Le secret d’une rédaction de texte efficace en entreprise
La communication écrite en entreprise est d’une importance indéniable. Êtes-vous sûr de savoir communiquer efficacement par écrit ? Savez-vous comment rédiger un texte informatif correctement, avec un style clair et simple adapté à un ton professionnel ?
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Maîtrisez les supports écrits en entreprise
Engager un dialogue ou transmettre une information, envoyer une note ou communiquer un rapport. Les supports écrits utilisés en entreprise sont nombreux, avec un degré de formalité différent, et des attentes éditoriales propres.
Officéo vous propose un vade-mecum de la rédaction de documents courants en entreprise. Bonne lecture !
Courriers
Courrier électronique
La simplicité, la rapidité et l’efficacité sont de mise. Le mail est plus léger que le courrier mais reste un support écrit de travail pour autant. Le destinataire détermine votre choix d’écriture.
L’objet du mail
De 5 à 7 mots maximum avec une phrase nominale, sans articles ou mots de liaison. L’objet est parfois l’unique chance de faire passer un message. Explicite, clair et bref, le destinataire doit comprendre votre propos dès la lecture de l’objet.
Le corps du mail
Commencez le texte par l’information principale de votre mail. La première partie est toujours mieux lue que la suite. D’une manière générale, la brièveté est assimilée à un certain confort de lecture. Si le propos vous oblige à détailler, faites un maximum de 4 paragraphes, avec 3 à 4 lignes par paragraphe.
Le courriel est à rédiger avec des phrases courtes, des connecteurs, dans un langage courant et professionnel.
Signature
Souvent insérée automatiquement par les solutions de routage mail, votre signature doit tout de même être personnalisée. Faites apparaître votre nom, prénom, et un numéro de téléphone pour vous joindre.
L’essentiel
- Choisissez les destinataires avec discernement.
- Décrivez précisément votre intention dans l’objet du mail.
- Gardez un format court pour le corps du mail.
Courrier papier
Malgré la quantité toujours grandissante d’envois de mails en entreprise et la dématérialisation des documents, le courrier sur papier conserve une place importante dans les relations professionnelles. Un dossier juridique, une demande d’ordre sociale ou un échange commercial : ces échanges sont soutenus par des formats classiques. Certaines règles sont à respecter pour l’envoi d’un courrier sur papier.
L’en-tête du courrier
En haut à gauche s’écrit le nom et l’adresse de l’envoyeur, à droite la date puis le nom, la fonction, le nom de l’entreprise (ou organisation) et l’adresse du destinataire.
Si le courrier est d’abord écrit sur ordinateur avant impression, choisissez une police courante. « Arial » ou « Times New Roman » sont des choix courants. Laissez une marge de 2,5 cm sur les quatre côtés pour toute la lettre.
L’objet du courrier
L’objet est placé à droite, au dessus de la salutation, avec une mention explicite (« Objet : [objet du courrier] »).
Les formules de politesse
L’expression « À qui de droit » est utilisée seulement si vous ne savez pas précisément à qui adresser la lettre. Les formules d’appel expriment le respect et formalisme dus à votre interlocuteur. Sans risque, vous pouvez choisir une formule comme « veuillez croire à l’assurance de ma considération distinguée » ou » je vous prie d’agréer l’expression de mes sentiments dévoués ».
L’essentiel
- Soignez la présentation de votre lettre.
- Si vous écrivez une lettre compliquée, rédigez avant un plan, listez vos points et arguments, examinez leurs validité et supprimez tout ce qui est hors sujet. Enfin, triez les information dans le meilleur ordre possible pour une bonne communication avec le destinataire.
Notes de service
Dans les relations au travail, la gestion de réunion ou la communication interpersonnelle en entreprise, la note de service a encore sa place. Contrairement à un texte informatif d’une note pour information, la note de service annonce ou organise selon le propos.
Destinée à des collègues au bureau, un directeur ou un président général, le ton varie selon l’interlocuteur. Dans tous les cas, la note de service précède une action future, et au même titre que la communication par mail en entreprise, vous véhiculez votre propre image par une note de service.
Corps de la note de service
Une page suffit, la note doit rester courte et concise. Le style impersonnel est à choisir, avec un sujet traité par note. En effet, il est recommandé d’éviter le recours à la première personne pour préférer une troisième personne neutre. Le ton est impératif, avec un emploi du présent ou du futur, mais jamais de conditionnel.
Vous devez utiliser des termes fermes (« devoir », « vouloir bien », « être prié de ») mais pas de formules agressives. Le corps vous sert à annoncer l’action à exécuter suite à la note et si nécessaire les modalités d’application.
L’Université d’Ottawa met à disposition un mémo pour rédiger une note de service claire.
Compte rendu
Le compte rendu de réunion fait été de ce qui a été dit et décidé en réunion d’entreprise. Ce document est choisi comme support de référence pour des opérations ou un sujet abordé au cours de cette même réunion. Le ton doit être concis, clair, factuel. La retranscription des informations prime.
Informations présentes dans le compte rendu :
- Objectifs de la réunion. L’ordre du jour est indiqué au préalable aux membres concernés, il est à reporter tel quel.
- Date de la réunion.
- Liste des membres présents. Ajoutez le poste précis lors de la première prise de parole d’un membre.
- Sujets abordés, avec au sein du développement : une synthèse des échanges, les conclusions et votes éventuels, les actions de pilotage.
- Date et lieu de la prochaine réunion.
- Commentaires et appréciations générales.
Rapport
Un besoin d’un rapport exprime un besoin d’informations supplémentaires pour être guidé dans une prise de décision.
Pour rédiger un rapport vite et bien, prenez soin de faire préciser la demande pour ne pas laisser place à des informations vagues. Vous devez connaître le contexte, les raisons du rapport, les attentes, et les informations connues. Rassemblez les informations disponibles sur plusieurs supports (informations, notes, comptes rendus, etc) pour sélectionner ensuite les données pertinentes.
Des annexes peuvent être mises en fin de document pour alléger le contenu et améliorer la compréhension du rapport. N’hésitez pas à insérer des tableaux ou graphiques pour soutenir un propos avec plus de clarté. Dans le cas d’un rapport long (plus de 5 pages), insérez un sommaire.
Introduction
L’objet est indiqué, ainsi que l’intérêt du rapport et son importance face au besoin exprimé. La brièveté et concision sont de mise. Pensez à être clair(e) dans l’optique d’une relecture plusieurs semaines ou mois plus tard.
Développement
Commencez par énoncer le constat et les faits associés. Faites état de l’analyse des faits avec les points positifs, négatifs, et enfin les recommandations pour régler la situation. L’exposition des avantages, inconvénients et moyens pour mettre en œuvre la ou les recommandations doit être objective et solide.
Conclusion
La question posée en début de rapport trouve sa réponse ici. Les recommandations exposées premièrement dans le développement sont à rappeler de manière synthétique. Mettez l’accent sur la solution proposée.
Présentation
Outre la présentation orale, le document de support qui est remis aux interlocuteurs est à soigner. Mise en page, utilisation de couleurs, clarté du propos et mise en avant des informations. Pour communiquer efficacement lors d’une présentation, les conseils élémentaires exprimés dans ce contenus sont de nouveau à considérer.
- Définissez l’objectif de cette présentation à l’écrit. Le « pourquoi » est à insérer dès la première ligne du support écrit. Vous gagnez du temps, et en faite gagner à vos lecteurs.
- Identifiez les interlocuteurs : la manière de communiquer des lecteurs détermine votre ton.
- Construisez le plan et organisez les idées : chaque idée importante est mise en avant, avec des exemples ou illustrations au besoin pour votre stratégie de contenu.
Le secret ultime d’une rédaction de texte en entreprise efficace
Parce que les secrets n’ont pas besoin de beaucoup de mots pour être précieux. Voici 4 règles d’or (et simples) qui vous permettront de rédiger des écrits de travail efficaces :
- Une écriture correcte
- Une écriture concise
- Un style simple
- Un propos logique
Pour aller plus loin sur ce sujet, et parfaire votre maîtrise ou réviser vos compétences, Officéo vous propose des contenus similaires :
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