Comment optimiser sa politique de remboursement de notes de frais ?
En entreprise, gérer les notes de frais l’une des tâches les plus fastidieuses. Il y a d’abord les employés qui effectuent des dépenses professionnelles dans le but de se faire rembourser, les managers qui prennent connaissance des notes de frais et les approuvent et enfin le service comptable qui procède au remboursement.
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À chaque étape, la tension peut se ressentir. Pour éviter de se retrouver dans ce cercle de traitement chronophage et à faible valeur ajoutée, l’entreprise doit trouver les bonnes méthodes pour améliorer le processus.
Quels sont les types de dépenses professionnelles remboursables ?
La note de frais représente un document grâce auquel les employés d’une société se font rembourser les frais professionnels qu’ils ont engagés dans l’intérêt de ladite entreprise à un moment donné.
Dans la plupart des cas, il s’agit d’une fiche sur laquelle l’employé renseigne des données précises et le remet au service comptable de la société. Il y joint aussi le justificatif des frais engagés.
Les frais de déplacement
La note de frais ne concerne que des dépenses professionnelles précises. Il s’agit ainsi des frais des déplacements professionnels prenant en compte les péages, les locations de voitures avec le carburant et les indemnités kilométriques lorsque l’employé utilise son véhicule personnel.
Les frais kilométriques ne comprennent pas les kilomètres relatifs aux trajets effectués par le salarié entre l’entreprise et son domicile. L’abattement sur salaires de la déclaration des revenus les prend déjà en charge.
Les frais de télétravail
Un collaborateur de l’entreprise peut travailler en télétravail ou à distance. Lorsque c’est le cas, l’entreprise doit pouvoir lui proposer la prise en charge d’une partie des frais qu’il engage.
Ceux-ci sont généralement relatifs à une portion du loyer, d’internet ou de téléphone. Toutefois, le remboursement proposé par l’entreprise ne peut pas excéder 50 % des dépenses.
Les frais d’hébergement et de repas
Les frais d’hébergement sont remboursables lorsque la distance entre le lieu de la mission et le domicile du salarié ne peut être parcourue en moins de 1h30 minutes en transport en commun ou lorsque la distance est supérieure à 50 km.
De plus, les frais de restauration d’affaires avec les clients sont remboursables lorsque l’employé précise le motif, le poste, le nom et le contact de tous les invités de la société.
Plusieurs autres dépenses professionnelles peuvent être initialement supportées par le salarié puis remboursées par la société. Il s’agit principalement :
- Des frais de documentation ;
- Des frais d’habillement lorsque l’entreprise exige une tenue spécifique, mais ne la fournit pas ;
- Des frais de cadeaux aux clients lors d’une rencontre par exemple ;
- Des frais de communication (connexion internet, frais postaux, communications téléphoniques, etc.).
Quel mode de remboursement adopter ?
Obtenir le remboursement des notes de frais est un droit. Lorsqu’un employé engage des dépenses professionnelles et apporte les justificatifs nécessaires, l’entreprise se doit de le rembourser dans les meilleurs délais. Le chef d’entreprise ne peut y déroger, même quand le contrat de travail ne le stipule pas.
Il lui est toutefois possible de négocier le mode de remboursement lors des débats précédant la signature du contrat. Dans la plupart des cas, l’entreprise a le choix entre le mode de remboursement au forfait et le mode de remboursement au réel.
Le remboursement au forfait
Ce mode de remboursement des notes de frais est assez simple à suivre dans la mesure où l’entreprise doit indemniser son employé suivant un barème minimum défini par l’URSSAF. Pour se faire rembourser, l’employé doit cependant fournir les justifications nécessaires relatives à la date, la raison et les circonstances de la dépense autorisée.
Le mode de remboursement au forfait est facile à suivre et à gérer par le service comptable dans la mesure où les montants sont anticipés et plafonnés.
Toutefois, il convient de notifier que ce type de remboursement peut représenter un manque à gagner pour l’employé lorsque les dépenses réelles sont au-dessus du barème. Il peut aussi constituer un manque à gagner pour l’entreprise lorsque les dépenses réelles de l’employé sont au-dessous du barème.
Le remboursement au réel
Avec ce mode de remboursement, l’entreprise prend en charge l’intégralité des dépenses professionnelles engagées par son employé.
Ce dernier, lorsqu’il réalise les dépenses, doit collecter tous les justificatifs nécessaires à son remboursement. Il doit ensuite remplir une note de frais accompagnés des justificatifs et il transmet le tout à l’entreprise pour lancer le remboursement.
Avec ce processus, le salarié entre en possession de toutes les sommes dépensées au nom de l’entreprise, ce qui est avantageux pour lui. Cependant, traiter les notes de frais dans ce mode de paiement demande un peu plus de temps.
De plus, l’entreprise se voit contrainte de rembourser des dépenses qu’elle ne contrôle pas intégralement.
Entreprise : quelques bonnes règles à suivre pour bien rembourser les notes de frais ?
Le traitement des notes de frais est un véritable casse-tête pour les entreprises. Lorsqu’un processus clair n’est pas défini, il devient très délicat de gérer cette tâche souvent chronophage. Voici quelques bonnes règles qui aideront certainement toute entreprise à optimiser sa politique de remboursement de notes de frais.
Définir les plafonds de remboursement
Pour un processus de remboursement optimisé, il faut commencer par établir les limites des dépenses à engager. L’entreprise fixe en interne et en amont les montants maximums à ne pas dépasser dans le cadre de chaque dépense.
Il peut être intéressant de souligner que l’employé peut ne pas être remboursé s’il dépasse les plafonds de remboursement prévus. C’est une méthode qui permettra de limiter les abus.
Tenir compte des exceptions
L’entreprise prend le temps d’analyser et de prévoir certaines exceptions, des situations dans lesquelles les employés n’ont pas d’autres choix que de dépasser les milites prévues. Il faut veiller à porter l’information auprès des employés, tout le monde est ainsi informé.
Faire ressortir les dépenses non remboursables par note de frais
Afin de réduire les abus ainsi que les situations d’incompréhension, l’entreprise peut prendre le temps de lister les dépenses non remboursables par note de frais.
Il peut par exemple s’agir des dépenses relatives à l’achat d’alcool dans un restaurant ou d’articles refacturables à un tiers.
Cerner les fausses notes de frais
Les fausses notes de frais existent dans le monde des entreprises. Plusieurs salariés font preuve d’ingéniosité pour se faire rembourser en double.
L’entreprise peut mettre en place un système permettant de traquer les fausses notes de frais, ce qui lui permet de faire des économies sur les remboursements.
Fournir un outil de saisie de notes de frais aux collaborateurs
Saisir manuellement les notes de frais n’est pas une bonne option. Les risques d’erreurs sont fréquents. Pour les éviter, il peut être judicieux de mettre à disposition un outil intelligent permettant de saisir aisément les notes de frais sans se tromper.
Un logiciel en ligne capable d’aider au remplissage des notes de frais à tout moment et à n’importe quel endroit est un bon choix. Il faut cependant privilégier un outil simple à utiliser présentant un visuel agréable.
L’automatisation du processus fait gagner du temps à l’entreprise et aux salariés. Les données sont mieux centralisées et sécurisées.
Établir une méthode de gestion stricte
Pour se simplifier la vie, l’entreprise doit instaurer une procédure stricte de traitement des notes de frais. Elle s’assure de la communiquer à tous les collaborateurs lorsqu’elle est fonctionnelle.
Les notes de frais qui ne répondent pas aux exigences du workflow de validation devront être retournées aux salariés pour modification. Il peut être important de préciser à tout le personnel que le suivi de la procédure de traitement permet de gagner du temps à tous les niveaux et de rembourser plus rapidement les notes de frais.
De plus, il peut être nécessaire de fournir à l’employé un système de suivi de la note de frais. Cela lui permet de connaitre l’étape à laquelle se trouve sa note de frais et lui évite de se rapprocher constamment de la comptabilité pour s’informer.
Établir un processus de collecte et d’archivage des justificatifs
Dans la gestion des notes de frais, les justificatifs sont indispensables. Ils doivent soigneusement être conservés par l’entreprise, car ils évitent à l’entreprise toute situation de redressement en cas de contrôle fiscal.
Il faut alors les centraliser en choisissant un seul mode de transmission. L’entreprise peut par exemple mettre à disposition une adresse mail dédiée à la collecte des justificatifs et factures de notes de frais.
Définir un délai de remboursement des notes de frais et le respecter
Le remboursement des notes de frais dans les meilleurs délais impacte la motivation des collaborateurs, ils sont plus confiants. Établir un délai de remboursement clair ainsi qu’un délai de réception précis des notes de frais.
Les salariés doivent savoir que le remboursement ne sera pas effectué dans les temps si les notes de frais sont envoyées tardivement. Le délai de remboursement peut par exemple être de 30 jours à compter de la validation de la note de frais par le manager.
Une bonne politique de remboursement des notes de frais permet à l’entreprise de gagner du temps et de réaliser des économies. Le délai d’envoi des notes de frais doit être connu par exemple. Les salariés doivent avoir connaissance des dépenses prises en compte, des seuils à ne pas dépasser et des justificatifs à fournir pour chaque type de note de frais.
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