise. Entre le choix du recrutement de personnel qualifié, l’investissement pour développer ce qui existe ou la délégation à des services d’externalisation : nombreux sont ceux qui se proposent de prendre le relais et exécuter certaines fonctions pour vous.

Vous pouvez ainsi, si vous le souhaitez, externaliser absolument toutes vos tâches. Il est quand même préférable de vous concentrer principalement sur celles qui vous apporte en rentabilité et en productivité. Par conséquent, déléguez les tâches les plus chronophages. Ces activités sont plus ou moins différentes selon les sociétés, elles peuvent être liées à la comptabilité, au secrétariat ou aux services généraux, etc…

Grâce à l’externalisation, les sociétés augmentent principalement leurs chances de se développer, renforcent leurs positions concurrentielles et augmentent leur productivité. De ce fait, les TPE/PME vont pouvoir concentrer leurs ressources sur des missions à plus forte valeur ajoutée. De plus, l’externalisation reste parmi les meilleures alternatives à l’embauche pour ne pas surcharge davantage la masse salariale de l’entreprise de salariés supplémentaires. Ceci représente une opportunité pour les entreprises qui ont peu de moyens.

Principales motivations pour externaliser

Contrôler et réduire les coûts opérationnels de l’entreprise, améliorer les ratios, permettre une vision à moyen et long terme.
Investir dans d’autres secteurs clés plus productifs à l’entreprise, augmenter sa compétitivité avec des compétences humaines, matérielles et technologiques supplémentaires.
Mieux anticiper les changements structurels internes. Avec une priorisation sur l’importance du facteur temps, l’externalisation met des processus rapidement en place.

Les nombreux avantages de l’externalisation

La majorité des entreprises qui font le choix de déléguer à un prestataire externe en tirent un avantage indéniable, et ce quelle que soit la taille de la société. Ce qui permet finalement :

Se libérer par la flexibilité

Les entreprises en pleine croissance ou connaissance des périodes plus creuses, choisir d’externaliser certaines tâches permet de profiter de ressources sans toucher à l’effectif en place. Les solutions de prestations de services ne manquent pas, le marché de l’externalisation est en expansion.

Avec une délégation des tâches chronophages comme la gestion de la paie ou la permanence téléphoniques, les équipes peuvent se concentrer pleinement sur des missions plus importantes pour l’entreprise.

Améliorer le service rendu

Des prestataires de services, experts dans leurs domaines, apportent plus de qualité au travail effectué. Ils sont aussi plus rapides et feront donc gagner à l’entreprise un temps considérable. L’externalisation informatique est, par exemple, courante aujourd’hui du fait du niveau d’expertise que cela requière. Le service d’expertise comptable est également externalisé, notamment au sein de petites et moyennes structures.

Externaliser permet de s’adapter et répondre plus rapidement aux réalités du marché, chaque secteur d’activité a ses impératifs, et les normes évoluent sans cesse. Ce fonctionnement d’outsourcing -même ponctuel-, permet parfois même de développer une gamme de produits ou services voire étendre son marché.

Contrôler ses budgets

Le recours à un prestataire externe permet une agilité financière et des économies substantielles. C’est d’ailleurs la motivation première dans le choix d’externaliser. La nécessité de passer par une embauche coûteuse d’un profil spécialisé n’est plus une obligation.

La plupart des prestataires en outsourcing proposent des services à la carte. C’est l’entreprise qui décide en fonction de son besoin, une ou plusieurs interventions par mois par exemple. Le budget est ainsi pleinement maîtrié, il n’y a pas de surprises.

Bénéficier davantage d’agilité

Les contrats sont réalisés avec des prestataires experts dans leur domaine et à la demande. Les modalités de résiliation de contrats ou gestion du personnel sont exposées en amont, avant signature et bien souvent adaptées selon le besoin.

Du fait de leurs interventions ponctuelles de soutien, les intervenants sont choisis pour leur autonomie, dynamisme et efficacité.

Ainsi, faire appel à des société permet de bénéficier de leur technologie et compétences et concourir à l’amélioration constante des services de l’entreprise.

Inconvénients d’un outsourcing

Pour les avantages présentés, des inconvénient vont de paire. C’est pourquoi nous vous rappellons avec le plus d’objectivité possible les inconvénients à considérer pour votre projet d’externalisation :

  • Perte de contrôle de l’activité ;
  • Avec des opérations complexes, risque d’absorption de trop d’énergie par rapport à la mission principale ;
  • Éventuels différents linguistiques ou culturels ;
  • Risques de défaillances qualitatives ;
  • Danger de respect des délais ;
  • Atteinte à l’image de l’entreprise en cas de malfaçon.

Face aux risques liés à la confidentialité par exemple, vous pouvez vous en prémunir en donnant un accès aux informations pertinentes au service réalisé uniquement. Comme pour tout type de collaboration, une relation de confiance est à établie, mais cette valeur se gagne aussi en interne !

Quel que soit le point sur lequel vous hésitez avant d’externaliser, des moyens de prévention existent. Examinez les risques de près avec le fournisseur avant toute signature de contrat. Vous devez porter un diagnostic juste de votre rythme d’évolution et du périmètre à externaliser. Plus ces changements sont fréquents, mieux doivent être définies les modalités d’intervention avec le prestataire externe. L’étude et la réalisation des changements doivent être clairement établis.

Vous l’aurez compris, ce processus de négociation contractuelle est d’une importance cruciale pour optimiser vos intérêts sur le long terme. Dotez-vous des compétences de contrôle nécessaires pour mener au plus juste les négociations auprès des partenaires que vous choisissez.

Externalisez votre secrétariat !

Officéo vous offre l’opportunité d’externaliser toutes les tâches administratives de votre entreprise. De la tâche n la plus légère à la mission la plus complexe et chronophage, que vous soyez une TPE/PME, une grande entreprise ou un professionnel libéral (avocat, médecin, architecte, etc).

Nos secrétaires experimentés peuvent vous venir en aide partout en France et 100% à la carte (les jours et heures souhaitées). Seules les heures travaillées vous sont facturées.

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