Pourquoi traiter ses notes de frais sous Excel ?

En entreprise, le traitement des notes de frais est un véritable casse-tête pour le service comptable dans la plupart des cas. Cette tâche prend d’abord du temps et demande une sérieuse concentration pour éviter les erreurs de saisies qui peuvent coûter plusieurs milliers d’euros.

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Parmi les outils de traitement de notes de frais les plus utilisés en entreprise, il y a le logiciel de gestion Excel. Ce dernier n’est en réalité pas adapté à toutes les fonctionnalités du process de gestion de notes de frais. Cependant, ce logiciel demeure une solution très prisée pour diverses raisons. Nous vous les détaillons dans notre présent article.

La note de frais : qu’est-ce que c’est ?

La note de frais est en réalité une fiche dématérialisée ou non qui est adressée par les salariés au service comptable de la société dans laquelle ils travaillent. Cette fiche leur permet de demander le remboursement des frais engagés dans l’accomplissement de leurs missions professionnelles.

C’est le service comptable qui est tenu de fournir le document à remplir par les employés souhaitant se faire rembourser. Grâce à cette action, il se facilite alors le traitement des notes de frais, car les fiches sont uniformes et elles répondent à un souci de cohérence.

En règle générale, les législations n’imposent pas une forme de notes de frais. Cependant, le service comptable doit s’assurer qu’elle contienne certaines informations précises en cas de contrôle. Il s’agit principalement :

• Du nom du collaborateur ;
• Du n° de la note de frais ;
• De la description des frais ;
• De la nature de la note de frais ;
• Du lieu ;
• De la date complète ;
• Du motif ;
• Des montants HT et TTC.

Le service comptable peut adapter la fiche à chaque type de frais (note de frais de restaurant ou note de frais kilométriques par exemple). 

Les frais professionnels remboursables

En entreprise, seuls les frais professionnels sont remboursables. Le remboursement peut être en tout ou partie. Les types de frais professionnels pris en compte sont :

• Les frais de logement ;
• Les frais de déplacements professionnels comme les voyages d’affaires ;
• Les frais de transport ;
• Les frais liés à la restauration ;
• Les frais de consommables divers ou de petites fournitures de bureau ;
• Les frais de NTIC.

Cependant, pour que ces frais soient remboursables, ils doivent répondre à trois critères essentiels. D’abord, il doit s’agir de frais à caractère purement professionnel.

Ensuite, ils doivent être d’un montant raisonnable. Ils ne seront pas alors considérés comme des avantages en nature ou une rémunération déguisée. Enfin, les frais doivent être justifiés par des reçus ou factures détaillées et des pièces justificatives.

Il faut noter que les frais de logement sont recevables lorsque l’employé se trouve à plus de 1h30 en transport en commun ou au moins à 50 km de son domicile. 

Qui peut faire la demande de remboursement de notes de frais ?

Tous les types d’entreprises, quels que soient leurs statuts et structures, sont concernés par le remboursement des notes de frais. Le remboursement des frais constitue un droit. De ce fait, il doit être respecté même lorsque le contrat de travail ne le stipule pas.

Toutefois, pendant les débats de négociation et de signature du contrat, le chef d’entreprise peut proposer un remboursement forfaitaire ou une indemnisation au réel.

Au sein de l’entreprise, ceux qui peuvent faire une demande de remboursement de notes de frais sont :

• Les dirigeants ;
• Les cadres ;
• Les employés non-cadres ;
• Les bénévoles.

Pourquoi utiliser Excel dans le traitement des notes de frais ?

Le traitement des notes de frais sous Excel permet d’uniformiser le processus de gestion. Les demandeurs auront simplement à compléter de la même manière un tableau déjà disponible. Cela présente l’avantage d’être plus rapide.

Avec Excel comme outil de gestion des notes de frais, le travail des comptables est simplifié sur certains aspects. Ils peuvent exporter les notes de frais sous Excel en PDF tout en adoptant un classement numérique.

Il faut ensuite préciser que la solution Microsoft est un outil économique. Une fois que l’entreprise fait l’acquisition de sa suite logicielle Microsoft, elle bénéficie de ce logiciel. Par ailleurs, il est généralement préinstallé sur les PC fixes ou portables.

Traitement de notes de frais sous Excel : quels inconvénients ?

Excel est un logiciel souvent indispensable en entreprise et plus précisément au sein des services comptables.

Lorsqu’il est bien utilisé, il rend de nombreux services et a de nombreuses qualités. Par contre, employé en matière de gestion de notes de frais, il a plus d’inconvénients que d’avantages.

Pas de gain de temps

Les fonctionnalités d’Excel sont contre-productives lorsqu’elles sont utilisées dans le cadre de la gestion de notes de frais. Le processus de traitement prend beaucoup de temps, car il y a souvent la mise en page, la création des cellules et l’établissement de formules complexes à mettre en place.

Tous ces éléments peuvent causer une énorme frustration lorsqu’ils ne sont pas bien maitrisés par l’utilisateur de l’outil, celui-ci perd en productivité. Il a aussi une mauvaise expérience utilisateur.

Excel ne gère pas les justificatifs

En traitement de notes de frais, les justificatifs sont indispensables. Il n’est tout simplement pas possible de les intégrer au tableur lorsqu’il s’agit de faire sa note de frais sous Excel. Il faut s’assurer de créer des dossiers pouvant regrouper tous les justificatifs.

Le service comptable doit veiller à l’organisation parfaite des dossiers en question afin de s’y retrouver très aisément, ce qui n’est pas simple. Avec Excel comme outil de traitement de notes de frais, il n’est pas possible de centraliser et de sécuriser convenablement ses données professionnelles.

Par ailleurs, tout bon logiciel financier doit offrir à son utilisateur la possibilité de réaliser toute importation et exportation de données en CSV. Même si Excel propose cette fonctionnalité, il ne permet pas d’échanger des données en temps réel ou de créer, consulter et mettre à jour régulièrement ses KPI. Les risques relatifs à de la double saisie sont trop importants.

Excel demande des interventions manuelles

Dans le domaine de traitement de notes de frais, il existe des logiciels intelligents permettant d’automatiser entièrement le process. Certains intègrent des fonctionnalités de reconnaissance de caractères qui leur permettent d’intégrer dans une note de frais un reçu qui leur est montré.

Excel ne permet pas ces manœuvres d’automatisation par exemple. Il n’est pas très simple d’automatiser des tâches avec un tableur. Il faut saisir une note de frais à la main. De plus, traiter ses notes de frais avec Excel demande de véritables compétences.

Excel ne permet pas une centralisation optimale des données

Le logiciel Excel n’est pas réellement en mesure de fonctionner comme un outil pouvant stocker des données en ligne tout en les rendant accessibles avec un système de protection efficace. Pour arriver à faire ces manœuvres, il faudrait avoir d’excellentes compétences techniques et effectuer un investissement considérable en temps et en argent. 

Notes de frais dématérialisées : quels points forts ?

La dématérialisation des notes de frais est un choix optimal dans le processus de traitement de celles-ci. Cette solution permet de gagner du temps. En effet, les employés sont amenés à économiser du temps précieux qu’ils pourront attribuer à des activités plus productives pour la société.

Le service comptable prend un peu moins temps pour traiter efficacement les demandes. Le gain de temps est accru dans la mesure où les données sont immédiatement transmises entre les départements affectés au traitement des notes de frais.

La dématérialisation des notes de frais permet d’éviter les erreurs courantes lorsque la gestion est faite manuellement. Les situations de fautes de frappes sur Excel, d’oublis de la TVA récupérable, de perte ou d’oubli des justificatifs de notes de frais et d’erreur de codification des dépenses professionnelles sont éliminées.

Les employés sont guidés dans le processus permettant d’enregistrer une note de frais, les risques d’erreur sont réduits. Le suivi des frais est amélioré grâce à un outil performant.

La digitalisation des notes de frais permet de faire d’importantes économies. Il n’y a plus de coûts relatifs à la saisie des notes de frais, leur classement, leur manipulation et leur archivage. L’entreprise réduit considérablement ses dépenses dans le domaine.

Quel outil de gestion de notes de frais choisir ?

Le bon outil de gestion de notes de frais doit regrouper certaines fonctionnalités importantes. Son choix doit ainsi se faire suivant différents critères. Dans un premier temps, il faudra définir ses besoins. L’utilisateur doit pouvoir déterminer les fonctionnalités qui lui seront indispensables sur un outil de gestion de notes de frais. 

Lorsque les besoins sont clairement définis, il faut désormais prendre le temps de tester les applications les plus en vogue disponibles sur le marché. Seul un test permettra de considérer le caractère pratique ou non d’un logiciel.

L’outil doit dans tous les cas simplifier la vie à son utilisateur tout en étant facilement paramétrable. Il faut alors qu’il propose un système de reconnaissance des caractères, un traitement optimal des emails, des statistiques intelligentes, des mises à jour régulières, automatiques et gratuites. Le nombre d’utilisateurs doit aussi être illimité. De plus, la comptabilisation des notes de frais doit être facile à réaliser.

Excel est un outil pratique et économique à divers égards. Cependant, il ne saurait réellement être utilisé dans le processus de traitement optimal des notes de frais en entreprise.

Il demande des compétences avancées, un temps considérable et d’importants coûts. Il faut alors recourir à un outil adapté à la tâche tout en s’assurant de le choisir avec savoir-faire.

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