Face à des besoins urgents en ADV et en assistanat de direction high level, une vaste association d’utilité publique expérimente l’externalisation. Un greffon temporaire qui prendra de manière pérenne !

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Enjeux stratégiques et objectifs fixés

Suite à un pic de saisonnalité au sein du service commercial et ADV et à un abandon de poste soudain dans l’assistanat de direction, Valentin Haüy (association d’utilité publique qui a pour vocation d’aider les aveugles et les malvoyants) doit faire face à plusieurs problématiques :

Urgence RH pénalisante et difficultés de recrutement sur un poste de haut niveau ;
Sous-effectif et discontinuités de service ;
Surcharge de travail à assumer par des équipes déjà débordées, besoin de renfort.

La DRH recherche donc, en urgence, une solution rapide et flexible, temporaire, le temps de recruter en interne. Une solution immédiatement opérationnelle qui permet d’actionner des remplaçants experts et autonomes pour assurer le tuilage sur un poste clé et high profile en jonction d’un recrutement. Il est question également d’absorber la surcharge d’un pic saisonnier et apporter un renfort aux équipes internes.

Le besoin opérationnel

Assistanat de direction

Assister le PDG (jusqu’au recrutement en interne et assurer la passation avec la nouvelle recrue), faire un état des lieux de la situation et des documents administratifs, etc.

Assistanat commercial et ADV

Assister l’équipe ADV du magasin, prendre en charge la facturation, faire l’inventaire pour les fêtes de fin d’années.

Solution et déploiement opérationnel

Face à ces enjeux et ce besoin de remplacement et d’assistance urgent, Officéo a proposé à Valentin Haüy une solution clé en main de flexibilisation du volet administratif de ses fonctions commerciales ainsi que de son assistanat de direction tout en se conformant aux exigences du client de mettre en place une solution réactive et opérationnelle sous 48 heures.

Pour relever ce défi et tout en se portant garant de la réussite des deux projets auprès de Valentin Haüy, Officéo a déployé, pour les deux missions assistanat de direction et assistanat commercial, une solution qui s’appuie, pour un équivalent temps plein, respectivement sur un squad de 2 assistants de direction et un squad de 2 assistants commerciaux. Le pool d’assistants est opérationnel et autonome dès le début.

Les interventions se sont déroulées sur site pour chacune des missions selon le souhait du client.

Après une expérience de 5 mois avec Officéo sur l’assistanat de direction, Valentin Haüy fait le choix d’une externalisation pérenne survenue après le recrutement en interne pour assister la nouvelle recrue.

La solution est pilotée par un Account Manager dédié, accompagné d’un Customer Success Manager, assurant à la fois le suivi des différentes missions, la conformité aux exigences du cahier des charges et donc la satisfaction client.

Pourquoi Officéo ?

Flexibilité

Management fluide sur les prestations et service stop & go, ajout de nouvelles missions et ajustement des anciennes selon les besoins du client. Déclenchement de nouveaux services pour des besoins ponctuels et urgents et leur arrêt en deux temps trois mouvements.

Rapidité

Proposition de 4 ressources opérationnelles en 48 heures avec une mise en oeuvre immédiate de la solution et 0 gestion RH pour répondre à des besoins urgents.

Expertise

Des assistants de direction de haut niveau autonomes, polyvalents, opérationnels et répondant aux critères du PDG et des directions. Des assistants ADV et commerciaux experts et expérimentés avec une maîtrise parfaite du métier du client et de ses outils.

Résultats

Des process optimisés et une continuité de service garantie en jonction d’un recrutement. Tant et si bien que l’externalisation s’est ancrée au sein des équipes internes !

Optimisation des process : des expertises variées à portée de main dès que nécessaire et de nouvelles pratiques développées grâce à l’externalisation. Une flexibilité nouvelle apportée en interne grâce à l’adaptabilité des assistants Officéo pour parfaitement répondre aux exigences de l’association ;
Continuité de service : tuilage sur des postes administratifs clés et high profile. Aucune perte de temps sur la formation des intervenants Officéo qui ont pris en charge en urgence les missions jusqu’au recrutement interne et ont assuré l’onboarding (formation, transfert de compétences et passation avec la nouvelle recrue) ;
Satisfaction totale du client tout au long de la mission d’assistanat de direction d’une durée de 5 mois. Il prolonge la mission même après le recrutement en interne pour seconder leur assistante de direction. L’association a recours de manière spontanée à Officéo pour d’autres besoins ponctuels urgents tels que l’assistanat commercial et ADV.