[VIDÉO 2MIN] Fiche métier Office Manager : rôle, salaire, etc.

Déjà assistant administratif en temps plein, vous êtes prêt à basculer dans l’univers du freelance ? Intéressé par les possibilités de mobilité, apports financiers et choix de répartition de l’emploi du temps ?

Ces raisons comme beaucoup d’autres peuvent décider d’un choix de carrière à part entière ou d’un tournant de vie. Quelles que soient les futures responsabilités, les entreprises ont souvent du mal à tout gérer elles-mêmes, d’autant plus dans un contexte où les enjeux sont importants et le temps restreint.

Qu’est-ce qu’être Office Manager ? Pourquoi choisir de s’y consacrer en qualité de travailleur indépendant ? Officéo vous répond pour vous accompagner.

J’ai besoin d’une assistance administrative

Déjà Office Manager, je deviens freelance.

Qu’est-ce que le métier d’Office Manager ?

Le métier d’Office Manager consiste à alléger le directeur général pour qu’il puisse pleinement se consacrer à ses missions commerciales et managériales. Il est en charge du bon fonctionnement, de la coordination, tout comme de la supervision du bureau. Il peut être rattaché à d’autres directeurs comme d’autres services au sein d’une même entreprise. Sa gestion est principalement axées sur l’administratif, les ressources humaines et la comptabilité.

Quelles missions, et quelles tâches doit effectuer un Office Manager freelance ?

Que ce soit au sein de petites entreprises comme de grandes entreprises, l’Office Manager combine les tâches et mission d’un.e assistant.e de direction de haut niveau, et celles d’un.e responsable administratif.ive. Ainsi, les principales missions d’un Office Manager sont les suivantes :

• Suivi du bon fonctionnement, de la coordination et de la supervision du bureau ;
• Traitement du courrier entrant et sortant, envoi de mailing ;
• Prise en charge des contacts téléphoniques entrants ;
• Gestion d’agenda, travail administratif des différents services, gestion des commandes de fournitures de bureau ;
• Prise en charge du classement, de la correspondance, des factures ;
• Suivi des coûts, de la rédaction d’offres, des promotions, de l’organisation de réunions et d’atelier.
• Organisation de l’informatique et de la bureautique en entreprise ;
• Gestion de la vie de l’entreprise (bien-être des collaborateurs) ;
• Gestion des ressources humaines (télétravail des employés, recrutement, contrats et fins de contrats, congés et temps de travail, traitement des candidatures) ;
• Organisation de la gestion commerciale.

Quel est le salaire d’un Office Manager ?

Le salaire moyen d’un Office Manager est de 37€ K bruts annuels. Bien souvent, le salaire est composé d’une partie fixe, et parfois d’une part variable, qui peut être obtenue à la suite de l’atteinte d’objectifs liés à l’activité d’Office Manager.

Au salaire fixe et variable, d’autres primes peuvent s’ajouter comme un pourcentage sur le chiffre d’affaire, un travail particulièrement apprécié ou une prime de Noël. Toutes les régions ne proposent pas le même salaire pour un poste d’Office Manager, et le niveau d’études n’est pas forcément synonyme de meilleur salaire. Une différence notable est toutefois remarquée dès Bac +5. Cette différence s’explique par la spécialisation faite lors du parcours et la formation, justifiant une rémunération supérieure.

Quel est le coût d’un Office Manager freelance ?

La plupart des Office Managers freelance pratiquent des tarifs à la journée, le Taux journaliser Moyen se trouve dans une fourchette de 260 à 300€. Il s’agit d’un tarif moyen indicateur qui ne prend pas en compte la spécialité et l’expérience.

Certains Office Managers pratiquent des tarifs horaires ou à la prestation. Officéo met à votre disposition un Office Manager expert, professionnel et expérimenté et ne vous facture qu’au réel des heures effectuées. La tarification se fait à l’heure et se situe entre 35 et 45€.

Pourquoi être Office Manager en freelance ?

En freelance, l’activité est bien entendu exercée de manière indépendante, les comptes à rendre sont ceux établis par les termes des contrats signés. L’organisation est certes plus souple que sous un contrat de salarié, mais d’autres paramètres sont à prendre en compte (suivi client, déplacements, interventions d’urgence, etc). Les avantages majeurs pour intervenir en tant qu’office manager freelance ou indépendant ?

• Le formalisme lourd d’un CDD n’est pas considéré ;
• Les frais fixes le restent et permettent de maîtriser la masse salariale car un freelance est comptabilité en achats et non charges du personnel ;
• Des compétences expertes, ou rares, arrivent de manière opérationnelle plus rapidement en interne ;
• Les frais d’intermédiaires sont moindres voire inexistants ;
• Un réseau de prestataires peut permettre de choisir les bonnes compétences au bon moment ;
• Et si le client n’obtient pas satisfaction, il est (presque) aussi facile de changer de freelance que de chemise.

Les limites ? Il y en a, comme avec toutes les solutions. Un expert doit pouvoir prouver son expertise : une part d’aléatoire est toujours possible lors du recrutement d’un indépendant. Aussi, d’un côté comme de l’autre, il est déconseillé aux profils débutants de se jeter à l’eau précipitamment.

Autre risque : le risque juridique. Les déclarations sont à surveiller de près. Gare au salariat déguisé ! Par ailleurs, la confidentialité des données est un autre point important dans la relation entre un freelance et son client. Il est moins aisé de s’assurer que l’Office Manager freelance ne divulgue des informations sensibles au cours d’une mission ultérieure. A cela, une relation de confiance est à instaurer, comme tout autre relation de travail déjà en interne.

À la rescousse des entreprises

De plus en plus de métiers sont exercés en tant qu’indépendants. Au delà des grands classiques (développeurs, graphiques, traducteurs, rédacteurs etc), embaucher un assistant à son compte. Pour les besoins sur le court terme voire d’urgence, c’est une des solutions les plus rentables.

Combien sont encore les projets qui sont voués à l’abandon par manque de ressources en interne ? Embaucher un CDD ou CDI reste très courant, mais un freelance reste toujours plus pro-actif dans les projets sur le court terme. Pourquoi ?

• Rapidité : un freelance disponible l’est immédiatement ;
• Qualité : expert dans son domaine, un assistant freelance a déjà « de la bouteille » soit par de précédents contrats avant de devenir indépendant, soit à force de répondre à des missions variées ;
• Flexibilité : le soutien apporté en tant qu’indépendant n’est pas forcément nécessaire à temps plein et sur le moyen-long terme. Avec un office manager freelance, les compétences dont l’entreprise a besoin sont déployées au bon moment ;
• Adaptation : du jour au lendemain, le freelance est opérationnel dès la signature du contrat ;
• Implication : gérer plusieurs clients et pour un temps limité implique un investissement personnel intense. Avec un intervenant externe, une relation de fond peut s’engager rapidement pour obtenir d’autres missions par la suite.

Des missions variées pour un couteau suisse aiguisé

Le métier d’Office Manager n’existait pas il y a quelques années en France. Il y a une dizaine d’années, très peu étaient sur le marché. Un nouveau métier est signe de nouvelles compétences. Les profils variés permettent de croiser les talents et compétences selon un profil qui correspond exactement aux attentes des entreprisses.

L’Office Manager est un chef de projet interne plutôt qu’un assistant de direction à proprement parler. La polyvalence est de mise pour un métier de ce genre, certains se spécialisent même pour devenir Happiness Manager (autre nouveau métier). L’Office Manager freelance, en tant qu’intervenant externe doit mettre sa polyvalence aguerrie au service de l’entreprise pour réaliser certaines tâches à forte valeur ajoutée, mieux et plus vite qu’un débutant ou une fraîche recrue. Les domaines d’intervention principaux sont les services administratifs et juridiques, les ressources humaines ou encore ressources financières et comptables :

• Services généraux et gestion de la relation avec les prestataires ;
• Vie interne, organisation des événements et contribution au bien être des salariés ;
• Support à la gestion administrative du personnel ;
• Gestion administrative et comptable pour prendre en charge la gestion des clients et fournisseurs.

Quelle est la formation et le salaire d’un office manager ?

À l’heure actuelle, aucune formation à proprement parler n’existe pour devenir Office Manager. La plupart du temps, ce sont des études dans le management qui permettent d’accéder à ce métier. Les diplômes demandés commencent au niveau BTS (Bac + 2), avec par exemple le BTS assistant de manager ou BTS assistant de gestion PME PMI.

Certaines fonctions importantes dans le domaine demandent une licence (Bac + 3) ou un master (Bac + 5) dans le management. De l’expérience dans l’assistanat de direction apporte toujours une valeur supplémentaire pour un poste d’Office Manager qualifié.

Le salaire d’un(e) Office Manager dépend de son expérience, que ce soit en qualité de salarié ou freelance. Avec un profil débutant, le salaire varie de 26 000€ entre 32 000€ par an. Un(e) candidat(e) expérimenté peut faire monter le salaire à 50 000€ annuel dans un environnement de travail international.

Pro-tips pour un assistant au top !

Il est encore difficile de trouver une formation dédiée au métier des assistants freelance, pour l’instant, autant dire que cela n’existe pas ! Vous l’aurez compris, un bon office manager est un couteau-suisse. Il se doit d’être polyvalent, bien connaître l’entreprise, être débrouillard, réactif, dynamique et aimer apprendre chaque jour.

D’un autre côté, les tâches peuvent s’accumuler et une organisation de fer est à suivre : les petites missions des gros projets sont à distinguer pour ne pas se laisser submerger. Puisque l’Office Manager est au cœur de la vie d’entreprise, et pour une mission de courte durée en freelance, la neutralité et l’optimisme sont de rigueur. Les critiques ne doivent pas être prises pour soi, et les solutions sont à apporter pour y répondre.

Les meilleurs office managers ont une intelligence émotionnelle ou sociale plus développée. Avancer seul, tête baissée et sans prendre en compte les interactions avec le personnel en interne peut coûter cher. A vous de travailler en bonne intelligence avec les collaborateurs internes ou autres freelances sur la même mission.

Découvrez d’autres métiers de l’univers de l’assistance administrative :

• Devenez secrétaire indépendante ;
• Assistant(e) commercial(e) ;
• Secrétaire de direction ;
• Assistant(e) polyvalent(e) ;
• Télésecrétaire ;
• Assistant(e) ADV ;
• Assistant(e) administratif.

Comment trouver des clients quand on est Office Manager freelance ?

Quand on fait le choix de se lancer en tant qu’Office Manager freelabce (à son compte), plus de patron pour donner du travail, le travail et les missions, on le trouve soi-même ! Pour trouver des clients, les services et la valeur ajoutée doivent être clairs. Les entreprises qui ont besoin d’un Office Manager entrent en relation avec un freelance comme support, dans le cadre d’une campagne d’externalisation. La sous-traitance d’une mission d’Office Manager fait l’objet d’une recherche des bons candidats… Ou suite à un contact approprié !

À force d’expérience personnelle, d’autonomie et de débrouillardise, un peu de bouche-à-oreille, de contact au sein d’un réseau ou d’influences propres à une activité de freelance, il est possible de régulariser les missions. Pourtant, cette partie s’avère parfois être la plus fastidieuse pour un Office Manager indépendant. Afin de maximiser vos chances de réussite, Officéo vous propose une solution clé en main.

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L’Office Management résumé